В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями.
Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро).
План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Протокол – это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления.
В качестве объекта анализа документационного обеспечения управления нами выбрана деятельность ООО «Реймед – Т».
Библиография
1. Кирсанова, М.В., Аксенов, Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие/М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: Высшее образование, 2004. – 112 с.
2. Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие/Ю.И. Крылова. – М.: Издательский дом «Бизнес – пресса», 2005. – 240 с.
3. Кузнецова, Т.В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур/Т.В. Кузнецова. – М.: Бизнес – школа «Интел – Синтез», 2009 – 224 с.
4. Непогода, А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и введение документации/А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега – Л, 2008 – 506 с.
5. Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Юнити – Дана, 2003. – 360 с.
Приложение1
ОАО «Реймед – Т»
ПРИКАЗ
от 22.09 2009 №54
г. Томск
ПРИКАЗ
О мерах по обеспечению сохранности
документов
В целях совершенствования организационного и документационного обеспечения деятельности организации и обеспечения сохранности документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в составе: председатель – заместитель директора по персоналу Петров П.П.
Члены комиссии:
1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.
2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.
3. Менеджер Романова Р.Р.
2. Комиссии проверить организацию и условия хранения управленческих документов и представить на утверждение акт проверки до 25. 06.2009 г.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор В.Н. Жогалев
Приложение 2
Гарантийное письмо
Прошу Вас поставить партию продукции, согласно заявки (спецификации) №407 от 24.01.2010. Оплату гарантируем с расчетного счета №407028102695000000394 в Томском региональном филиале ОАО КБ «Росбанк» г. Томск в срок до 30 февраля 2010 года.
Директор ООО «Рейдмед» В.Н. Жогалев