Прием на работу и переводы на другую работу
Аттестация
Повышение квалификации
Профессиональная переподготовка
Поощрение и награды
Отпуск
Социальные льготы
Дополнительные сведения
Основание увольнения
Карточки уволенных сотрудников изымаются из оперативного пользования и сдаются в архив предприятия.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. В условиях современного делопроизводства организация вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.
Личное дело сотрудника должно включать следующие документы:
– внутренняя опись документов
– анкета
– резюме (автобиография)
– копии документов об образовании
– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях и т.д.
– заявление о приеме на работу или трудовой контракт
– данные аттестации
– характеристики или рекомендательные письма
Личное дело подшивается в отдельную папку и ему присваивается порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в «Журнале учета личных дел».
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных сотрудника. Изменения в личные дела вносятся менеджером по персоналу.
Личное дело не выдается на руки работнику, на которого оно заведено.
Личное дело хранится 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Кадровое делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач.
Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п.
Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекцией труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.
Кадровые документы являются неотъемлемой частью делопроизводства, которые документируют движение кадров на предприятии. Под движением кадров специалисты понимают:
– прием на работу
– перевод на другую работу
– увольнение
– предоставление отпусков
– командировки.
Кадровые документы включают:
– Приказ о приеме на работу
– Личная карточка
– Штатное расписание
– Приказ о переводе на другую работу
– Приказ о предоставлении отпуска
– График отпусков
– Приказ о прекращении трудового договора
– Приказ о направлении работника в командировку
– Командировочное удостоверение
– Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
– Приказ о поощрении работника
– Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
– Табель учета использования рабочего времени
– Личные заявления сотрудников
– Докладные записки
– Акты.
Кадровые документы регламентируются нормативно-методической базой. Кадровые документы регистрируются в книге учета или специальном журнале. Кадровые документы хранятся в отделе кадров. Кадровые документы заполняются кадровиком, руководителем организации или сотрудником, отвечающим за делопроизводство.
Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы:
1. Наименование структурного подразделения.
2. Наименование должности.
3. Код профессии.
4. Количество штатных единиц.
5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).
Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.
Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены и введены в действие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Данные формы документов согласованы с Минфином России, Минэкомики России, Минтрудом России.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Деловые документы возникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая письменность была развита и в Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского говора развился деловой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом в московских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслями государственного управления). На приказном языке писались государственные и юридические акты, а также письма московских великих князей, посольские донесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т. п.
Язык деловых документов как Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной и художественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченным использованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивыми сочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полным отсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом» деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.
Русская деловая речь создает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе которой иногда используются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы, работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употребляли устойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Очень многие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.
Стили речи – системы языковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями и задачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачем мы говорим.
Выделяют пять стилей; четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный – и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка: слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность к разговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральными средствами.
Стили речи реализуются в определенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи – типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихся заданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистической статьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанр доклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит к определенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк, эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое и официально-деловое).
Официально-деловой стиль – один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых бумагах, т. е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебной переписке и др.
Задача этого стиля – сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой стиль характеризуется точностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построения текста, долженствующе-предписывающим характером текста.
Для этого стиля характерно:
1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
2) употребление сложных синтаксических конструкций
3) употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.
Для официально-делового стиля характерно использование следующих языковых средств:
на уровне лексики:
употребление полных наименований, точных дат;
книжная лексика (вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);