– вводной, где указываются фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
– основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками;
– завершающая часть оформляется если не указан адресат и содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики («характеристика выдана для представления в…»)
Подписывает характеристику руководитель фирмы, подразделения, ведущий специалист. Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то делается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания. Подпись заверяется печатью. Характеристика составляется в двух экземплярах.
2. Требования к бланкам документов
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается.
Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.
Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.
Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов. При изготовлении бланков используют два стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Бланки документов должны иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах:
· продольном – в этом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
· угловом – при угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции. На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационныйномер и дату документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
В организации обычно применяется три вида бланков
- бланк письма;
- общий бланк;
- бланк конкретного вида документа.
Руководители могут иметь должностной бланк.
Бланк письма и общий различаются набором реквизитов.
Максимальный набор реквизитов и отметок для реквизитов на бланках:
| Бланк письма | Общий бланк |
| Герб(Эмблема организации)Наименование организации – автора документаСправочные данные об организации – автореДата документаРегистрационный номер документаСсылка на регистрационныйномер и дату документа | Герб(Эмблема организации)Наименование организацииавтора документаМесто для наименования вида документа (или вид документа)Дата документаРегистрационный номер документаМесто составления или издания документа |
Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается
• размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;
• произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;
• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);
• размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
3. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов
Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В состав распорядительных документов входят:
1. указы,
2. распоряжения,
3. постановления,
4. приказы,
5. решения,
6. указания.
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
• изучение управленческого вопроса;
• подготовка проекта распорядительного документа;
• согласование документа;
• подписание документа.
Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется:
1. Уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица.
С точки зрения уровня органа управления или власти, компетенцией должностного лица Президент Российской Федерации издает – указы,распоряжения; Правительство Российской Федерации издает – постановления, распоряжения; Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают нормативные правовые акты – постановления, приказы, распоряжения; руководители учреждений, организаций и предприятий издают – приказы, распоряжения, указания.
2. Порядком принятия управленческого решения.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В условиях коллегиального принятия решений, как правило, издаются постановления, реже – решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.
Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
Решения оформляются, как правило, на общих бланках и включает следующие реквизиты:
· наименование организации;
· наименование вида документа (решение);
· дата и регистрационный номер;
· место составления или издания;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.
Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова РЕШИЛ, которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа (или председателем и членами коллегиального органа), присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.
Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.
Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.
По содержанию и способам оформления приказы делятся
· на приказы по основной деятельности
· по личному составу.
Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.