Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Распорядительная часть приказа начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказаглаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 №00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатаетсята часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка из приказа может быть оформлена (на ПК, пишущей машинке) на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом опускается. Выписка, например, заверяется секретарем или инспектором отдела кадров и выдается ответственному исполнителю под расписку.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.
Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.
Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова ПРЕДЛАГАЮ.
4. Порядок подготовки и оформления информационно-справочных документов
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Важнейшее место среди системы организационно-распорядительных документов занимают информационно-справочные документы.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:
· от работника к руководителю подразделения,
· от руководителя подразделения к руководителю организации,
· от подведомственной организации в вышестоящую.
Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. С помощью этих документов доводятся до сведения руководства информация о положении дел в организации, учреждении, на предприятии. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может служить основанием для издания распорядительных документов или может быть лишь принята к сведению.
Информационно-справочными являются подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им.
К информационно-справочным документам относятся:
· протокол;
· справка;
· докладная и объяснительная записка;
· предложение;
· служебная записка;
· сводка;
· заключение, отзыв;
· перечень и список
· акт;
· телеграмма и телефонограмма, факс;
· письма.
Рассмотрим правила подготовки и оформления некоторых из них.
Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.
В зависимости от адресата докладные записки делятся на
1. Внутренние.
Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
2. Внешние
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством и включает следующие реквизиты:
· наименование организации;
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер;
· место составления или издания;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись.
Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются:
· наименование организации;
· наименование структурного подразделения;
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер;
· место составления или издания;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).
В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:
· акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
· приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);
· дегустации;
· приема объектов;
· проведения испытаний;
· уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;
· списания;
· инвентаризации;
· ревизии;
· расследования несчастных случаев, аварий и др.
Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Утверждение оформляется грифом в соответствии с установленными требованиями.