Ефективність контролю в організації: поняття, основні параметри, система показників, проблеми (стр. 2 из 7)

Головним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила та лінії поведінки розроблюються для забезпечення виконання планів, то їхнє жорстке дотримання – це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку. В організаціях попередній контроль використовують в трьох ключових галузях – по відношенню до людських, матеріальних та фінансових ресурсів.

Попередній контроль в області людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і якостей, що необхідні для виконання тих чи інших обов’язків і відбору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. Для того щоб переконатися, що прийняті робітники зможуть виконувати доручені їм обов’язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти чи стаж роботи в даній галузі. В багатьох організаціях попередній контроль людських ресурсів продовжується й після їх найму, в ходу курсу навчання. Навчання дозволяє встановити, що ще додатково потрібно додати і керівному складу, і рядовим виконавцям до вже існуючих знань і навиків, перед тим як приступати до фактичного виконання своїх обов’язків. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що найняті робітники будуть трудитись ефективно.

Очевидно, що виготовити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов’язків попередній контроль використовуваних ними ресурсів. Контроль здійснюється шляхом вироблення стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, які надійшли, вимогам стандартів. Один із способів попереднього контролю в цій галузі – вибір такого поставщика, який довів свої можливості поставляти матеріали, відповідні технічним умовам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів також відносять забезпечення їх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.

Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, що дозволяє здійснювати також функцію планування. Бюджет дає впевненість коли організація потребує готівкових засобів, що ці засоби в неї будуть. бюджет встановлює також граничні значення витрат і не дозволяє тим самим якому-небудь відділу чи організації в цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

Поточний контроль – це такий вид контролю, який заснований на його застосуванні в процесі виконання роботи. Так, «CompactComputerCompany» має 34 точки контролю по всій складальній лінії для портативного комп’ютера. В міру просування продукції ці періодичні точки контролю забезпечують правильний режим у виробничому процесі.

Поточний контроль на оперативному рівні допомагає забезпечити виконання всіх робіт і розвиток подій згідно з планом. Менеджери, які виконують поточний контроль на стратегічному рівні, зазвичай зосереджують увагу на квартальних результатах і ключових позиціях для того, щоб спостерігати організаційний процес і вносити необхідні корективи.

Поточний контроль не проводять одночасно з виконанням самої роботи. Скоріше він базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після виконання роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснювати поточний контроль належним чином, апарату управління необхідний зворотний зв'язок.

Зворотний зв'язок – це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв’язку є повідомлення керівника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Система зворотного зв’язку дозволяє керівництву виявляти велику кількість непередбачених проблем і скоректувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею задач.

Контроль за допомогою систем зворотного зв’язку не є винаходом теорії управління організаціями. Такі системи – одне з найбільш розповсюджених явищ природи. Всі живі організми для того, щоб вижити, використовують системи контролю із зворотним зв’язком. Ви використовуєте контроль із зворотним зв’язком, коли берете до рук яку-небудь річ. Ваші очі бачать її і посилають відповідну інформацію до мозку, а той направляє команди м’язам дотягнутися, взяти і піднести річ ближче. Коли руки направляються до предмета, очі оцінюють вірність зворотного напрямку, а мозок віддає відповідні коректувальні команди. Якщо ви відміните системи зворотного зв’язку, закривши очі, то, якщо даний предмет малий за розмірами або швидко рухається, велика імовірність того, що ваші руки не зможуть схопити його через відсутність контролю.

Менеджер може займатися вимірюванням результатів роботи підлеглих нескінченно. Існує система контролю і вимірювання результатів діяльності працівників, що називається МАРС (МАРС – абревіатура з 4 основних складових даної системи – маяки, активність, розміреність і своєчасність).

Маяки – визначення конкретних точок. Кожна задача передбачає початковий момент, кінцевий, а також моменти між ними, призначені для контролю процесу виконання завдання. Маяки являють собою контрольні точки, події або відмітки, які повідомляються керівникові та працівникам, наскільки далеко вони просунулися на шляху вирішення спільно поставленої задачі.

Активність – досягнення конкретних точок. Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, спрямовану на рух від одного, встановленого завдання, маяка до іншого. При розробці плану виконання завдання рекомендується записувати кожний з етапів. Це дозволить працівникам зосередитися, оскільки вони будуть точно знати, що вони повинні зробити для досягнення наступної контрольної точки, як далеко вони просунулися на цьому шляху і скільки ще потрібно зробити.

Розміреність – послідовне виконання дій. Вона визначає, як встановлені маяки і в якому відношенні між собою знаходяться реальні дії. Розміреність вказує на правильну послідовність здійснених заходів, які ведуть до успішного і ефективного розв’язання поставлених задач. Не слід забувати, що може існувати декілька способів досягнення заданого маяка, тому нехай працівники проявляють ініціативу в пошуках особистого шляху для вирішення поставленої задачі. Поступивши так, керівник збільшить сили працівників, переклавши на них відповідальність за виконану ними роботу, і надасть їм можливість навчатися на власних помилках і успіхах. Результатом стане не тільки успішне розв’язання задачі, але й ефективна праця виконавців, впевнених у своїх можливостях.

Своєчасність – встановлення часових обмежень. Готують графік, який передбачає час виконання для кожної окремої дії плану розв’язання задачі і дозволяє визначити, який час потрібний на подолання шляху від одного маяка до іншого.

Заключний контроль – це контроль, який зосереджений на результатах діяльності організації після завершення виробничого процесу. Прикладом такого контролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати , фінансових результатів за минулий місяць, квартал, рік. Заключний контроль на операційному рівні виконує три основні функції:

- забезпечує менеджерів інформацією, необхідною для оцінки ефективності організації;

- часто використовується як база для оцінки і винагороди працівників організації;

- використовується для того, щоб налаштувати менеджерів, відповідальних за забезпечення або проведення виробничого процесу, на те, щоб вони спрямовували свою діяльність відповідним чином.

В рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як виконана робота. Або відразу по завершенні контрольованої діяльності, або по закінченню визначеного раніше періоду фактично отримані результати порівнюються із потрібними. Порівнюючи фактично отримані і потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичними були побудовані ними плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про виниклі проблеми і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому.

Якщо керівництво організації пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням визначеного рівня результативності, то очевидно, що фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об’єктивно. Виміряти результативність і давати відповідні винагороди необхідно для того, щоб сформувати майбутнє очікування про існування тісного зв’язку між фактичними результатами і винагородою.

1.3. Етапи контролю

Процес контролю – це діяльність об’єднаних у певну структуру суб’єктів контролю, спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, методів, технічних засобів і технології контролю. Процес контролю, модель якого наведена на рис. 1.1, поділяється на кілька послідовних етапів:

- визначення бажаного результату (стандарту);

- вимірювання фактичного результату виконання;

- оцінка результатів виконання;

- коригуючі дії.

Рис. 1.1- Модель процесу контролю

1. Встановлення бажаного результату (стандарту). Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочинається з встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо.

Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування – критерії, за якими оцінюється дія системи управління або хід виконання виробничого процесу.