Рекомендації щодо вдосконалення контролю:
1. Контролюючи і вимірюючи результати роботи персоналу, керівнику необхідно поставити перед собою основну ціль: надавати своїм працівникам будь-яку допомогу у виконанні встановленого графіка і виясняти, чи не потребують вони для цього додаткових ресурсів або підтримки, а не карати їх за допущені помилки чи запізнення виконання до встановлених строків.
2. Не залишати напризволяще вирішення задач, розробити систему контролю за досягнутими результатами і переконатися в тому, що задачі розв’язуються правильно.
3. Щоб визначити, як далеко просунулися ваші працівники в напрямку вирішення поставлених задач, перш за все необхідно встановити основні показники їхнього успішного вирішення.
4. Таємницею сили впливу контролю і вимірювання результатів роботи є наявність позитивного зворотного зв’язку. Коли ви використовуєте позитивний зворотний зв'язок (повідомляєте про збільшення продуктивності праці і т. ін.), ви заохочуєте ті результати, яких досяг ваш персонал у процесі виконання завдання. І, навпаки, коли ви використовуєте негативний зворотний зв'язок (повідомляєте про зроблені помилки і т. ін.), ви лише засуджуєте небажану для вас поведінку працівників.
ВИСНОВОК
Контроль є однією з функцій менеджменту. Його роль полягає у тому, що він забезпечує інформацію про досягнення мети організації і при відхиленні від встановленої мети дає можливість застосувати коригуючі дії, також може використовуватися для стимулювання успішної діяльності.
Попередній контроль зазвичай реалізується в формі визначеної політики, процедур і правил. Перш за все він використовується по відношенню до трудових, матеріальних і фінансових ресурсів. Поточний контроль здійснюється, коли робота вже йде. Заключний контроль здійснюється після того, як робота закінчена чи закінчилося відведений для неї час. Поточний і заключний контроль базуються на зворотному зв’язку. Керівники системи в організаціях мають розгорнутий зворотний зв'язок, так як управляючий робітник, є по відношенню до системи зовнішнім елементом, може втручатися в роботу, змінюючи і цілі системи, і характер її роботи.
Перший етап процесу контролю – це встановлення стандартів, тобто конкретних, тих що піддаються виміру цілей, що мають часові межі. Для управління необхідні стандарти в формі показників результативності об’єкту управління для всіх його ключових областей, що визначаються при плануванні.
На другому етапі порівнюються показники функціонування з заданими стандартами, визначається масштаб допустимих відхилень. У відповідності з принципом виключення тільки вагомі відхилення від заданих стандартів повинні визивати спрацювання системи контролю, інакше вона стане неекономічною і нестійкою.
Наступний етап – вимірювання результатів – зазвичай є найбільш клопітким і дорогим. Порівнюючи виміряні результати із заданими стандартами, менеджер отримує можливість визначити, які дії необхідно використати. Такими діями можуть бути зміни деяких внутрішніх змінних системи, зміна стандартів чи невтручання в роботу системи.
Контроль часто має сильний вплив на поведінку системи. Невдало спроектовані системи контролю можуть зробити поведінку робітників орієнтованою на них, тобто люди будуть намагатися задовольнити вимоги контролю, а не досягти поставлених цілей. Такі впливи можуть також привести до видачі неправильної інформації.
Проблем, виникаючих внаслідок впливу системи контролю, можна уникнути, задаючи обдумані стандарти контролю, встановлюючи двохсторонній зв'язок, задаючи досяжні стандарти контролю, уникаючи зайвого контролю, а також винагороджуючи за досягнення визначених стандартів контролю.
Система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.
Економічність, означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (співставляти) витрати на контроль з вигодами, що від нього очікуються.
Гнучкість – система контролю повинна бути «спроможною» враховувати зміни та «вміти» пристосовуватися до них.
Зрозумілість – система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих і, навіть, ігнорування ними самого контролю.
Обґрунтованість контролю – стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати «ярлик некомпетентності», говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не де мотивувати робітників.
Стратегічна спрямованість – менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю фактори діяльності, які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися: на відхиленнях, що трапляються найчастіше; на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди; на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати).
Численність критеріїв. Як менеджери, так і підлеглі бажають виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль використовується з використанням одного єдиного критерію, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат: кількома критеріями важко маніпулювати, наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним з них.
Система контролю повинна бути такою, що підтримує коригуючі дії. Вона має не тільки сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу «якщо … - тоді …».
Відповідність справі – оцінювати та вимірювати потрібно те, що дійсно є важливим.
Список використаної літератури:
1. Білорус О. Г., Панченко Є. Г, Менеджмент: конкурентноздатність і ефективність. – К.: Знання, 1992. – 40с.
2. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник для студ.вузов. - М.: Элит-2000, 2003. - 546 с.
3. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2002. - 501 с.
4.Глухоа В. В. Основы менеджмента: Учеб.-справ. Пособие. – СПб.: Специальная литература, 1995. – 327 с.
5. Грiфiн Р.В., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник. - Л.: БаК, 2001. – 624 с.
6. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Конспект лекций. Таганрог: ТРТУ,1995. 145с.
7. Дафт Р.Л. Менеджмент. - СПб.: Издательство “Питер”, 2000. - 832 с.
8.Завадський І. С. Менеджмент: Підруч. Для студентів економ. Спец. Вищ. Навч. Закладів України. – 2-ге вид. – К.:УФІМБ, 1998.-541 с.
9.Иванов А.П. Менеджмент: Учебник. - СПб.: Издательство Михайлова В.А., 2002. - 440 с
10. Кузьмін О. Є. Сучасний менеджмент. – Л.: Центр Європи,1995.- 175 с.
11. Менеджмент: Навч. посібник/ Ред. В.И. Крамаренко. - К.: Центр навчальної літератури, 2003. - 248 с.
12. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2000. - 704 с.
13. Панов А.И. Стратегический менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ЮНИТИ, 2002. - 240 с.
14. Подсоленко Е. А. Менеджмент: теория и практика. – К.: Вища шк., 2000. – 254 с.
15. Пушкар P.M., Тарнавська Н.П.Менеджмент: теорія та практика. Підручник.-2-ге вид., перероб. і доп.-Тернопіль: Карт-бланш, 2003. - 490 с.
16. Саймон Г., Смитбург Д., Томпсон В. Менеджмент в организациях: Сокр. пер. с англ. 15-го изд. – М.: Экономика, 1995. – 335с.
17. Соболь С.М., Багацький В.М. Менеджмент: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. - К.: КНЕУ, 2005. – 225 с.
18 Стадник В.В., Йохна М.А. Менеджмент: Посібник. - К.: Академвидав, 2003. - 464 с.
19. Управление организацией: Учебник для студ. вузов, обуч. по спец. “Менеджмент” / Ред. А.Г. Поршнев. - 3-е изд. перераб. и доп. - М.: “ИНФРА-М”, 2003. - 716 с.
20. Уткин. Э. А. Управление компанией. – М.: ЭКМОС, 1997.-304 с.
21. Управление организацией: Энциклопедический словарь/Под ред. А.Г.Поршнева и др. – М.:ИНФРА-М, 2001
22. Фишер С., Дорнбуш Р.,Шмалензи Р. Экономика:Пер с англ. – 2-е изд.- М.: Дело ЛТД, 1993
23. Хмиль Т.М., Василик С.К., Шишмарева Л.О. Стратегический менеджмент: Учеб. пособие. - Х.: ИНЖЭК, 2004.
24. Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник. - К.: Академвидав, 2003. - 608 с.
25. Шегда А. В. Менеджмент – основа современного предпринимательства. – К.: АНиР, 1995.-268 с.
26. Шекшня С. В. Управление персоналом современной организации. – М.: Бинес-школа «Интел-Синтез», 1996. – 300с.
27. Шелдрейк Дж. Теория менеджмента: от тейлоризма до японизации / Пер. с англ.; Под ред. В.А.Спивака. - СПб: Питер, 2001. - 352 с.
28. Янчевский В.Г. Основы менеджмента: Учеб. пособие. - Минск: Тетра Системс, 2004. - 224 с.