Оформление документов и деловых писем (стр. 2 из 2)

- фамилии, имена, отчества присутствующих, их должности, постоянное место работы;

- дата проведения беседы, ее продолжительность;

- по чьей инициативе она состоялась.

Запись беседы ведется кратко, но обязательно фиксируется цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказывания сторон, возражения и достигнутые договоренности, отражается обмен материалами и документами.

Содержание и характер разрабатываемых документов, уровень их регламентации определяются в зависимости от значения рассматриваемых вопросов, уровня проведения деловой встречи и т.д.

3. Принципы организации работы с документами

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятиях должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

- общеизвестных принципов обработки документов;

- приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Совершенство организации работы с документами определяется:

- оперативностью перемещения документов внутри организации;

- качеством и своевременностью исполнения документов;

- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Основными принципами организации работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документа только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами);

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

- инструкция по делопроизводству предприятия;

- образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;

- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

- техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;

- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подрезделениях.

4. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000.

2. Кудрев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 1998.

3. Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н. Лавриенко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

4. Румынина Л. А. Делопроизводство. – М.: Мастерство, 2002.

5. Составление и оформление служебных документов / Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел- Синтез», 1999.

6. Стенюков М. В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: Издательство «Приор», 2002.

7. Чуковенко А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Дело, 1999.