Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Ответ на претензию может содержать следующие варианты:
- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
- об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;
- об отклонении претензии полностью или частично.
При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию исполнительным директором и заверяется печатью.
Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы направляются в государственные, коммерческие или общественные организации и составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения.
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение, разметку;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.
Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.
Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем;
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.
Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.
Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».
Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:
- ведение документации дирекции предприятия;
- организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;
- поиск необходимой руководителю информации;
- выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;
- контроль исполнения документов и поручений руководителя;
- бронирование гостиниц, авиабилетов;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация и участие во встречах и переговорах;
- прием посетителей;
- прием делегаций;
- помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;
- решение административных вопросов в пределах своей компетенции;
- работа с оргтехникой.
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.
Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».
ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ
«Урал» Исполнительный директор
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
29.12.2003. Подпись И.И. Торева
секретаря-референта
генерального директора
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- действующим законодательством РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь должен знать:
- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;
- инструкцию по делопроизводству;
- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
- правила орфографии и пунктуации;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
- правила ведения телефонных переговоров;
- правила техники безопасности и противопожарной защиты;
- приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:
- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;