Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета (стр. 2 из 7)

Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

наименование расчетного документа и код формы по ОКУДОК 011-93;

номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами;

вид платежа;

наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается;

сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

очередность платежа;

вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);

на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.

Из изложенного следует вывод, что организация в зависимости от характера операции, требований нормативных активов, а также методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации вправе включать в документ дополнительные реквизиты.

Исключением из данного правила является то, что указанная выше норма не распространяется на кассовые документы.

Все реквизиты, относящиеся к обязательным по перечню, утвержденным Госкомстатом России, не подлежат исключению или изменению.

В том случае, когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности не предусмотрены унифицированные формы первичной учетной документации, то организация имеет право сама разработать такой документ. Эта процедура должна быть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе, например, в приказе по учетной политике.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

зональной;

анкетной;

табельной;

комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для- исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующего документа.

Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи № ... приложение ... листов, дата ... 2006 г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.

Последняя процедура при обработке документов предусматривает установление корреспонденции счетов исходя из содержания экономического события.

Составленный с учетом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утвержденной в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учета выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

В дальнейшем «жизненный» цикл каждого документа заканчивается хранением в бухгалтерии с последующей сдачей в архив организации.

Записи в первичных учетных документах допускается производить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

В дореволюционной России запись в документах и книгах допускалась только чернилами черного цвета.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:

понятие документа;

выбор критерия придания юридической силы машинным документам;

регламентация координирования документов;

регламентация технологии машинной обработки;

выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;

критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;

установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

способы исправления ошибочных записей;

возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля. Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

В условиях машинной обработки документ представлен в виде трех частей: адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержащиеся в нем, могут быть зафиксированы в виде кодов.

Адресная и оформительская части носят общий характер. Их реквизиты имеют соподчиненное значение.

Предметная часть содержит индекс «а», являющийся неотъемлемой частью универсального языка ЭВМ. Каждый индекс «а» характеризует признанный реквизит.

В универсальном языке для описания характеристики реквизитов используется нотация Бекуса, в которой для уточнения степени подчиненности признанных и содержательных реквизитов используются знаки.

Среди машинных носителей информации применяются жесткие, лазерные и магнитооптические диски. Некоторое применение имеют еще системы, использующие накопи гели информации на магнитной ленте (стримеры).

Каждый из перечисленных носителей информации должен содержать отличительный знак, позволяющий однозначно толковать идентификацию лица, оформившего процедуру регистрации хозяйственной операции. Наличие данного знака может быть представлено в виде:

кода, набираемого исполнителем на клавиатуре компьютера;

строго индивидуализированного ключа или жетона, позволяющего однозначно определять должностное лицо, регистрирующее хозяйственную операцию;

заранее введенного в память ЭВМ факсимиле исполнителя, распознавание которого осуществляется на экране дисплея в определенной последовательности.