Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета (стр. 4 из 7)

путевки, наряды-путевки, туристские путевки для оформления экскурсий сборной группы и т. п.

К таким документам предъявляются особые условия хранения. Они должны храниться в сейфах, металлических шкафах. В учете их получение должно оформляться приходными ордерами с указанием наименований бланков, их номеров и количества.

Документы строгой отчетности при осуществлении расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин (ККМ) приравниваются к кассовым чекам.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчеты подотчетных лил, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки учета основных средств, приходные ордера, лимитно-заборные карты и пр.

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платежные поручения и т. п.

Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, но они должны содержать обязательные реквизиты.

По количеству учетных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

Однопозиционные документы носят узкоспециализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования однородного объекта учета (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты и др.

В последнее время многопозиционные документы находят широкое применение в практической учетной работе. Преимущество их— в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учета.

По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке Госкомитетом РФ по статистике и представленные им в виде утвержденных альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий: При этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются данным комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономического развития и торговли РФ.

Унифицированные документы предназначены для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Среди унифицированных документов различают авансовые отчеты, платежные поручения и т. п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Автоматизация бухгалтерского учета расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и их электронных версий.

Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со

стандартизацией документов, т. е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчета износа (амортизации основных средств) ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:

вручную;

на пишущей машинке;

полностью составляемые автоматизированным путем.

К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление амортизации по основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путем, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идет не столько о заполнении документов указанным путем, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счетчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т. п.

Более совершенный способ подготовки документов связан с применением персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ). По некоторым оценкам, в информационном потоке структурированная информация в электронном виде составляет около 10%. Она хранится в базе данных и размещена «по полочкам» (полям). Доступ к ней осуществляется с помощью ранее рассмотренных приемов, заложенных в системах управления базами данных.

Некоторая часть информационного потока представлена как неструктурированная информация в электронном виде. Содержание ее определяют файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения, приходящие по электронной почте при наличии замкнутых локальных сетей, и т. п. Вся эта информация накапливается на жестком магнитном диске (винчестере) у персонального пользователя. Доступ к такой информации осуществляется с помощью средств файловой системы и механизма поиска по «ключевому слову». Имеется в виду, что при работе, например, с текстовым редактором Winword, если в качестве образца задано какое-то слово, то программа находит все слагаемые текста в файле, где представлено данное слово. В условиях типизации хозяйственных операций подобный способ значительно облегчает разработку соответствующих бухгалтерских программ и делает более творческой работу бухгалтера. Становится возможным обходиться без бумажной регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает в системе «человек — ПЭВМ», т. е. в диалоговом режиме. Периферийные устройства оборудуются непосредственно в местах, где осуществляются хозяйственные процессы (на складах, участках). Хозяйственная операция путем набора на клавиатуре компьютера записывается на машинный носитель, т. е. первичный документ в традиционном виде не создается. Воспроизведение операции осуществляется на экране компьютера путем извлечения из базы данных в виде прямого набора на клавиатуре. Аналогичная Ситуация возникает в автоматическом режиме регистрации операции с использованием различных считывающих приборов и устройств, соединенных с ПЭВМ.

B каком бы виде ни осуществлялось первичное наблюдение, рассмотренная классификация бухгалтерских документов оказывает существенное влияние на формирование системы первичного учета на предприятии. Последний представляет собой первоначальную стадию учетного процесса, в котором производятся измерение данных хозяйственных операций и регистрация их в документах.

Дальнейшая автоматизация учетно-вычислительных работ в условиях расширения масштабов производства, вовлечение в сферу человеческой деятельности новых объектов знаний предопределяет наряду с бумажными документами формирование документов в безбумажном режиме, в удобной для восприятия человеком форме.

Таким образом, первичное наблюдение служит основой информационной системы бухгалтерского учета. Оно находится у истоков организации бухгалтерского учета и является определяющей частью его первичного учета.

Переход от государственной к другим организационно-правовым формам собственности расширяет сферу применения первичного учета. В то же время развитие автоматизации в процессе регистрации хозяйственных операций накладывает на первичный учет определенные ограничения не в ущерб качеству процедур регистрации хозяйственных операций и подготовке экономической информации. Эти ограничения сводятся к следующему:

объективно возрастает необходимость в исключении на стадии ввода ненужной, избыточной информации;

постоянная информация (табельные номера рабочих, номенклатурные номера материалов и т. п.) вводится в базу данных однократно;

резко возрастают требования к полноте и достоверности ввода в память ПЭВМ переменной информации, поскольку от этого зависит эффективность решений, принимаемых аппаратом управления по использованию различных видов ресурсов;

исключение из первичных бухгалтерских документов различных промежуточных расчетных показателей, а также постоянных реквизитов;

адаптируемость программного обеспечения задачам пользователей;

интеграция обработки данных первичного учета;

применение системы кодирования вводимых показателей.

3. Организация документооборота

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Например, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логической увязке отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.