Инвентаризации подлежат и те виды активов, которые не принадлежат организации и учитываются в связи с этим за балансом (002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 004 «Товары, принятые на комиссию», и др.).
Наряду с этим в процессе проведения инвентаризации решаются и другие задачи:
установление отдельных наименований товарно-материальных ценностей, не соответствующих своим потребительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;
выявление неходовых, залежавшихся и неиспользуемых видов имущества;
подтверждение реальности оценки отдельных статей баланса;
проверка обоснованности подбора материально ответственных лиц и заключения с ними договора о полной материальной ответственности;
проверка условий хранения производственных запасов в соответствии с их физическими характеристиками;
установление состояния складского и весоизмерительного хозяйства.
Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно. В связи с этим различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.
В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные, частичные и выборочные.
По периодичности проведения они бывают текущие и перманентные (постоянные, непрерывные).
Наконец, по перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.
Обязательное проведение инвентаризации требуется, когда имеет место:
смена материально ответственных лиц — на дату передачи дел, но не позднее дня увольнения работника;
передача имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия - на дату оформления данных хозяйственных операций;
составление годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. По основным средствам она может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;
установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей — сразу же при их обнаружении;
стихийное бедствие, пожар, авария или другие чрезвычайные ситуации, вызванные форс-мажорными обстоятельствами, — сразу после их окончания;
ликвидация (реорганизация) предприятия — перед составлением ликвидационного (разделительного) бухгалтерского баланса;
другие случаи, предусмотренные законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. Руководитель предприятия может установить номенклатуру производственных запасов (например, наиболее дефицитных), инвентаризация которых может проводиться ежеквартально.
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств. Данной процедуре подлежит как имущество, принадлежащее организации и поставленное на баланс, так и не принадлежащее ей и учитываемое за балансом. К последнему относятся арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку (давальческое сырье и пр.). Инвентаризируется также имущество, по каким-либо причинам не отраженное в учете.
Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.
Первые из них имеют соответствующие правомочия, если в организации малый объем работ по проверке сохранности имущества и достоверности финансовых обязательств.
В других случаях вся эта деятельность возлагается на рабочие инвентаризационные комиссии, которые функционируют под контролем постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
Состав инвентаризационной комиссии по количеству и персонально утверждает руководитель фирмы с включением в него представителей администрации, бухгалтерии, а в зависимости от целей и объекта проверки — и других специалистов (технологов, экономистов и др.). При необходимости состав комиссии может быть пополнен работниками службы внутреннего аудита данной фирмы или независимой аудиторской организации.
Отсутствие одного из членов комиссии на период проведения инвентаризации дает основание рассматривать ее результаты как недействительные.
Перед проведением инвентаризации все первичные документы по приходу и расходу должны быть составлены и предъявлены комиссии или сданы в бухгалтерию, а от материально ответственных лиц получены расписки о том, что на дату проведения инвентаризации нет неоприходованных или не списанных в расход отдельных наименований имущества.
Последние приходные и расходные документы фиксируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации на « » (дата)». После этого бухгалтерия формирует учетные остатки отдельных видов имущества на дату инвентаризации.
Фактические остатки по каждому наименованию имущества комиссия вносит в инвентаризационные описи после тщательного взвешивания, подсчета, обмера и т. п., по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в текущем бухгалтерском учете.
Постранично в конце каждого листа инвентаризационной описи прописью показывается число порядковых номеров внесенных наименований товарно-материальных ценностей и общий итог их количества в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах измерения (килограммах, метрах, штуках и т. п.) эти ценности показаны.
Незаполненные строки в инвентаризационных ведомостях прочеркиваются.
Акты обмеров, технические расчеты и ведомости обвесов как основание достоверности снятых в процессе проверки фактических остатков отдельных наименований имущества прилагаются к инвентаризационной описи.
Во время проведения инвентаризации присутствие материально ответственного лица обязательно,
В условиях автоматизированной обработки данных инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей выдаются комиссии в виде машинограммы. В ней комиссия проставляет только фактические остатки, в том числе и по тем производственным запасам, которые не были отражены в учете.
На негодные и испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты и отдельные инвентаризационные описи.
По данным инвентаризационных описей, бухгалтерия составляет сличительные ведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которым выявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. По этим наименованиям информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостных показателях.
Результаты расхождения учетных данных с фактическим наличием могут быть обусловлены:
физико-химическими свойствами товарно-материальных ценностей к усушке, утруске, распылу, улетучиванию, бою, изменениям физического объема под воздействием изменения температуры окружающей среды и т.п. Эти потери неизбежны и возможны как при транспортировке, так и при хранении;
погрешностями показаний весоизмерительных приборов в процессе приема или отпуска указанных ценностей;
наличием непреднамеренных ошибок в виде описки в первичных учетных документах, арифметических ошибок в подсчетах и пр.
преднамеренными ошибками как результатом злоупотреблений и мошенничества (обсчеты, обмеры, хищения, обвесы, прямое присвоение отдельных видов имущества и пр.).
Такие факты хозяйственных операций документально не фиксируются, поэтому могут быть установлены только в процессе проведения инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации подобные факты регулируются в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Излишние относительно учетных данных остатки товарно-материальных ценностей оприходуются с отнесением на финансовые результаты организации.
Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения.
В том случае, когда недостачи отсутствуют, применение норм естественной убыли на установленные наименования ценностей не допускается.
Размер потерь в пределах норм естественной убыли, когда выявлена фактическая недостача, определяется после зачета недостачи ценностей их излишками по пересортице.
Зачет по результатам пересортицы допускается как исключение при наличии следующих четырех условий, имевших место одновременно:
по товарно-материальным ценностям одного и того же наименования;
у одного и того же материально ответственного лица;
за один и тот же отчетный период;
в тождественных количествах, т. е. натуральные остатки недостающих ценностей равны их излишкам по этим же наименованиям, но различных типоразмеров, сортов, артикулов и т. п. Поэтому расхождения установлены в виде суммовых разниц из-за различных цен на товарно-материальные ценности, оказавшиеся при пересортице.
О всех фактах допущенной пересортицы материально ответственные лица дают подробные письменные объяснения инвентаризационной комиссии.
Если после зачета по пересортице все же окажется недостача имущества, то нормы естественной убыли комиссия обязана применять только по тому его наименованию, по которому установлена действительная недостача.
Сумма превышения стоимости недостающих ценностей по результатам зачета над стоимостью ценностей, оказавшихся в излишке, подлежит отнесению на виновных лиц.
Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.