Организационная структура предприятия представлена в прил.1. Как было отмечено выше, единоличным исполнительным органом Общества является генеральный директор, который решает вопросы деятельности предприятия, в том числе без доверенности действует от имени Общества и принимает решения по вопросам, не отнесенным учредительными документами Общества и действующим законодательством к компетенции Собрания, в частности:
— обеспечивает выполнение решений Собрания;
— организует ведение и хранение бухгалтерских, других финансово-хозяйственных и иных документов Общества;
— предоставляет отчеты в государственные органы в установленном порядке;
— совершает сделки от имени Общества;
— представляет интересы Общества в государственных органах и органах местного самоуправления;
— осуществляет найм работников по трудовому договору;
— распоряжается денежными средствами Общества.
Контроль за финансовой деятельностью предприятия осуществляется бухгалтерией предприятия.
Главный бухгалтер осуществляет ведение бухгалтерского учета, поддерживает книги учета и документы бухгалтерской и статистической отчетности Общества в соответствии с действующим законодательством.
Кроме того, главный бухгалтер выполняет основные функции финансового управления предприятия:
— своевременно предоставляет финансовые данные требуемого характера;
— анализ финансового положения предприятия, выявления возможностей повышения эффективности, общее руководство финансового планирования, составление бюджетов и другое.
4.2. Анализ деятельности коммерческих подразделений предприятия
Коммерческую службу ОАО «Игристые вина» составляют отдел закупок и отдел реализации. Отдел маркетинга отсутствует.
Организация закупок материальных ресурсов централизована, так как сотрудники отдела подчиняются непосредственно руководству отдела.
Руководитель отдела отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники материального обеспечения, координирует деятельность подчиненных ему сотрудников, увязывает планы закупки с деятельностью других функциональных подразделений, подбирает кадры.
Оперативно-снабженческую работу на предприятии выполняют сотрудники отдела: экспедитор, товаровед-кладовщик, коммерческий агент по закупкам.
Экспедитор и коммерческий агент занимаются поиском поставщиков; совместно с коммерческим директором заключают с ними договора, оформляют документацию на приобретение материальных ресурсов, заказывают транспорт для перевозки (если необходимо). Сопровождают грузы в пути и обеспечивают их сохранность. Товаровед-кладовщик определяет требования к продукции, необходимой для производства, а также проверяет соответствие их качества стандартам, ТУ, договорным обязательствам и другим документам.
Он принимает участие в контроле выполнения договорных обязательств; участвует в разработке и внедрении стандартов предприятия по МТО, контроль качества продукции, организации транспортировки и хранения продукции. Участвует в проведении инвентаризации материальных ресурсов. Осуществляет контроль за соблюдением правил хранения материальных ресурсов, сроками отгрузки возвратной тары.
Действует система распределенных функций и делегированных полномочий между работниками по организации закупок.
Основные функции отдела сводятся к следующему:
— анализ и выбор поставщика;
— заключение контракта (количество продукции, выбор условия поставки, форма расчетов);
— контроль за соблюдением условий поставки (количество, качество, сроки поставки);
— организация размещения товаров на складе.
Основными критериями выбора поставщика являются: его надежность, цена поставляемой продукции, условие расчетов и поставки. Анализ, выбор поставщика сначала проводится на уровне коммерческого директора, затем выполненное решение согласуется с руководством фирмы и сотрудниками отдела.
Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава вспомогательных материалов и др. Так как в ОАО «Игристые вина» основным предметом закупок является продовольственная продукция, то наиболее оптимальным методом закупки менеджеры этой фирмы считают регулярные закупки мелкими партиями.
В этом случае отдел закупок заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется на предприятие в течение определенного периода времени: от 3 до 6 месяцев.
Преимуществом такого метода закупок является ускорение оборачиваемости капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.
Но также у такого метода закупок есть и недостатки: так как спрос на продукцию меняется довольно быстро, то следует вероятность заказа избыточного количества и необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
Кроме того, используется метод получения товара по мере необходимости.
В этом случае, коммерческий директор или экспедитор связываются с поставщиком через выполнение каждого заказа и уточняют количество необходимой продукции.
Преимуществом данного метода является возможность оплаты только поставленного количества товара, по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.
Поставка продукции осуществляется на основании заключенного договора поставки и договора купли-продажи.
Расчеты за приобретенные товары у юридических лиц производятся наличным и безналичным путем (платежные поручения), наличными денежными средствами по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО – 2 через кассу предприятия.
Кроме того, на приобретение необходимых товаров экспедитору в бухгалтерии предприятия выдаются денежные средства в подотчет в установленные предприятием сроки экспедитор отчитывается об использовании полученных сумм. Авансовый отчет о произведенных расходах с приложениями оправдательных документов представляется в бухгалтерию.
При поступлении товаров на предприятие, товаровед-кладовщик осуществляет качественную и количественную приемку продукции, совместно с главным технологом и коммерческим агентом по закупкам.
Движение продуктов в производстве оформляется внутренними накладными.
В результате оценки организации МТО на предприятии были выявлены следующие недостатки в организации закупок:
— отсутствие специалиста по разработке проектов перспективных, годовых планов МТС предприятия, по подготовке расчетов и обоснования к ним;
— вся плановая и аналитическая работа выполняется коммерческим директором;
— не проводится изучение рынка сырья и материалов, отсутствует маркетолог, непосредственно проводящий исследования рынка;
— недостаточно отлажена система оценки поставщиков, для выбора наиболее подходящего;
— действующие методы закупки товаров имеют некоторые недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
В современных условиях оперативное регулирование поставок на предприятии осуществляют сотрудники отдела реализации.
В соответствии с положением об отделе реализации ОАО «Игристые вина», утвержденным исполняющим обязанности генерального директора Галиным Ю.В. отдел реализации продукции является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору.
Учреждение данного подразделения обусловлено необходимостью решения следующих задач предприятия:
1. Организация сбытовой деятельности.
1.1. Своевременная подготовка и заключение договоров на поставку готовой продукции.
1.2. Обеспечение выполнения планов поставки продукции в срок и по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами.
1.3. Обеспечение соблюдения норматива остатков готовой продукции.
1.4. Контроль за поставкой продукции структурными единицами.
1.5. Обеспечение правильного учета приемки и отчетности по отгрузке продукции.
1.6. Составление бюджета расходов по сбыту.
2. Маркетинг продукта и менеджмент торговой марки ОАО «Игристые вина».
2.1. Формирование имиджа торговой марки ОАО «Игристые вина».
2.2. Исследование продукта для планирования сбыта таким образом, чтобы каждый продукт двигался по соответствующим каналам и всегда находился там, где покупатель вероятнее всего купит.
2.3. Пропаганда нового продукта.
2.4. Определение эффективности сбыта.
3. Маркетинговые исследования.
3.1. Выделение, измерение потенциала и определение характера имеющегося рынка для продукции ОАО «Игристые вина». Выяснение наиболее выгодных территориальных сегментов сбыта производимой продукции и концентрации рекламных усилий.
3.2. Выявление изменений условий рынка.
3.3. Исследование потребителей, степени удовлетворения их потребностей.
4. Маркетинговые коммуникации.
4.1. Подготовка материалов для торговых агентов.
4.2. Руководство рекламной кампанией.
4.3. Развитие связей с общественностью.
4.4. Разработка печатных рекламных материалов.
4.5. Координация распродаж, проведение торговых шоу, дегустаций и др.
4.6. Стимулирование продаж.
Процесс выполнения функций по сбыту и стимулированию продаж отделом реализации предполагает необходимость осуществления взаимообусловленных коммуникаций со следующими подразделениями: