У управлінні організацією прийняття рішень здійснюється менеджерами різних рівнів і носить формалізований характер. Виділяють два рівні рішень в організації: індивідуальний і груповий(табл.5.1).
Кожний із приведених підходів має свої переваги і недоліки. Так при прийнятті групових рішень забезпечується більш висока обґрунтованість і менший відсоток помилок. Цьому сприяє сам механізм роботи груп (взаємне коректування рішень у процесі роботи, співробітництво), а також багатоваріантність розробок. Однак збільшується час, необхідний на розробку й узгодження рішень. Групові рішення приймають на основі консенсусу, компромісу та шляхом голосування. При вирішенні термінових проблем перевага віддається індивідуальним рішенням, де, як правило, погоджень не потрібно. Індивідуальні рішення можна приймати одноосібно або за допомогою консультантів.
При прийнятті управлінських рішень необхідно враховувати ряд обставин.
5.2. Класифікація рішень
Рішення, які використовують в механізмі соціально – економічного управління, різноманітні. Це різноманіття рішень являє собою деякий комплекс, розуміння якого полегшується на основі системного підходу. У такій системі рішень, повинні виявлятися як загальні ознаки, так і специфічні особливості, властиві окремим видам рішень (рис.5.1).
Як правило, будь-яке управлінське рішення попадає в одну з двох категорій: воно може бути або програмованим, або не програмованим.
Програмовані рішення – зв'язані з часто виникаючими ситуаціями, що дозволяє розробити правила прийняття рішень і знизити імовірність помилок.
Рис. 5.1. Класифікація управлінських рішень
Не програмовані рішення – зв'язані з унікальними, невизначеними і неструктурованими ситуаціями, що мають важливе значення для діяльності організації.
На практиці в чистому виді тільки деякі рішення можуть бути віднесені до тієї чи іншої категорії, звичайно вони знаходяться між крайніми варіантами. Тому важливо знати умови і процес прийняття рішень.
5.3. Процес прийняття управлінських рішень
Прийняття рішень у управлінні являє собою складний і систематизований процес, що складається з ряду етапів і стадій, який починається з формулювання проблеми і закінчується здійсненням дій, що вирішують цю проблему. Він носить циклічний характер і може бути представлений у вигляді рис.5.2.
Вихідним моментом для прийняття рішень є виникнення проблемної ситуації, коли отримані організацією результати не відповідають поставленим цілям, і тому деякі аспекти її діяльності вимагають поліпшення; або коли з'являється можливість удосконалення діяльності організації, що дозволить перевершити поточні цілі. Опис проблемної ситуації складається з двох частин: характеристики самої проблеми (місця і часу її виникнення, сутності і змісту, границь поширення її впливу на організацію або її елементи) і ситуаційних факторів, що привели до появи проблеми (вони можуть бути зовнішніми і внутрішніми стосовно організації). Це дає можливість оцінити значення проблеми, визначити терміни її рішення і ранжувати її в ряді інших проблем.Етап процесу прийняття рішень на якому аналізуються причинно – слідчі зв'язки конкретної ситуації, називають діагностикою чи оцінкою. На цьому етапі з'ясовується необхідна інформація і правова сторона виниклої проблеми. Інформація повинна бути достовірною, оптимальною, якісно повноцінною, науково обробленою, систематизованою і своєчасною.
У результаті такого аналізу виявляються основні причини подій, що відбуваються; наскільки сильний стан нестійкості організації; коли, де, як і з ким це відбулося; у чому складаються причинно- слідчі взаємозв'язки.
Коли проблема і можливості усвідомлені і проаналізовані, починається стадія розробки варіантів рішень, що відповідають ситуації і що дозволяють усунути виявленні недоліки. Якщо рішення програмоване, то пошук реально здійснюваних рішень не викликає утруднень. Звичайно вони вже закладені в правилах і процедурах організації. Незапрограмовані рішення вимагають нових способів та методів їх прийняття. У цьому випадку необхідний творчий підхід, якому сприяють: наявність інформації, що дозволяє всебічно і глибше пізнати проблему; вільне обговорення проблеми; створення умов для творчості.
Однієї з проблем, що виникає на даному етапі є багатоваріантність рішень. Усі запропоновані альтернативи повинні бути порівняні і оцінені для наступного вибору кращої з них. Оцінка припускає визначення негативних і позитивних сторін кожного з варіантів. Для цього використовують як кількісні, так і якісні методи. Найкращим варіантом є той, котрий дозволяє домогтися результату, найбільшою мірою відповідного цілям і цінностям організації при використанні найменшого обсягу ресурсів і який сполучений з найменшими ризиками і невизначеністю. При виборі альтернативи можуть використовуватися три підходи: урахування минулого досвіду; проведення експерименту; дослідження й аналіз. В умовах, коли невизначеність висока, можна орієнтуватися на власну інтуїцію і досвід. У зв'язку з цим інтерес представляє досвід успішних компаній і компаній потерпілих невдачу.
На стадії реалізації рішень необхідні управлінські, адміністративні здібності керівника і його уміння переконувати інших людей.
Виконання рішення – це усунення проблеми, стосовно якої воно було прийнято. Організація виконання рішення передбачає координацію дій багатьох людей. При цьому керівник повинний уникати потенційних конфліктів; зацікавлювати і мотивувати людей; максимально використовувати їхні здатності; впливати шляхом авторитету і переконань. Необхідно скласти план заходів, який перетворить рішення в реальність, розподілити обов’язки і права, забезпечити необхідною інформацією.
Велике значення має контроль виконання рішень, оскільки він може виявити не тільки відхилення від плану у процесі їхнього виконання, але і недоліки самого рішення, що вимагають коректування. Управлінські команди по прийнятому рішенню уточнюються, а якщо необхідно, то і змінюються в найбільш доцільному напрямку. Елементом контролю є зворотній зв'язок. З його допомогою до приймаючого рішення надходить інформація, що може ініціювати новий цикл.
Представлена послідовність процесу прийняття рішень відображає логіку управлінської діяльності, а не її складність. На практиці цей процес більш складний і допускає як послідовне так і рівнобіжне виконання ряду етапів, що дозволяє значно скоротити час прийняття рішень. Ефективність цього процесу багато в чому залежить від методів, якими оперують менеджери при виконанні всіх необхідних видів управлінських робіт.
Контрольні питання:
1. Дайте характеристику поняттю “процес прийняття рішень”.
2. Яким вимогам повинне відповідати управлінське рішення.
3. Як можна описати проблемну ситуацію.
4. Що таке критерії вибору рішень і як вони визначаються
5. Викладете розходження між рішеннями, прийнятими в умовах визначеності, ризику і невизначеності.
6. Охарактеризуйте ознаки , по яких можна класифікувати рішення.
7. Назвіть основні етапи процесу прийняття рішень.
8. Поясните яке значення має інформація при прийнятті рішень.
6. МЕТОДИ ПРИЙНЯТТЯ ТА ОПТИМІЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
6.1. Загальна характеристика методів
Методи прийняття рішень – це сукупність розумових і практичних операцій, використовуваних у процесі управління для з'ясування проблеми, постановки цілі, збору необхідної інформації, розробки варіантів рішення, вибору оптимального рішення й організації його виконання. У такий спосіб усю сукупність застосовуваних методів можна розділити на три групи:
- методи постановки проблем;
- методи рішення проблем;
- методи організації виконання рішень.
Методи постановки проблем – забезпечують їх достовірний і найбільш повний опис. Набір методів залежить від характеру і змісту проблем, що потребують прийняття рішення. Це методи: збору, збереження, обробки й аналізу інформації (які допоможуть з'ясувати “ Що відбулося” і “З яких причин”); методи фіксації подій, факторного аналізу, порівняння, моделювання.
До методів розробки варіантів рішень можна віднести : методи збору інформації( вони визначають як можна вирішити проблему і за допомогою яких управлінських дій); використання творчого потенціалу знань і умінь менеджерів і фахівців для розробки варіантів рішень ; методи номінальної групової техніки, метод Дельфі, метод мозкової атаки.
Для добре структурированних рішень, де можливе використання методів кількісного аналізу й електронної обробки даних, часто застосовують економіко – математичні методи, що дозволяють приймати оптимальні рішення, завдяки максимізації чи мінімізації цільової функції. Наприклад, максимізація прибутку, доходів, продуктивності; мінімум витрат, утрат від браку.
Для оцінки варіантів слабко структурованих рішень, застосовують систему зважених критеріїв. Часто використовується модель, що дозволяє приймати не оптимальне, а задовільне рішення, що відповідає поставленим обмеженням і забезпечує поліпшення проблемної ситуації.
До третьої групи відносяться методи організації виконання рішень, що спрямовані на подолання опору нововведенням, на підвищення зацікавленості працівників в одержанні запланованого результату. У цю групу входять – методи прямого впливу (наказ, розпорядження, вказівка); методи матеріального стимулювання; проведення зустріч працівників з керівництвом; роз'яснення суті прийнятих рішень; методи контролю виконання робіт.