- друга задача полягає в обслуговуванні всіх ланок підприємства документованою інформацією, необхідної для виконання їх функцій.
Зміст документів визначається безпосередньо в процесі виконання організаційно-адміністративних і аналітико-конструктивних операцій по кожній функції управління. У змісті документа можна виділити дві частин: перша – не формалізована частина, що вимагає спеціального продумування і рішення в кожнім окремому випадку; друга – формалізована частина, що може бути заздалегідь продумана і вирішена для багаторазового використання. Уніфікація формалізованої частини змісту документів і застосування технічних засобів, що забезпечують цю уніфікацію, - один з найважливіших напрямків удосконалювання документального забезпечення процесів управління.
Обслуговування всіх ланок апарата управління необхідною їм документованою інформацією можна розділити на дві фази: до першого відносяться операції оформлення оригіналів документів, їхнє копіювання, розмноження, реєстрація, контроль; у другу фазу входять операції транспортування, збереження, прийом і видача документів. Усі ці операції з документами в даний час прийнято відносити до сфери діловодства.
Документальне забезпечення є невід'ємною частиною будь-якої функції управління, оскільки жодна з них не може обійтися без підготовки, передачі, оформлення, збереження і використання документів. У загальному обсязі робіт з виконання функцій управління ці операції займають 25-30%, впливають на оперативність, економічність і надійність роботи апарата управління.
Особливістю документального забезпечення є те, що воно має справу з будь-якими видами документів, що обертаються на підприємстві, незалежно від їхнього характеру, функціонального призначення, змісту й інших властивих їм особливостей.
Використання інформації, що міститься в документах, супроводжується виконанням значного обсягу технічних операцій, безпосередньо не зв'язаних власне зі змістом самої інформації. Усі документальні матеріали у визначеному порядку піддаються реєстрації, оформленню, транспортуванню, обліку, контролю виконання, збереженню і пошуку. Таким чином система документального забезпечення процесів управління повинна містити в собі як операції, що відносяться до діловодства, так і операції підготовки документів у тій їхній частині, що може бути формалізована для багаторазового використання. Мається на увазі виділення з дій над документами таких , на які поширюється ряд загальних правил, що відносяться до всіх документів того чи іншого типу.
Правила виконання операцій з документами являють собою процедури по документальному забезпеченню. Оскільки значна частина цих операцій відноситься до традиційного поняття діловодства, представляється доцільним зупиниться на деяких питаннях удосконалювання системи діловодства на підприємстві і зв'язаних з нею процедур.
Основними вихідними документами при побудові процесів діловодства на підприємстві є ЄДСД і державні стандарти управлінської документації.
ЄДСД містить основні положення, норми і правила, що визначають і регламентують постановку діловодства в організації. В області організації документообігу передбачаються наступні основні принципи: централізація технічних операцій з документами, регулювання руху документів усередині підприємства, попередній розгляд документів, що надходять, упорядкування документопотоку.
При встановленні порядку реєстрації документів враховуються такі вимоги, як однократність реєстрації, карткова форма реєстрації, уніфікація реєстраційної картки, єдиний облік ініціативного і відповідного документів, використання реєстраційних карток для обліку, контролю, пошуку й аналізу документів.
Діловодний контроль має на меті забезпечити своєчасне використання рішень, що містяться в документах. З цією метою встановлюються категорії документів, що підлягають обов'язковому контролю, і терміни їх виконання, а також вводяться уніфіковані форми довідок для обліку й аналізу виконання документів.
Однієї з головних задач системи документоведення є правильне угруповання виконаних документів у справи відповідно до їхньої номенклатури. Формулювання найменувань розділів, підрозділів і справ ґрунтується на попередній класифікації ділянок і складу документів підрозділів і підприємств у цілому. Усередині справи документи систематизуються або в послідовності рішення питання або в хронологічному, алфавітному чи нумераційному порядку.
Підготовка документів до наступного збереження і використання охоплює комплекс робіт з ними на завершальному етапі циклу їхнього звертання. Сюди відносяться: робота експертної комісії, що визначає необхідність і термін збереження документів; оформлення обкладинок справ і складання описів документальних матеріалів; передача документів в архів; знищення непотрібних документів (за витіканням терміну їхнього збереження).
Система документування (як і діловодства) повинна регламентувати також рішення питань організації праці працівників, зайнятих виконанням цієї функції: побудова діловодних (документаційних) служб, розмежування функцій підрозділів, посадовий і чисельний склад відповідного персоналу, упровадження прогресивних норм у документуванні.
Передбачається механізація всіх основних робіт з документами, починаючи з їхнього складання (одержання) і кінчаючи оформленням справ на основі створення різних варіантів типових комплектів технічних засобів, а також типових проектів раціональної організації адміністративно-управлінських робіт.
7.3. Технічні засоби в інформаційній системі
Сучасні організації оснащені великою кількістю універсальних і спеціалізованих засобів обчислювальної техніки й оргтехніки. При цьому загальна тенденція складається в об'єднанні різних і навіть різнорідних технічних засобів у мережні структури. У такий спосіб відбувається інтеграція сфери обробки інформації з виробничою сферою, що дозволяє оперативно і гнучко реагувати на зміну виробничої ситуації і прогнозувати її, чим створюється можливість повного використання потенціалу сучасних технічних засобів і засобів обчислювальної техніки. Ієрархічний принцип побудови комплексів технічних засобів забезпечує можливість прийняття рішень нижніми найбільш близькими до виробництва рівнями ієрархії.
У сучасних інформаційних системах використовуються наступні види обчислювальної техніки: ЕОМ великогабаритні і персональні; мікропроцесори; засоби телекомунікацій; електронні друкарські машинки і композери, термінальні пристрої з убудованими мікро ЕОМ; засоби автоматизованої обробки текстової інформації.
У сучасних умовах ЕОМ використовують для обробки як цифровий так і нечислової інформації, а також текстової і графічної інформації.
У системі оперативного керування міні ЕОМ використовуються для: розробки оперативних планів і контролю за їхнім виконанням; контролю руху запасів матеріалів; розрахунку заробітної плати; контролю за надходженням замовлень; аналізу даних про збут продукції; реєстрації платежів, що надходять; ведення обліку і звітності; для перевірки якості продукції і інше.
У сучасних умовах одержало розвиток використання ЕОМ для автоматичного друкування тексту з голосу без участі друкарки. У результаті на 60-70% скоротилися витрати на введення інформації.
Розвиток систем телекомунікацій дозволило об'єднати всі технічні засоби цифрової і текстової інформації в єдину внутрифірмову систему. Найбільш ефективної вважається система інформації, заснована на одночасному використанні обчислювальної техніки і засобів автоматизованої обробки текстової інформації. Автоматизовані системи швидкого пошуку і видачі інформації створюються для збереження великого числа різних документів і полегшення користування ними.
До засобів підвищення рівня автоматизації адміністративно-управлінської праці відносяться: здійснення записів; пошук матеріалів і документів; розкладка копій документів по відповідним досьє.
До нових технічних засобів автоматизації конторської праці можна віднести: копіювальні пристрої з убудованою мікро ЕОМ для автоматизації процесу копіювання і розсилання документів; електронні друкарські машинки і композеры для автоматизації процесу передруку документів і матеріалів; інформаційна база даних для збереження текстів різних матеріалів чи їхніх індексів, для скорочення часу на їхній пошук; телекомунікаційний зв'язок, що забезпечує тісну систематичну взаємодію і координацію діяльності керівників підрозділів; фотоскладальну техніку, пристрої оптичного зчитування; електронну пошту; диктофонну техніку.
Контрольні питання:
1. Дайте визначення поняттю інформація та інформаційне забезпечення менеджменту.
2. Сформулюйте основні вимоги до інформації.
3. Які засоби класифікації інформаційних систем вам відомі?
4. Наведіть характеристику банку і бази даних.
5. Які задачі вирішує документальне забезпечення організацій?
6. Які види обчислювальної техніки використовуються в сучасних інформаційних системах?
7. Дайте характеристику процесу комунікації в менеджменту.
8. Назвіть причини неефективних комунікацій.
9. Які засоби удосконалення комунікацій вам відомі?
Розділ ІІІ
ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ
8. СТРАТЕГІЧНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ
У менеджменті питання про функції управління займає центральне місце. Через функції розкривається сутність та зміст управлінської діяльності на усіх рівнях. Виділення в менеджменті окремих функцій – це об’єктивний процес, який обумовлений складністю управління і є результатом диференціації цілеспрямованого впливу на об’єкт управління, а також розподілу та спеціалізації праці в сфері управління. Функції управління – особливий вид діяльності, що виражає напрямки цілеспрямованого впливу на відносини людей в процесі виробництва. Вони відповідають на питання, хто що робить або повинен робити в системі управління. Склад функцій управління забезпечує ефективну реакцію на всі зміни у системі управління, їх необхідно узгодити по часу, по місту виконання, між рівнями та ланками управління.