Для підвищення якості керування варто постійно удосконалювати комунікації, підвищувати рівень спілкування і керування організації. Вдосконалення між особових комунікацій можливо за рахунок наступних дій:
1. Пояснення ідей до початку їх впровадження.
2. Конкретне, чітке й однозначне тлумачення дій.
3. Вираження уваги до почуттів інших людей та їх проблем.
4. Спостереження за невербальними реакціями партнера.
5. Контролювання власних жестів, поз, інтонацій.
6. Вміння слухати.
1. Спрощення управлінської структури. Мінімізація числа управлінських ланок. Максимальне делегування повноважень.
2. Організація інформаційних потоків на підставі мінімальної необхідності та зі зворотним зв’язком.
3. Активне використання технічних засобів зв’язку й сучасних інформаційних технологій.
4. Налагодження психологічного клімату у підрозділах та у організації в цілому.
Контрольні питання:
1. Назвіть якими навичками повинний володіти менеджер.
2. Вкажіть основні відмінності менеджера і лідера.
3. Дайте визначення поняттю лідерства.
4. Яка роль менеджера в організації.
5. Назвіть основні форми прояву влади.
6. Що таке стиль керування і його характеристики.
7. Назвіть основні види спілкування.
8. Який вплив на стиль керівництва має мінливість зовнішнього середовища організації.
9. Коротко поясніть сутність основних елементів процесу обміну інформацією.
10. Дайте характеристику методам удосконалювання комунікацій.
21. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ
21.1 Поняття про фактори ефективності
Ефективність діяльності організації є однієї з найбільш загальних економічних категорій. Ефективність є критерієм доцільності створення нових видів продукції і послуг, здійснення інвестиційних процесів, розробки і впровадження нової техніки, реалізації заходів щодо удосконалювання організації виробництва праці і управління.
Розвиток управління повинен супроводжуватися підвищенням його ефективності. У свою чергу підвищення ефективності управління визначається ростом його потенціалу тобто можливістю позитивних змін, наявністю необхідних ресурсів і умов їхнього використання. Ефективність управління організацією – це швидке й адекватне реагування на зміну зовнішнього середовища, орієнтація на людину, побудову організації, безупинна інноваційна діяльність. Фактори ефективності не однакові для великої і малої організації, оскільки ці організації виконують різні місії в процесі задоволення потреб, у них різні цільові установи, їхні можливості непорівнянні.
Велика організація здійснює активну наступальну стратегію, намагаючись відтіснити конкурентів, залучає висококваліфікованих фахівців, займається венчурним (ризиковим) підприємництвом, що не припустимо для малої фірми. У результаті методи і механізми менеджменту, що забезпечують ефективність великої організації, непридатні для малої, тому що все ситуаційно.
Багатовіковий досвід людства показав, що головною умовою ефективного менеджменту є постановка цілей і їхнє ефективне досягнення за допомогою людей. Тому до принципів ефективного менеджменту можна віднести:
1. Забезпечення ефективної діяльності організації вимагає високого професіоналізму і високої підготовки менеджерів. Такий професіоналізм народжується в процесі спеціального навчання, цілеспрямованого акумулювання досвіду і розвитку мистецтва управління.
2. У переліку факторів ефективного управління варто виділяти мистецтво управління, дане природою і придбане в процесі спеціальної підготовки. Для виявлення цієї здібності необхідно проводити психологічне тестування менеджерів.
3. Для забезпечення своєчасності прийняття управлінських рішень необхідно створити й освоїти методологію їхньої розробки.
4. Науковий аналіз обстановки, прогнозування тенденцій. Бачення майбутнього, засноване на точному, науково обґрунтованому аналізі дозволяє постійно контролювати зміни, що відбуваються в організації.
5. Важливим фактором ефективності управління є корпоративність, тобто розуміння і прийняття всіма працівниками цілей організації, готовність самовіддано працювати для їхнього досягнення, це особливий вид інтеграції всіх ділових, соціально-психологічних і організаційних співвідношень. Вона не виникає сама по собі, а є результатом управління й елементом його цілі, а також засобом у механізмі управління.
6. Лідерство також входить у сукупність факторів ефективного менеджменту. Лідерство визначається не тільки особистістю менеджера, але і сформованим стилем роботи, структурою персоналу управління, зміцнілою довірою до менеджера, авторитетом влади, упевненістю. Лідерство може відігравати вирішальну роль у забезпеченні ефективності управління. Тому необхідний пошук і проектування лідерства, адже лідерство – це не тільки особистість менеджера, але і характеристика всієї системи управління, характеристика організації управління.
7. Особливу роль грають оперативність і гнучкість управління, оскільки часто виникає потреба у швидких і рішучих заходах, зміні методів управління по ситуаціях, що складаються, адаптації до зовнішніх змін.
8. Стратегія і якість програм. У багатьох ситуаціях можлива потреба в зміні стратегії управління й у розробці спеціальних програм, від якості яких і залежить ефективність менеджменту організації.
9. Людський фактор тобто наявність помічників менеджера, що можуть користатися його особливою довірою і здатним узгоджено і доцільно здійснювати задану програму.
10. Система моніторингу. Вона являє собою спеціально організовані дії по визначенню імовірності і реальності настання змін і необхідності для їхнього своєчасного виявлення і розпізнавання.
Рис. 21.1 Тенденції розвитку управління
Своєчасна організація опинилась в ситуації, коли необхідно ефективне і прибуткове господарювання і постійні зміни організації, прагнення не тільки до виживання, але і до розвитку. Сучасна організація повинна залучати для рішення виникаючих проблем кожного співробітника, спонукувати працівників до безупинного удосконалювання професійної майстерності і саморозвитку.
21.2. Зміни в управлінській парадигмі
Парадигма це фундаментальний підхід до сприйняття, усвідомлення і розуміння світу. Визначальними моментами парадигми управління ХХ с. були стійкість, доцільність і рівновага. Нова парадигма припускає, що на зміну ієрархії, твердим правилам і графікам приходить робота в командах, безпосередні взаємодії, перманентні інновації, безупинне навчання й удосконалювання. Нова парадигма припускає пошук прийнятного стану в процесі безупинних змін.
Основна ідея нової організації – орієнтація на вирішення проблем, участь співробітників у встановленні стратегічного напрямку руху організації і визначення тактичних прийомів. Спільно зважуються виникаючі задачі, забезпечуючи організації такий ступінь гнучкості, що дозволяє оперативно й адекватно реагувати на зміну зовнішнього середовища. У нових організаціях використовуються командні форми праці, горизонтальні зв'язки, спеціальні групи і концепції, такі як теорія мережної організації відповідно до якої групи одержують статус автономних центрів прибутку і на них покладається відповідальність за виробництво продукції, за підвищення кваліфікації тощо.
У нових організаціях, працюючи по найму співробітники наділені владою. Наділення владою може здійснюватися у формі самокерованих робочих команд, збагачення процесів праці, груп участі в управлінні. Тому керівник зобов'язаний працювати з людьми і сприймати їх як основний ресурс, прагнути до того, щоб люди відчували себе реальними власниками.
Делегування такого роду відповідальності співробітникам розширює можливості колективного розуму організації. Важливішою характеристикою менеджменту являється орієнтація на нову соціальну групу в організаціях – когнітаріат, основа якої є використання інтелекту, високий рівень знання і культури, доступ до інформації. Головне завдання менеджменту – нарощувати та ефективно використовувати цей ключовий ресурс.
У такій організації повинний бути надлишок інформації. Ідентифікація потреб і вирішення проблем жадають від співробітників усвідомлення того, що відбувається. Вони повинні оцінювати як ситуацію в організації в цілому, так і на ділянці, за діяльність якого несуть відповідальність. Офіційні бюджетні дані, інформація про доходи і витрати підрозділів повинні бути доступні кожному. Даний підхід одержав назву відкритого менеджменту. Кожен співробітник має право на одержання й обмін інформацією з будь-яким співробітником компанії. Широке застосування одержали відкриті комунікації (створення умови для обговорення проблем, неофіційні збори). Основним комунікаційним механізмом є електронна пошта, що дозволяє перебороти тимчасові і просторові бар'єри.