Смекни!
smekni.com

Понятие и бухгалтерский учет с подотчетными лицами (стр. 5 из 7)

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной на отпуск материальных ценностей и счёта-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость», на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе;

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета ООО «Тари-Авто» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО Тари-Авто» Хозяйкиной О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Папкова А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Хозяйкиной О.З. нет.

Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек №07 от 10.01.2010г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная №11 от 10.01.2010г. и счет-фактура №11 от 10.01.2010г. организации ООО «Дипломат» на электронные калькуляторы «Citizen» - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру №08 от 10.01.2010г. ООО «Дипломат» на сумму 700руб., полученных от Хозяйкиной. О.З.;

4) договор купли-продажи №02 от 10.01.2010г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870руб. – 3шт.; на общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Мамочкина А.М., утвердил отчет директор Папков А.П. 11.01.2010г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 2).

Таблица 2. Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции Дт Кт Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер №03 от 10.01.2010г. Выдано под отчет 71 50 4000
Авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. Хозяйкиной О.З.- приобретен 1 радиотелефон в розничной торговли и оприходован на склад;- приобретены 2 калькулятора в организации «Дипломат» и оприходованы на склад (без НДС);- НДС (счет-фактура №11 от 10.01.2010г.)- приобретены 3 стула у предпринимателя Селезнева С.С. и оприходованы на склад.Итого: 10101910 71717171 980593,22106,7826104290
Расходный кассовый ордер №04 от 11.01.2010г. Выдан перерасход подотчетных сумм Хозяйкиной О.З. 71 50 290

На основании счета-фактуры №11 от 15.01.10г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 – 106,78рублей.

3.3 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.

Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива.

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10 Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина.

ООО «Тари-Авто» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил путевой лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

1) путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

2) чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

В бухгалтерском учете ООО «Тари-Авто» денные операции отражаются следующим образом (таблица 3):


Таблица 3-Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции Сумма, рубли Корресп.счет (субсчёт)
РКО №02 от 08.01.10г. Выдано под отчет Тарасову Т.Т., приобретение ГСМ за наличный расчет 1400 71 50
Оприходовано топливо в бак, а/м гос.№ Т444АВ, без НДС 1159,32 10/3 71
НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива (1900руб. х18/118) 208,68 19 71
ПКО №03 от 15.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тарасова Т.Т. 32 50 71

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где указано, что:

- продавец АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

- покупатель ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,

- согласно договора № 11 от 03.01.2010г.,

- в период с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,

- приобретение ГСМ за наличный расчет,

- количество - 288литров,

- цена - 16,10руб. (без НДС),

- стоимость – 4637,29руб.,

- сумма НДС – 834,71руб.,

- итого сумма с НДС: 5472руб.

Счет-фактура подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным И.И. и Аленушкиной А.А.

Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Тарасова Т.Т., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров: Дебет 68 Кредит 19 – 834,71рублей.

3.4 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.