Направления развития информационных систем и систем документооборота в современных организациях (стр. 3 из 5)
- Организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);
- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором и его заместителями;
- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Входящие документы поступают в ООО через почту (заказные и простые письма), по средствам курьеров, а так же по каналам электрической связи (телефонограммы, факсы, электронные документы).
Все входящие документы принимаются централизованно, секретарем, который сидит в приемной у Генерального директора. Получая входящий документ, секретарь проверяет правильность доставки документа по адресу, указанному на конверте.
Если на конверте имеется пометка «лично», то секретарь не вскрывает письмо, а в запечатанном виде передает, указанному лицу на конверте. Затем, если конверт адресован правильно и нет пометки «лично», он вскрывает письмо и в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на лицевой стороне в нижнем правом углу проставляет отметку о поступлении документа, которая включает наименование организации, очередной порядковый номер и дату поступления документа. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.
Движение документов в учреждении:
| Технологии ДОУ | |
| Документооборот:- Обработка корреспонденции- Введение в информационную базу- Доведение до исполнителей- Контроль исполнения- Анализ и оптимизация | Оперативное хранение:- Систематизация документов- Экспертиза ценности и определение сроков хранения- Учет по группам хранения- Обработка для длительного хранения |
Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации. При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно[12].
Постановка делопроизводства. Общей задачей всех подразделений ООО является организация хозяйственной деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана предприятия, сохранности и эффективности использования основных фондов и оборотных средств, своевременности платежей по обязательствам предприятия.
Неотъемлемой частью организации работы с документами ООО, является обеспечение документооборота финансово-экономической документации.
Общий объем документооборота ООО составляет порядка 26 000 в год, из которых входящих документов около 6 000, исходящих – 17000, внутренних – 2500.
Поступающие на предприятие документы, образующие входящий документопоток, проходят регистрацию в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО специалистом секретариата и делопроизводства.
Для того, чтобы исключить двойную регистрацию, не регистрируются в секторе секретариата и делопроизводства счета-фактуры, поскольку они проходят регистрацию в корпоративной информационной системе предприятия ООО в финансовом отделе. Поэтому, после вскрытия конверта, счета-фактуры напрямую передаются в финансовый отдел под роспись в накладной, если письмо было отправлено заказным. На предприятие в год поступает порядка 2000 счетов-фактур.
Все остальные документы, касающиеся деятельности финансово-экономического управления, регистрируются с проставлением на документах входящего номера, даты поступления, количества листов и количества приложений, если таковые имеются. Затем документы передаются исполнителям в структурные подразделения под роспись в карточках входящих документов, которые формируются индивидуально для каждого документа, на основании информации, фиксируемой в системе «Организационно-распорядительная документация» ООО.
- Движение документов, поступающих Генеральному директору. ■ - Движение документов, поступающих руководителям 0 --Движение нерегистрируемых документов.Рис.1 Оперограмма движения поступающих документов
В карточках отражаются данные об отправителе (город, название организации, исходящий номер, дата регистрации, тема документа), а также входящий номер, дата поступления документа в ООО, фамилия и инициалы исполнителя. Далее карточки остаются в секторе секретариата и делопроизводства и формируют картотеку входящей корреспонденции, которая располагается в алфавитном порядке названий городов в разрезе каждого месяца.
Поступившие в секретариат требования налоговых органов, ставятся на письменный контроль с выдачей контрольных карточек.
В качестве примера входящего документопотока рассмотрим движение счетов-фактур на ООО (Рис. 2).
Рисунок 2 - Оперограмма движения входящих счетов-фактур
Счет-фактура – это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. В целях укрепления финансовой дисциплины и отражения фактов хозяйственной деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, на предприятии был установлен следующий порядок регистрации и перемещения между структурными подразделениями счетов-фактур, счетов (платежных требований).
Все поступающие на предприятие счета-фактуры и счета регистрируются в обязательном порядке в финансовом отделе в журнале регистрации с присвоением порядкового номера и указанием даты. Счета-фактуры, оформленные с нарушением ст. 69 Налогового кодекса Российской Федерации, а также «Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» регистрации не подлежат и возвращаются поставщику (подрядчику) с указанием причины возврата.
В течение рабочего дня копии указанных документов передаются в соответствующие структурные подразделения конкретным исполнителям под роспись с указанием даты передачи документа.
Исполнителями структурных подразделений проверяются счета-фактуры на соответствие № заказа, акцептируются при наличии акта выполненных работ (услуг), подтверждается приход товарно-материальных ценностей или его отгрузка (товар в пути), согласовывается позиция в системе OracleApplications и в течение трех рабочих дней передается под роспись в финансовый отдел с указанием даты. В случае отсутствия у исполнителя возможности акцепта счета-фактуры в течение трех рабочих дней, он обязан согласовать дату возврата (предоставления) с финансовым отделом.
Финансовый отдел в течение двух рабочих дней согласовывает счета-фактуры и утверждает в системе OracleApplications.
Счета-фактуры на отгруженную продукцию, реализованные товарно-материальные ценности, оказанные услуги оформляются финансовым отделом в течение 5 дней со дня получения первичных документов (накладных на отпуск на сторону, актов выполненных услуг).
Работники бухгалтерского отдела регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и копии счетов-фактур, счетов под роспись с указанием даты для контроля правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Исполнители структурных подразделений все акцептированные счета-фактуры за отчетный месяц сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.
Исходящий документопоток включает в себя документы, формируемые в финансово-экономическом управлении предприятия, и содержащие в себе ответы на требования налоговых органов, акты сверки взаимных расчетов, сведения отправляемые в федеральную службу государственной статистики, письма в банки и др. Исходящие документы, после подготовки, согласования и подписания, проходят регистрацию в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО специалистом сектора секретариата и делопроизводства (кроме счетов-фактур, которые регистрируются в корпоративной информационной системе предприятия Oracle финансовым отделом (порядка 1100 в год). В системе фиксируется информация о получателе (город, название организации), порядковый исходящий номер, дата регистрации, исполнитель и код его структурного подразделения, а также тема документа.
Далее документы проходят обработку для отправки (взвешиваются, заворачиваются в конверты, проходят обработку на фанкеровальном аппарате). Затем на весь объем корреспонденции, в день ее отправки, оформляется реестр на отправку в двух экземплярах, один экземпляр которого, с отметками специалистов Главпочтамта, возвращается на ООО и подшивается в дело для текущего хранения. В реестре на отправку фиксируется адрес получателя, регистрационный исходящий номер письма ООО, а также регистрационный номер, который проставляется в почтовом отделении. Кроме того, на основании данных, внесенных в систему «Организационно-распорядительная документация ООО, специалистом распечатывается реестр исходящих документов, отправленных за день, который подшивается в дело для текущего хранения. Процесс формирования исходящего потока документов можно представить в виде схемы: Обработка отправляемых документов в ООО.