Внутренний документопоток составляют такие документы, как положения, штатные расписания, должностные инструкции, общезаводские инструкции, приказы, распоряжения, служебные (объяснительные, докладные) записки, справки, отчеты, сводки, которые предназначены для внутреннего информационного обеспечения руководства и структурных подразделений.
На анализируемом нами предприятии в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО из видов документов, составляющих внутренний документопоток, проходят регистрацию приказы, распоряжения и служебные записки. В ходе регистрации приказов и распоряжений в системе регистрации с присвоением порядкового номера и указанием даты. Счета-фактуры, оформленные с нарушением ст. 69 Налогового кодекса Российской Федерации, а также «Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» регистрации не подлежат и возвращаются поставщику (подрядчику) с указанием причины возврата.
В течение рабочего дня копии указанных документов передаются в соответствующие структурные подразделения конкретным исполнителям под роспись с указанием даты передачи документа.
Исполнителями структурных подразделений проверяются счета-фактуры на соответствие № заказа, акцептируются при наличии акта выполненных работ (услуг), подтверждается приход товарно-материальных ценностей или его отгрузка (товар в пути), согласовывается позиция в системе OracleApplications и в течение трех рабочих дней передается под роспись в финансовый отдел с указанием даты. В случае отсутствия у исполнителя возможности акцепта счета-фактуры в течение трех рабочих дней, он обязан согласовать дату возврата (предоставления) с финансовым отделом.
Финансовый отдел в течение двух рабочих дней согласовывает счета-фактуры и утверждает в системе OracleApplications.
Счета-фактуры на отгруженную продукцию, реализованные товарно-материальные ценности, оказанные услуги оформляются финансовым отделом в течение 5 дней со дня получения первичных документов (накладных на отпуск на сторону, актов выполненных услуг).
Работники отдела Главной бухгалтерии регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и копии счетов-фактур, счетов под роспись с указанием даты для контроля правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Исполнители структурных подразделений все акцептированные счета-фактуры за отчетный месяц сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.
Бюджетирование – это процесс составления, исполнения, контроля и анализа финансовых планов; технология финансового планирования, учета и контроля всех доходов и расходов, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели, и предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.
На ООО ежегодно утверждается сводный бюджет в составе следующих бюджетов: бюджет продаж; бюджет производственных затрат; бюджет сбытовых расходов; бюджет прибылей и убытков; инвестиционный бюджет; бюджет закупок; бюджет движения денежных средств.
Начинается формирование бюджета с планирования – одной из основных функций управления, в реализации которой должны участвовать все члены Правления предприятия. Формирование бюджета – средство создания атмосферы работы в единой команде, подчиненной общим целям.
Планирование предусматривает 3 этапа:
1.Подготовка - процесс сбора и получения исходной информации, определения и расчета на ее основе плановых показателей в заданном формате, а также передача в полученных данных для продолжения работы на данном этапе или исполнителю следующего этапа.
2.Согласование - процесс обсуждения (изменения) показателей подготовленного бюджета или плана между всеми заинтересованными структурными подразделениями или с вышестоящим руководством с целью устранения возможных противоречий таким образом, чтобы было достигнуто соответствие возможностям и интересам всех сторон, участвующим в его исполнении с сохранением заданных руководством целевых установок.
3.Утверждение – процесс принятия руководством подготовленных и согласованных со всеми участниками бюджетов или планов путем проверки на соответствие критериям и целевым установкам. Принятые планы визируются ответственными распорядителями бюджетных средств и генеральным директором и становятся директивными, т.е. обязательными для исполнения всеми подразделениями и предприятием в целом.
Генеральный директор не позднее 3 месяцев до начала планируемого периода приказом по предприятию доводит до руководителей служб и департаментов целевые показатели деятельности на предстоящий год; не позднее 2 месяцев до начала планируемого периода коммерческий директор на основе утвержденных целевых показателей разрабатывает и представляет на согласование заместителю генерального директора по экономике и финансам прогноз продаж и поступления денежных средств от покупателей в помесячной и поквартальной разбивке, а также данные для формирования бюджета коммерческих расходов.
Руководители структурных подразделений - центров финансовой ответственности на основе производственных планов и нормативов, используя данные о расходах подчиненных структурных подразделений и договоры с поставщиками и подрядчиками, представляют данные по статьям бюджетов на согласование в планово-экономический отдел не позднее 60 дней до начала планируемого периода.
Заместитель Генерального директора по экономике и финансам на основе согласованных бюджетов структурных подразделений и бюджета продаж разрабатывает сводный проект бюджета ООО готовит пояснительную записку и представляет его для ознакомления всем членам бюджетного комитета, не позднее 5 дней до даты его заседания.
Для формирования бюджета производственных затрат, бюджета коммерческих расходов, инвестиционного бюджета ответственные распорядители бюджетных средств - заместитель Генерального директора - директор коммерческий, заместитель генерального директора по производству, руководители отдела по ремонту и обслуживанию основных фондов, технического отдела, начальник транспортного отдела, заместитель генерального директора по персоналу и социальным вопросам, представляют заместителю Генерального директора по финансам и экономике проекты бюджетов для предварительного рассмотрения.
Проекты квартальных бюджетов представляются в планово-экономический и финансовый отделы на рассмотрение ответственными распорядителями бюджетных средств в срок не позднее 25 числа последнего месяца квартала, предшествующего планируемому.
Проекты месячных бюджетов представляются на рассмотрение отделом планирования не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому месяцу, только в случаях отклонения прогнозных значений статей, предусмотренных квартальным бюджетом, от фактического исполнения более чем на 5 %. При отклонении прогнозных значений менее 5 %, квартальные бюджеты не пересматриваются и корректировки в месячных бюджетах не производятся.
Переброска средств внутри квартала по месяцам и между статьями возможна при предоставлении подробных обоснований заместителю генерального директора по финансам и экономике плановым отделом не позднее указанных выше сроков.
Переброска средств между кварталами одного года возможна в исключительных случаях, вызванных чрезвычайными форс-мажорными обстоятельствами, приведшими к неисполнению запланированных значений.
Коммерческий директор представляет, помимо сведений по расходной части бюджета, данные по планируемой отгрузке готовой продукции потребителям в указанные сроки в следующем разрезе: отгрузка в разрезе контрагентов; в разрезе вид оплат; в разрезе контрактов; в разрезе продуктов.
Главный бухгалтер ООО представляет на утверждение заместителя Генерального директора по финансам и экономике в указанные выше сроки, данные по планируемой уплате налогов - налоговый бюджет, в разрезе видов налогов и налоговых периодов, а также прогнозный баланс по состоянию на отчетную дату 31 декабря планируемого года, с целью прогнозной финансовой оценки состояния предприятия.
Начальник финансового отдела представляет на утверждение заместителя Генерального директора по экономике и финансам сведения по планируемым расходам по кредитам и по услугам банков по экспортно-импортным операциям, по расходам на расчетно-кассовое обслуживание и по другим услугам финансового характера и формирует в указанные выше сроки проект бюджета движения денежных средств.
Ответственные распорядители денежных средств представляют заместителю Генерального директора по финансам и экономике в утвержденном формате данные для последующего составления бюджетов предприятия.
Проект бюджета движения денежных средств разрабатывается, исходя из утвержденной Генеральным директором схемы поступления денежных средств и плана отгрузок готовой продукции и утверждает его у заместителя Генерального директора по финансам и экономике.
Заместитель Генерального директора по финансам и экономике проводит консультации с каждым ответственным распорядителем бюджетных средств, на предмет выяснения обоснованности тех или иных затрат в проекты бюджетов. Утвержденные заместителем Генерального директора проекты бюджетов служб, курируемых ответственными распорядителями денежных средств, направляются в планово-экономический отдел и финансовый отдел для консолидации и предварительного анализа, исправления ошибок и недочетов, а также приведения полученных данных в утвержденные форматы.