Оскільки проведення ретельної перевірки ведення бухгалтерського обліку підприємства протягом 2 тижнів є досить складним завданням, для проведення перевірки більш доцільним буде другий варіант, який передбачає перевірку ведення бухгалтерського обліку та складання звітності із залученням сторонніх осіб.
Сторонніми особами можуть бути аудиторська фірма або материнське підприємство (якщо приймання-передача справ відбувається у філії), вища установа (для бюджетних організацій).
Узагальнення і аналіз результатів перевірки та підготовка документів до передачі - передбачає узагальнення результатів проведеної перевірки відповідності ведення бухгалтерського обліку й складання звітності та яка передається.
Результати проведення інвентаризації підлягають оформленню актом. Копія акту інвентаризації є додатком до акту приймання-передачі справ.
Всі виявлені у процесі перевірки порушення зазначаються в акті приймання-передачі справ із зазначенням особи, яка повинна здійснити відповідні виправлення.
Завданням аудиторської перевірки в ході приймання-передачі справ є виправлення помилок в організації і веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності, а також зазначення їх в акті приймання-передачі справ.
Внесення виправлень до облікових регістрів і звітності супроводжується оформленням бухгалтерських довідок, які підписуються бухгалтером, який звільняється, або особою, яка тимчасово виконує його обов'язки.
Претенденту на посаду бухгалтера необхідно брати участь у внесенні виправлень до облікових регістрів і звітності та завіряти своїм підписом правильність здійснених виправлень.
На підставі звіту аудиторської фірми можливе документальне оформлення процедури приймання-передачі.
Документальне підтвердження процедури приймання-передачі справ забезпечується складанням акту приймання-передачі.
Призначенням даного акту є не лише документальне засвідчення факту, що головний бухгалтер звільняється, не залишаючи після себе порушень у збереженні бухгалтерського архіву, а також те, що новий бухгалтер ознайомився зі станом бухгалтерського обліку підприємства.
Крім того, важливим є значення акту в розподілі відповідальності між звільненим і новопризначеним працівником за зберігання документації.
Ретельне складання акту дозволить уникнути в майбутньому необгрунтованих вимог і зауважень до бухгалтера, який звільнився, як з боку керівництва підприємства, так і з боку працівників контролюючих органів.
Складання акту приймання-передачі справ передбачає зазначення у ньому суттєвих моментів, які характеризують ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на підприємстві.
Якщо у керівника підприємства є обґрунтовані претензії до бухгалтера, який звільняється, стосовно ведення бухгалтерського обліку, то останній зобов'язаний здійснити відповідні виправлення з урахуванням вимог законодавства.
В акті приймання-передачі справ має відображатися інформація про те, що передається бухгалтером, який звільняється, і приймається новим головним бухгалтером.
Зміст складеного акту залежить від особливостей діяльності підприємства, а також від стану бухгалтерської документації.
Звільнення і призначення на посаду бухгалтера відбувається на підставі наказу керівника підприємства. У філіях і дочірніх підприємствах призначення і бухгалтера відбуваються за погодженням з головним звільнення підприємством.
У ході звільнення і призначення на посаду бухгалтера нового працівника особливо гостро постає питання визначення обов'язків суб'єктів організації бухгалтерського обліку та юридичної відповідальності за їх недотримання.
Оскільки жодних обов'язків, які виникають у бухгалтера при прийманні на роботу та звільненні, чинним законодавством не передбачено, бухгалтера не можна притягнути до юридичної відповідальності за неправильну передачу бухгалтерського архіву при зміні бухгалтера на підприємстві.
Крім того, відсутність закріплених обов'язків приймання-передачі справ створює ймовірність виникнення труднощів щодо розподілу відповідальності, наприклад, за втрату документів.
Для уникнення непорозумінь у ході приймання-передачі справ і притягнення облікових працівників до юридичної відповідальності за вчинені правопорушення необхідно на державному рівні закріпити відповідні обов'язки суб'єктів організації бухгалтерського обліку в процесі приймання-передачі справ.
Оскільки відповідальність за організацію бухгалтерського обліку згідно із законодавством несе керівник підприємства.
Він зобов'язаний проконтролювати виконання бухгалтером його посадових обов'язків, процедуру приймання-передачі справ, а також забезпечити всі умови, щоб бухгалтер, який звільняється, мав можливість завершити складання звітності та передати документацію новому бухгалтеру відповідно до акту приймання-передачі справ.
За відсутності головного бухгалтера, якому передаються справи, наказом керівника підприємства документація може тимчасово передаватися виконуючому обов'язки головного бухгалтера або особисто керівнику.
Бухгалтер, який, перш ніж розпочати роботу, не прийняв бухгалтерських документів від попередника за актом приймання-передачі, жодної відповідальності за їх складання не несе.
Якщо бухгалтер і прийняв документи за актом приймання-передачі, то відповідальність він повинен нести лише за їх зберігання. Таким чином, кожен новий бухгалтер несе відповідальність за правопорушення, вчинені в період саме його роботи на підприємстві.
Бухгалтер, який звільняється, несе дисциплінарну, адміністративну та кримінальну відповідальність.
Після звільнення притягнути його до дисциплінарної відповідальності неможливо, однак може застосовуватися адміністративна та кримінальна відповідальність протягом термінів позовної давності, встановлених законодавством.
Бухгалтера, якого приймають на роботу, до дисциплінарної відповідальності можна притягнути за дії, вчинені з моменту прийняття на посаду.
Адміністративна та кримінальна відповідальність за неправильність прийняття документів від попередника не застосовуються.
Однак з урахуванням положень посадової інструкції, якщо в ній передбачено обов'язок прийняти справи, новопризначений бухгалтер може притягуватися до кримінальної відповідальності за службову недбалість.
Після завершення процедури приймання-передачі справ про зміну бухгалтера необхідно повідомити працівників підприємства, основних контрагентів, а також за потреби органи податкової служби за місцем реєстрації підприємства як платника податків і митні органи.
Також необхідно оформити право підпису документів, які надаються в обслуговуючий банк, на новопризначеного бухгалтера.