Полученные данные свидетельствуют о неравномерности формирования информационной структуры органов управления образования по документации получаемой из учреждения дополнительного образования.
Наиболее равномерно в отношении учреждении дополнительного образования сформирована информационная структура Министерства образования Свердловской области. Министерство образования основное внимание уделяет программно-методическому (25,7%) и нормативно-правовому (20,8%) обеспечению образовательного процесса.
По сравнению с городскими и районными органами управления образованием Министерство образования собирает больше информации о детях и материально-техническом обеспечении образовательного учреждения.
В информационной структуре районного управления образования главным приоритетом являются формальные данные о педагогах (57,2%) и программно-методическое обеспечение образовательного процесса (19,6%), практически не уделяется внимания детям (1,5%) и материально-техническому обеспечению (1,4%), последнее свидетельствует о том, что образовательное учреждение функционирует в режиме "выживания".
В информационной структуре городского управления образования преобладает формальная информация о педагогах (70,5%), об организационно-содержательном (9,4) и нормативно-правовом (7%) обеспечении образовательного процесса.
При сравнении выраженных в символах объемов информации, запрашиваемых органами управления образования разных уровней, становится очевидным, что город собирает информации о педагогах больше, чем район, область уделяет внимания нормативно-правовому и программно-методическому обеспечению больше, чем район и город, объемы информации, запрашиваемые областью об образовательном процессе, детях и материально-техническом обеспечении больше, чем районом и городом.
Эти данные характеризуют приоритеты органов управления образования при формировании образовательной политики, а их несовпадение на разных уровнях проявляется в несогласованности действий на практике, в напряженности отношений между органами управления образования"[2].
По результатам исследований объем полезной информации в общем объеме информации составляет не более 50%, именно на ее основании и осуществляется управление учреждением. Следовательно, необходимо стремиться к ее увеличению, что приведет к повышению качества управления.
На основании вышесказанного можно сделать следующие выводы. Одним из путей оптимизации управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе является организация эффективного документооборота в учреждении. Для этого необходимо:
Определение информационных потоков, стандартов на создание, оформление, передачу и хранение управленческой информации.
Определение требований к регламентирующим документам: виды, данные, исполнители, формат представления.
Рассматривая документацию, необходимо определить требования к управленческой информации, на основании этих требований определить какую первичную информацию (данные) будем собирать, чтобы получить, в конечном итоге, необходимую нам информацию о системе.
Требования:
полнота - о всех элементах системы и их связях, возможность составления установленных форм отчетности и заполнения предписанных аналитических материалов, возможность составления стратегических прогнозов развития Центра;
точность - соответствие способов, технологий получения и содержания информации;
своевременность - установление сроков сбора, обработки и представления информации;
достоверность - фиксируемые данные соответствуют действительности, возможность получения информации, соответствующей реальному состоянию дел;
проверяемость - возможность проверить достоверность информации либо в процессе ее получения, либо по документам;
одноразовый ввод информации;
открытость - доступность информации для всех субъектов образовательного процесса;
достаточность - отсутствие избыточной информации;
необходимость - использование в управлении образовательной системой;
валидность - обоснованность и адекватность исследовательских инструментов (методик получения информации ее содержанию).
На основании собранной информации проводится анализ внешней и внутренней среды учреждения дополнительного образования. Анализируются в динамике развития следующие аспекты деятельности:
соответствие хода учебно-воспитательного процесса учебным планам, приказам, инструкциям и т.д.;
выявление успехов, достигнутых педагогами, с целью их трансляции в коллективе;
выявление недостатков с целью их ликвидации и предупреждения;
изучение психологического климата во взрослом и детских коллективах;
удовлетворенность всех субъектов образовательного процесса.
Важным условием эффективности управленческой деятельности является соблюдение организационных стандартов. Организационные стандарты, ставшие привычными регуляторами деятельности обеспечивают преемственность в управленческих структурах. Они позволяют более экономно использовать рабочее время, расширяют возможности для творческой деятельности, для применения технологии целевого управления системой.
В практике управления можно использовать три уровня управленческой информации:
административно-управленческий уровень (директор и его заместители);
уровень коллективно-коллегиального управления (педагогический и методический советы, методические объединения);
уровень ученического самоуправления.
Каждому из этих уровней соответствует свой, вполне определенный набор необходимой управленческой информации на основе принципа оптимальной достаточности. При разноуровневой организации потоков управленческой информации одна и та же информация может быть внутренней по отношению к одному уровню и внешней по отношению к другому.
Вариант организации основных потоков управленческой информации.
| Уровень | Внешняя регламентирующая информация | Внутренняя регламентирующая информация | Координатор |
| Административно-управленческий | Законы и нормативные акты, приказы и распоряжения управления образования, предписания инспектирующих органов | Устав, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения, решения педагогического совета, результаты внутришкольного контроля | Директор |
| Коллективно-коллегиальный | Законодательные и нормативные акты | Устав, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения, решения педагогического совета, методических объединений | Уполномоченный представитель трудового коллектива |
| Ученическое самоуправление | Локальные акты, решения педагогического совета, администрации | Решения конференции обучающихся, собраний обучающихся | Уполномоченный представитель ученического коллектива, заместитель директора |
Функциональная классификация видов управленческой информации.
| Вид управленческой информации | Управляющая подсистема | Управляемая подсистема |
| Оперативная (ежедневная, ежемесячная, по итогам проверок, полугодия) | Выявление наметившихся отклонений в управлении (невыход отдельных работников, нарушение дисциплины, должностных инструкций, аварийные ситуации, распоряжения УО, результаты контроля) | Своевременная реакция на управленческие решения (изменения в расписании, приказы, распоряжения, решения родительских собраний, результаты деятельности обучающихся) |
| Стратегическая (тематическая и итоговая) | Анализ результатов учебного года, итоговой аттестации, реализация учебных программ, директивные документы | Анализ результатов учебно-воспитательной работы за год, результаты аттестации кадров, решения педагогического и методического советов |
Процесс управления можно представить как целенаправленную деятельность управляющей и управляемой подсистем по регулированию педагогического процесса в целях его перевода на более высокий уровень.
Критерии и показатели качества управленческих структур определены в таблице (см. Приложение 1).
Нарушение в применении воздействующих (управленческих) решений приводит к нарушению коммуникативных связей системы управления, к частичному или полному выходу управляемой системы из-под управляющего воздействия. В этом случае информационно-аналитическая деятельность превращается в констатирующую, перестает быть управляющей и теряет свою целесообразность.
Структура управления ДЮСШ "Самбо и Дзюдо" представлена пятью уровнями (см. Приложение 2). Каждый уровень дает возможность уполномоченным лицам самостоятельно проводить сбор, хранение, обработку и систематизацию оптимизированной для своего уровня управленческой информации, сообщая "наверх" только наиболее значимую, показательную ее часть, а также результат ее аналитической обработки.
Чтобы принять оптимальное управленческое решение, используются различные источники информации (административные, методические, вспомогательные), но в любом случае, чтобы создать целостную информационную систему как условие успешной управленческой деятельности, необходимо определить для каждого уровня: