содержание (состав) необходимой информации;
объект управленческой информации;
источники информации;
информационные потоки и уровни их обработки
назначение и способ хранения информации.
Основной критерий отбора информации - возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления Школы. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.
Управленческая информация по организации учебно-воспитательного процесса накапливается и систематизируется с помощью заместителя директора, обрабатывается и анализируется на его уровне и в обобщенном виде поступает для анализа директору. Это дает возможность ведения "управленческого дневника". В процессе реализации плана работы делаются записи комментариев, замечаний и предложений по текущей работе, которые составят основу коррекции плана работы на новый учебный год.
Эффективный мониторинг (отслеживание функционирования) основной деятельности возможен при выполнении следующих условий:
оптимальное сочетание избранных объектов контроля, содержания необходимой управленческой информации, субъектов, форм и способов ее сбора, обработки и анализа на каждом уровне внутришкольной системы управления.
Заинтересованность участия ответственных лиц в аналитической деятельности.
Практическая значимость анализа управленческой информации на всех этапах ее прохождения и уровнях использования.
Информация накапливается в информационном банке, затем анализируется соответствующими субъектами управления, формулируются цели, и организуется работа по их достижению. Управленческий цикл завершается сравнением реального результата с поставленной целью и выявлением отклонений.
Уже с конца 80-х годов XX века назревал вопрос об оптимальном подходе к управлению в связи с тем, что учреждение вступило на путь инновационных преобразований, но они вели к такому положению, которое получило название "неустойчивое равновесие". Это состояние вызывалось тем, что необходимо было постоянно функционировать и в тоже время что-то преобразовывать в учебно-воспитательном процессе.
Проблема, существующая в настоящее время, заключается не столько в том, чтобы отобрать для использования необходимый и достаточный минимум информации, сколько в том, чтобы организовать оптимальную циркуляцию и использование всей информации. Поэтому на основе предложенного директором примерного функционала каждый сам сформулировал для себя "правила игры", которые должны были полностью обеспечить управление любой подсистемой нашего учреждения.
Управленческие действия поддаются алгоритмизации, которая выступает первоначально как прогноз предстоящих действий, в которых будет задействовано множество исполнителей, но ведущую скрипку должен играть заместитель директора.
Для оптимизации управленческой деятельности была предложена переработка следующих управленческих структур:
функциональной: распределение всего функционала учреждения между субъектами управления, равномерность распределения, отсутствие дублирования. Поэтому каждый управленец составил сам себе функциональные обязанности по управлению подсистемой, всецело отвечая перед директором за нормальное ее функционирование.
информационной: стабильность, оптимальность, равномерность информационных потоков, получение максимального объема информации.
Функциональная структура управленческой деятельности претерпела изменения в следующем:
На основании функциональных обязанностей управляющих субъектов была проанализирована номенклатура дел. Вследствие чего сделаны следующие выводы - некоторые папки дел дублируются в различных разделах (например, в разделах "Руководство" и "Учебно-воспитательная работа" повторяются дела "Аналитический отчет", "Планы управления образования", "Планы работы ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"", "Расписание". В разделах "Учебно-воспитательная работа" и "Методическая работа" повторяются дела "Анализ работы", "Анализ посещения занятий"). Все это ведет к увеличению количества бумаг и большой потери рабочего времени. При этом необходимо, предотвратить дублирование информационных потоков, проходящих через один и тот же узел по одной и той же линии связи, и обеспечить прохождение как прямой, так и обратной информации.
Была разработана новая номенклатура дел, в которой количество дел по каждому разделу существенно сократилось.
Информационная структура анализировалась с точки зрения своевременности, необходимости, но достаточности полученной информации. Алгоритмизация всех образовательных процессов позволит подвигнуть управленца к постоянной рефлексии, что обеспечит более качественное исполнение им из года в год своих функциональных обязанностей. Процессом получения и переработки информации о ходе и результатах учебно-воспитательного процесса является внутренний контроль. В практике выделяют периодически повторяющиеся виды контроля. Поэтому можно использовать матрицу внутреннего контроля, дополняя и расширяя ее ежегодно, внося изменения, исходя из анализа работы за прошедший год, с учетом меняющихся задач. Становление матричной структуры внутреннего управления сопровождается определением узлов. В узлах происходит слияние или, наоборот, разделение однородных информационных потоков по вертикальным линиям связи и пересечение горизонтальных информационных потоков между субъектами одного уровня.
Дело в том, что циклограммы, карты управленческих действий, сетевые графики легко подвергаются коррекции, вербально описываются, графически формализуются. Затратив достаточно большое время на первых порах на алгоритмизацию управленческих действий, впоследствии управленец его колоссально экономит, исключает нервозную обстановку в коллективе, добивается значительного педагогического эффекта.
На сегодняшний день имеется план внутреннего контроля для заместителя директора по учебно-воспитательной работе (см. приложение 3), разработаны информационные формы для удобства сбора и обработки информации (см. Приложение 4).
Для оптимизации деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе планируются следующие направления работы:
формирование системы мониторинга эффективности деятельности педагогического коллектива;
формирование системы мониторинга личностного развития ребенка в рамках обучения в ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"
В связи с этим планируется проведение следующих мероприятий:
| № | Мероприятие | Цель мероприятия | Планируемый результат |
| 1 | Оперативный контроль педагогической ситуации | Своевременная реакция на изменения в УВП | Своевременная коррекция отклонений и выявление положительных моментов деятельности |
| 2 | Разработка информационных форм для сбора и обработки информации | Облегчить сбор и обработку информации | Простые в заполнении и обработке информационные формы |
| 3 | Изучение социально-психологического климата в коллективе | Выявление проблем в коллективе | Повышение эффективности работы коллектива, социально-психологической комфортности |
| 4 | Диагностика профессиональных возможностей тренеров | Выявление возможностей тренеров, соответствующих социальному запросу общества | Выявление спроса социума на образовательные услуги, введение данных услуг в перечень деятельности учреждения |
| 5 | Создание банка данных обучающегося | Для отслеживания индивидуального личностного роста наиболее перспективных обучающихся | Создание индивидуальных карт личностного развития ребенка |
| 6 | Разработка форм и методик для входящего, текущего и итогового контроля за индивидуальным развитием ребенка | Поиск наиболее эффективных вариантов для всестороннегоохвата личности | Пакет методик и информационных форм |
На эффективность управленческой деятельности влияют особенности организационной структуры учреждения; личностно-профессиональные особенности и уровень профессионализма управленца; корпоративная культура организации; характер и стиль внутриорганизационного взаимодействия.
Исходя из этого, эффективность управленческой модели зависит, прежде всего, от эффективности системы сбора, обработки и анализа управленческой информации для выбора оптимальных управленческих решений. Уровень аналитической культуры руководителя определяется не столько количеством подвергаемой анализу информации, сколько рациональностью ее отбора и оптимизацией механизма ее накопления, обработки и хранения.
В октябре 2004 года в Школе проведены исследования на определение максимальных и оптимальных потоков информации и структурного взаимодействия в коллективе. Определены формальные и неформальные коммуникационные узлы, которые будут являться структурными единицами для мониторинга.