Документооборот предприятия можно подразделить на следующие этапы: экспедиционная обработка документов, поступающих на предприятие; предварительное рассмотрение документа; рациональное движение документов внутри предприятия; отработка исполненных и отправленных документов. В целях оптимизации документооборота АТДП БПС целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки через одного из сотрудников отдела кадров, предварительно назначив его ответственным за документационное обеспечение в отделе кадров. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка схем, где в наглядной форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания, утверждения
С целью оптимизации документооборота АТДП БПС были внедрены информационные технологии. Компьютеризация и использование в практической деятельности банков данных существенно увеличили потенциал предприятия в обработке и передачи информации на различные уровни управления по сформировавшимся коммуникационным каналам, что привело к повышению качества принимаемых решений на всех уровнях управления. Использование современных информационных технологий позволит значительно сократить время на обработку, передачу, использование сведений, а также совокупные издержки. В настоящее время АТДП БПС создало локальную информационную сеть, стало пользователем различных внешних информационных сетей, что обеспечило возможность осуществлять информационный обмен на любом расстоянии.
Автотранспортное дочернее предприятие Белпотребсоюза, как и любая другая организация, заинтересовано в совершенствовании коммуникационных процессов. Заинтересованность объясняется стремлением к моделированию в рамках организации как можно более конструктивной, т.е. созидательной, атмосферы, сплочению персонала комбината вокруг организационных целей, сокращению разрыва между аппаратом управления и коллективом работающих в организации.
В целях совершенствования коммуникационных процессов в АТДП БПС нами предлагается использование эффективного инструментария для совершенствования коммуникационных процессов это периодические совещания работников управленческой и производственной частей с целью обсуждения вопросов качества, направлений развития предприятия, рекламной компании и др., организация периодических сообщений на доске объявлений, которые содержали бы информацию об эффективности работы потребсоюза (выработка продукции за месяц, сумма выручки). В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового вида продукции, который намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Можно порекомендовать провести внутренний сопоставительный анализ между отделами Общества для устранения схожих бизнес-процессов в структурных подразделениях.
Управление информационными потоками, разработка схем информационных потоков в настоящее время является весьма актуальной задачей для предприятия в целом. Прежде всего, это своевременное извещение соответствующих структурных подразделений о происходящих событиях. Например, если начальник отдела сбыта или один из менеджеров заключил договор выполнении услуг с одним из покупателей, то в таком случае коммуникационный процесс будет происходить в соответствии со схемой коммуникаций.
Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса является оптимизация системы обратной связи, преследующая сокращение разрыва между менеджером и подчиненными. Для этого можно ввести в практику предприятия перемещение работников из одного структурного подразделения в другое. Использование информационных бюллетеней, современных информационных технологий также укладываются в рамки рассматриваемой проблемы и служат основой совершенствования иерархических коммуникаций в АТДП БПС.
В целях оптимизации документооборота предприятия рекомендуется установить единый порядок передачи документов для обработки через одного из сотрудников отдела кадров, предварительно назначив его ответственным за документационное обеспечение в отделе кадров. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка схем, где в наглядной форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания, утверждения. Отделу кадров общества следует разработать собственные нормативные или методические документы, в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе работа с кадровыми документами по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству. Сильные и слабые стороны предприятия АТДП БПС относительно аспектов рассмотрены в (таблица 5, Приложение2) . Итогом анализа внешней среды предприятия может быть таблица угроз и возможностей, сильных и слабых сторон. Рассмотрим возможности и угрозы рыночной деятельности АТДП БПС по таким параметрам как: конкуренция, сбыт и производство. Данные представлены в таблице 6.
Таблица 6
Угрозы и возможности, сильные и слабые стороны предприятия
| Параметры оценки | Возможности | Угрозы |
| 1. Конкуренция | Повысились барьеры входа на рынок: с этого года необходимо получать лицензию на занятие данным видом деятельности | В этом году ожидается выход на рынок крупной иностранной компании-конкурента |
| 2. Сбыт | На рынке появилась новая розничная сеть, которая в данный момент выбирает поставщиков | С этого года наш крупнейший оптовый покупатель определяет поставщиков по результатам тендера |
| Производство | Доступ новых технологий, применяя которые можно повысить качество оказываемых услуг | Затратоемкость в связи с затратами на применение и внедрение технологий |
2.Анализ адекватности производственной деятельности АТДП БПС целям и задачам предприятия
Как уже говорилось, главной целью автотранспортного дочернего предприятия является удовлетворение потребностей потребительских обществ, райпотребсоюзов и предприятий Башпотребсоюза в транспортных услугах, а также реализация на основе полеченной прибыли интересов системы Башпотребсоюза, социальных и экономических интересов трудового коллектива.
Для выполнения указанных целей предприятие осуществляет следующие виды деятельности:
транспортные услуги;
ремонт транспортных средств;
коммерческую деятельность.
Все виды деятельности, требующие специального разрешения (лицензии), осуществляются после получения такового разрешения в установленном законом порядке.
Предприятие осуществляет услуги по перевозке грузов на коммерческой основе основании лицензии № гсс-02-1102014, выданной Белгородским отделением транспортнойинспекции. Автотранспортные услуги АТДП оказывает кроме предприятий Белпотребсоюза также и другим юридическим и физическим лицам. Перевозки грузов предприятие осуществляет как внутри области, так и в пределах России. АТДП самостоятельно организует транспортное производство, ремонт и техническое обслуживание автомобилей. Предприятием получен сертификат соответствия на проведение технического обслуживания и ремонта автомобилей (ремонт двигателей).
На предприятии производят:
1) Диагностику технического состояния автомобилей;
2) Регулировку и ремонт топливной аппаратуры;
3) Подготовка к окраске и окраску кузова;
4) Шиномонтаж.
Все работы осуществляются на собственной производственной базе.
Структура производственной базы:
1) производственная площадь ( кв. м) – 1496,5
2) подъемники
3) сварочное оборудование
4) компрессоры;
5) металлообробатывающее оборудование (токарный, расточный, фрезерный, шлифовальный станки)
6) окрасочно-сушильная камера
7) шиномонтажноя мастерская
Таким образом, на предприятии имеются все условия для эксплуатации и технического обслуживания автомобильного транспорта.
Но известно, что в условиях рынка основной вид деятельности автотранспортного предприятия – перевозка грузов и пассажиров – часто не обеспечивает возможностей не только для расширенного, но и для простого воспроизводства. В качестве выхода из положения предприятие приобрело в 1996 г. лицензию на осуществление торгово-закупочной деятельности. На территории АТДП функционируют два оптово-розничных магазина – по продаже автозапчастей и по продаже продуктов в промышленной упаковке и ликеро-водочных изделий. На сегодняшний день выручка от реализации товаров в этих магазинах составляет значительную часть всей выручки предприятия. Состав и структура денежной выручки АТДП БПС представлены в таблице 7.
Таблица 7
Состав и структура денежной выручки АТДП БПС в 2004 – 2006 г.
| Показатели. | 2004 г. | 2005 г. | 2006 г. | В среднем за 3 г. | ||||
| Тыс.руб. | В % к итогу | Тыс.руб. | В % к итогу | Тыс.руб. | В % к итогу | Тыс.руб. | В % к итогу | |
| Доход от розничной торговли | 2988 | 27,4 | 4121,1 | 39,7 | 7153,4 | 41,1 | 4754 | 36,8 |
| Доход по оптовой торговле | 6113,4 | 56,1 | 4881,8 | 47,0 | 8606,8 | 49,6 | 6534 | 50,7 |
| Доход от услуг автосервиса | 396 | 3,6 | 432 | 4,1 | 636 | 3,7 | 488 | 3,8 |
| Доход по автоуслугам | 1341,6 | 12,3 | 858,8 | 8,2 | 776,8 | 4,5 | 992,4 | 7,7 |
| Доход от реализации ГСМ | 57,1 | 0,5 | 84,9 | 0,8 | 231,4 | 1,3 | 124,4 | 0,9 |
| Всего | 10896 | 100 | 10378,6 | 100 | 17404,4 | 100 | 12892,8 | 100 |
Из приведенных данных таблицы 7 можно сделать вывод, что в отчетном году значительную часть выручки предприятие получило от реализации товаров оптом и в розницу. Выручка от реализации автоуслуг в 2006 году составила лишь 776,6 тыс. руб., что составляет 4,5% от общей выручки. Это объясняется, во-первых, тем, что значительную часть автопарка предприятие предоставило в аренду другим предприятиям и организациям, Однако, отдавая автотранспорт в аренду, предприятие тоже получает доход. Эта часть дохода мы можем увидеть в годовом отчете в форме №2 «Отчет о прибылях и убытках» в строке 090 «Прочие операционные доходы». В 2006 году прочие операционные доходы составили 1256792 рубля, из них доход от сдачи автотранспорта в аренду 565556,4 рубля, т.е. 45%. Эта достаточно весомая цифра говорит о том, что в нелегких условиях перехода к рынку предприятие вовремя сориентировалось и нашло эффективный способ использования автопарка. По сравнению с 2005 годом выручка от реализации ГСМ выросла на 146,6 тыс.рублей.