Начнем с первого аспекта. В достижении рационального распределения усилий с наличествующими ресурсами времени руководителю Администрации города-курорта Железноводска, необходимо пользоваться принципом, который популярнейший американский специалист С. Кови выдвинул как один из семи важнейших навыков «высокоэффективных людей». Суть принципа состоит в том, что именно самому главному, приоритетному должно отводиться приоритетное место, а не в том, что первоочередные дела нужно делать первыми.
Однако, руководитель Администрации также должен помнить о необходимости рационально распределять свои силы, чтобы различные виды деятельности не отнимали их больше, чем необходимо, и чтобы в целом не допускалось перегрузки текущими, но не важными в долгосрочной перспективе делами.
Сформулируем ряд практических принципов и рекомендаций, выполнение которых позволит руководителю Администрации рационально и эффективно распределять свои усилия, а, в конечном счете – рационально и эффективно организовывать работу других.
1. Необходимо оставлять за собой только те виды и формы деятельности, которые кроме руководителя, в Администрации никто сделать не может. Все остальное нужно делегировать.
2. Не следует допускать эмоциональных, импульсивных реакций – они, как правило, отбирают и время, и силы.
3. В работе руководителя Администрации не должно быть спешки и нервозности – они тоже увеличивают потери, но и медлительность недопустима.
4. Каким бы открытым и демократичным ни был руководитель, ему все же следует ограничить «политику открытых дверей». Встречи без особой надобности не нужны.
5. Не следует чрезмерно увлекаться совещаниями, они должны проводиться лишь в том случае, когда обойтись без них нельзя.
Конечно, этот краткий перечень принципов - рекомендаций не охватывает всех аспектов рационального, эффективного распределения усилий руководителя Администрации города-курорта Железноводска, но, на наш взгляд, он ориентирует руководителя в верных направлениях.
И ещё необходимо помнить только тот работает и эффективно, и быстро, кто работает с увлечением. Увлеченность, настроенность на результат, . на новые достижения .- вот универсальное средство решения проблемы сил и времени.
Одно из звеньев в работе менеджера, способное отвлекать его время и силы в значительных объемах, - телефонные беседы.
Телефон по праву считается одной из технико-технологических инноваций, которая рационализирует коммуникацию и экономит время, и сегодня он получает «второе дыхание» в результате интеграции с информационно-компьютерными технологиями. Но если беседами по телефону злоупотреблять, то он может занимать столько же времени, сколько экономит, если не больше.
Средняя продолжительность телефонной беседы составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы между словами и фразами, повторы и просто ненужные слова. Поэтому экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости изложения вообще, и специалисты считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени на каждый из них.
На взаимные представления следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают» и совместить отзыв с представлением (например, «Петров слушает», «Диспетчер Смирнов» и т.д.).
Введение собеседника в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех беседы.
Главный и наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь лаконизм, может быть, достигнут за счет четкой продуманности вопросов, которые бы требовали коротких и конкретных ответов.
Заключение не должно превышать 25 секунд.
Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы или предупредить секретаря о ситуациях, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить). Точно так же, если всё же кто-то "прорвался" по телефонной связи во время важного совещания, серьезного разговора или работы над серьезными документами, то предпочтительнее попросить собеседника перезвонить через определенное время или пообещать ему самому сделать это (но, естественно, не забыть).
Таким образом, соблюдение перечисленных рекомендаций поможет руководителю рационально использовать телефон не во вред, а во благо.
Еще более опасным фактором с точки зрения возможных объемов поглощения времени и сил руководителя обычно является нерациональная организация работы с документами.
Руководителю Администрации города-курорта Железноводска, как правило, ежедневно приходится «переносить» значительный объем информации в виде различных документов (бумаг), чтение и анализ которых отрывают его от более важных дел: (по оценкам некоторых специалистов, к бесполезным документам можно отнести 1/3 документооборота).
Поэтому крайне полезно помнить о постоянном соблюдении бумажной «диеты». Тем более, что часть приходящих бумаг относится к разряду и не важных и не срочных, а часть - к разряду срочных, но не важных, - а, следовательно, им нужно уделять минимум времени.
Поэтому нелишним было бы прислушаться руководителю к следующим рекомендациям:
Во-первых, нужно преодолеть своеобразный психологический барьер и трезво взглянуть на бумаги, с которыми приходится иметь дело, особенно на те, которые обращаются внутри организации. Руководитель должен оценивать свой трудовой вклад по результатам деятельности организации на основе достижения целей, а вовсе не по объемам прочтенных (или написанных) бумаг. Служебные документы - это всего лишь одно из средств достижения результатов, но не суть работы.
Во-вторых, исходя из такого понимания, необходимо хорошо проанализировать всю систему документооборота в Администрации (к ней могли просто привыкнуть, а она давно неэффективна). Руководители должны получать от подчиненных только обобщающие документы оценочного и аналитического характера, с выводами и рекомендациями (если они этого не умеют, их нужно обучить, а если обучение не даёт результатов, то следует задуматься об их служебном соответствии). Чем документооборот будет более простым по форме и ёмким по содержанию, тем надежнее, что он не превратится в самоцель.
В-третьих, следует обучить секретаря раскладывать корреспонденцию не в порядке ее поступления, а по категориям, отражающим степени важности (важность руководитель должен выразить в приоритетах, и, как мы полагаем, при этом должны быть соблюдены рассмотренные выше принципы и условия управления временем).
B-четвертых: ненужные бумаги следует тут же выбрасывать, стандартные - передавать для обработки соответствующим подчиненным, остальные - анализировать в порядке важности и сложности, немедленно принимая решения (исследования показали, что на 80 % документов руководитель может найти оптимальный ответ сразу после прочтения).
В-пятых, получая проекты исходящих документов, прежде, чем их рассматривать, руководителю следует задать себе вопрос: «А что произошло бы, если бы этот документ вообще не вышел из стен нашей Администрации?»
Итак, эффективная организация личной работы руководителя с документами может повлиять на эффективность всего его трудового процесса и соответственно на рационализацию всего управленческого процесса в организации.
Таким образом, эффективная организация трудового процесса руководителя - это действительно необходимое условие достижения эффективности функционирования всех организационных отношений.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Эффективность работы Администрации города-курорта Железноводска в значительной степени зависит от уровня организации труда руководителя. Поэтому большое значение имеет научная организация труда руководителя, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.
Исследование проблем организации личного трудового процесса руководителя, изучение и анализ затрат рабочего времени рассмотрение учебной и научной литературы позволили выработать и сформулировать следующие выводы и предложения.
Материалами специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени и напряженное состояние руководителя Администрации города-курорта Железноводска являются следствием неправильной организации труда.
Совершенствование организации труда руководитель должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Нередки случаи, когда специалисты выполняют функции вспомогательного персонала, а руководители не добиваются даже в пределах своих возможностей упорядочения соотношения в структуре кадров. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип "не делай того, что с успехом может сделать подчиненный", т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой.
Важным моментом в организации труда руководителя является подбор заместителей и секретаря. Им необходимо предоставить хорошо продуманные полномочия с учетом профессиональных достоинств и личностных характеристик, а также меру ответственности с учетом психологической совместимости руководителя и заместителей.
Часто руководители начинают свой рабочий день с чтения писем и бумаг, а также подписывают всю исходящую почту. Однако экспериментами установлено, что 25 дней в году (по времени) руководители заняты чтением и подписыванием бумаг, где их подписи совсем не обязательны, где достаточно подписи заместителей или же людей рангом еще ниже. Тем более что многие руководители, подписывая бумаги, требуют их визирования у начальников служб и отделов.