За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі, постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та іншихформ діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.
Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.
За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.
Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі.Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.
2. Оформлення службових листів
2.1 Загальні правила ділового листування
Не має значення, чи мова йде про запит, чи про підтвердження, чи рекламацію усе нудно коментується. Ми можемо собі полегшити робочий день, якщо будемо використовувати зрозумілі тексти. Для цього існує чотири основних правила.
Правило 1: Простота
Обирайте прості слова.
Не використовуйте часто багатоскладові слова.
Іменники з закінченнями -ung, -heit, -keit справляють враження статичності і повільності.
Дієслова динамічні і живі.
Не використовуйте часто прикметники
Подавайте інформацію в простій і зрозумілій формі. Коли дані або рішення є добре продуманими, їх можна виразити зрозумілими словами. З усіх інших видів слів пріоритет має дієслово. Намагайтеся кожен другий іменник замінити на нього.
Правило 2: Лаконічність та чіткість
Виражайте свої думки точно.
Використовуйте короткі речення.
Уникайте холостих ходів.
Кажіть лише те, що є для читача важливим.
Ставте запитання, якщо Ви очікуєте відповідь.
У тексті повинно з’являтися лише те, що читач мусить знати. Відступи та повторення відволікають від теми. Кажіть усе необхідне лише один раз. Уникайте холостих ходів, наприклад, зайвих вступів: …ми хочемо довести до Вашого відому. Питання вимагають роз’яснення і націлюють на конкретну відповідь. У реченні кращедвокрапкою замінити детальні перечислення(просимо Вас надалі, крім того ми потребуємо…).
Газета “Ді сюддойче цайтунг” наглядно продемонструвала лаконічність та точність на такому прикладі. Коротка інформація: Всі на палубу! Детально сформульоване речення: Гості, які перебувають нижче палуби, включаючи команду, повинні негайно вирушити на палубу.
Можливо, це нагадає Вам деякі формулювання з ділової кореспонденції.
Правило 3: Поділ
Частіше ставте крапки.
Нову інформацію подавайте в наступному реченні.
Поділяйте головне та підрядне речення на головну та додаткову інформаціют Розглядайте в абзаці лише одну тему і завершено.
Надайте Вашому листу оптимально логічної побудови.
Логічно побудований текст читається швидше і є легко зрозумілим. Кожне речення повинне містити тільки одне висловлення. Занадто багато інформації в одному реченні збивають читача з пантелику. Вставки та посилання назад призводять до складних речень з кількома підрядними. Пояснення належать до підрядного речення. У логічній побудові одне речення повинно слідувати за другим слідувати, наче перлини на нитці.
Кожна нова думка належить до нового абзацу. Викладайте тему завершено. Не перестрибуйте з думки на думку між абзацами. Наприклад: як раніше пояснювалося…
Правило 4: Симпатія та визнання
Думайте та формулюйте позитивно.
Пишіть поставивши себе у положення читача.
Пишіть використовуючи активний стан. Висловлення в пасивному стані діють без особисто.
Повідомляйте факти, але не пояснюйте їх.
Незважаючи на ділову стислість, надайте Вашому листу дружню нотку.
- Частіше кажіть“прошу” або “дякую”.
Пишіть із позитивним відношенням. Подавайте найважливіше після першого речення. Цим Ви захопите інтерес читача. Викладайте положення справи об’єктивно правильно без негативних суджень. Звертайтеся особисто до одержувача листа, щоб він відчув, що це йому сподобалося. Пишіть з точки зору одержувача, використовуючи стиль Ви. Якщо Ви бажаєте чогось досягти, пишіть використовуючи активний стан. Пасивні формулювання діють безликої. Пасивний стан: Сьогодні товари були відправлені. Активний стан: Ми надсилаємо Вам сьогодні…або Ви отримаєте...
2.2 Структура службових листів, їх реквізити та оформлення
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
Правильність листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідність за викладену інформацію.
Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішати порушене питання.
Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, які стали підставою для написання. У доведенні подаються історія написання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду відмову тощо.
Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені.
Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в устному спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.
Реквізити:
Штамп (повна назва установи - автора листа).
Номер і дата листа(проставляють у день підписання);
Назва установи-адресата.
Текст. Позначка про наявність додатка;
Посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);
Гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби);
Підпис керівника організації.
Печатка.
2.3 Види службових листів та їх характеристика
Інформаційні листи– це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.
Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.
Листи-повідомлення– це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи– це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.