Примечание. Основным удержанием из зарплаты является НДФЛ, однако могут быть и другие, например возврат займа.
Но зарплата выдается по другому документу - по расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49). В ней фиксируются только начисления и выплаты, а в последней графе сотрудники расписываются в получении. На наш взгляд, использовать расчетно-платежную ведомость неудобно: люди могут узнать о чужих заработках, а все-таки в цивилизованном мире личные доходы считаются конфиденциальной информацией.
Лицевой счет
Лицевой счет (форма N Т-54) заводится на каждого работника. Это сводный документ, по которому можно отследить всю информацию о заработной плате. В нем указывают отработанное время, начисления, удержания, предоставляемые льготы, должностные изменения, отпуска и т.д.
Если в фирме учет заработной платы ведется на компьютере, лицевые счета в принципе не нужны, если же нет - без них не обойтись. Но в любом случае это удобный документ. Можно настроить программу, чтобы она, например, один раз в месяц формировала лицевые счета, и периодически их распечатывать.
Прочие документы
Унифицированные формы разработаны и для расчета других видов начислений, например записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), записка-расчет при увольнении (форма N Т-61). Их заполняют по мере необходимости.
Пример 2. Бухгалтер ООО "Снег" начисляет заработную плату за июнь 2006 г. Система оплаты труда в организации повременная (ежемесячные оклады). Какие документы понадобятся бухгалтеру?
Для начисления заработной платы нужно знать оклады сотрудников, которые можно посмотреть в штатном расписании, в приказе о приеме на работу или в трудовом договоре. Еще - отработанное время. Оно должно быть указано в табеле за июнь 2006 г. На основании этих сведений бухгалтер может заполнить расчетную ведомость.
Документы по основным средствам
Предположим, организацией приобретено или построено основное средство. Какие документы должны быть обеспечены?
Документы от поставщика
Прежде всего накладная от поставщика основного средства. Интересно, нужен ли "упрощенцу" счет-фактура?
Как мы знаем, счет-фактура - это документ, обеспечивающий вычет по НДС. "Упрощенцы" не платят НДС и, следовательно, этот вычет не делают. С другой стороны, НДС по товарам (работам, услугам) входит в расходы, уменьшающие базу по единому налогу (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однако основные средства не относятся к товарам (работам, услугам), поэтому НДС по ним включен в стоимость и не списывается в расходы отдельной строкой.
Примечание. См. Письмо УМНС России от 10.09.2004 N 21-09/58952.
Первичным же документом, подтверждающим израсходованные суммы, является накладная. Следовательно, отсутствие счета-фактуры на приобретенное основное средство никаких проблем с налоговыми органами вызывать не должно.
Внутренние документы
Вторым необходимым документом является акт о приеме-передаче, который отражает ввод основного средства в эксплуатацию. Он составляется на одной из унифицированных форм (N ОС-1, N ОС-1а и N ОС-1б), утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.
Акт о приеме-передаче подписывают члены комиссии, принимающие объект в эксплуатацию, купленный или построенный хозяйственным способом.
Кроме акта обязательно заводится инвентарная карточка (форма N ОС-6), куда позже записывают данные обо всех изменениях (о переоценке, модернизации и т.д.).
Все операции, производимые с основным средством (поступление, выбытие, перемещение и др.), отмечаются в соответствующих документах.
Документы по товарно-материальным ценностям
Для отражения операций с товарно-материальными ценностями документов не так много. Товар или материалы, поступившие от поставщика, должны сопровождаться накладной, составленной по форме N ТОРГ-12.
Реализуя товар, продавец выдает такую же накладную, которая должна быть подписана представителем покупателя и заверена печатью. Товар, который получает не руководитель организации, отпускается только по доверенности.
Любое внутреннее перемещение товара между складами или со склада в магазин тоже сопровождается накладной (форма N ТОРГ-13).
На списываемые материалы заполняется специальное требование-накладная (форма N М-11). Исходя из указанного, здесь количества затребованного и отпущенного материала, бухгалтер рассчитывает его себестоимость.
Примечание. Формы N ТОРГ-12 и N ТОРГ-13 утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132; N М-11 - Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Полученная или оказанная кому-то услуга (выполненная работа) подтверждается актом. Его форму организация может разработать самостоятельно.
Банковские и кассовые документы
При безналичных расчетах действуют на основании таких документов, как:
- платежные поручения;
- аккредитивы;
- чеки;
- платежные требования;
- инкассовые поручения.
Это банковские документы. Наиболее часто из них используется платежное поручение (форма 0401060, утвержденная Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 N 2-П).
Что относится к кассовым документам? При поступлении наличных денег выписывают приходный ордер (форма N КО-1), при выдаче - расходный ордер (форма N КО-2). Бухгалтеры некоторых фирм, выдавая заработную плату, заполняют платежную ведомость (форма N Т-53). Все эти документы должны быть указаны в кассовой книге (форма N КО-4). При УСН - как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей - сохраняется общий порядок оформления кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Примечание. Формы кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
График документооборота
Когда документы, необходимые для оформления хозяйственных операций, выбраны, осталось разработать график документооборота. Что тут важно? В графике следует отразить как можно больше документов, которые будут поступать от контрагентов или создаваться в собственной организации, указать авторов документов и всех, кто будет делать в них какие-либо записи, установить сроки исполнения и сдачи в подразделения, обозначить ответственных за проверку документов.
График оформляется как распоряжение директора. Все участники документооборота должны ознакомиться с ним и подписать. В распоряжении можно перечислить санкции за нарушение установленного порядка (например, табельщик, не представивший первого числа месяца свой документ в бухгалтерию, лишается 10% премии).
Кажется, зачем так усложнять? Нельзя ли просто договориться, чтобы все вовремя сдавали документы? Конечно, если все работники - люди ответственные, можно обойтись и без особого распоряжения. Но все-таки с четким, продуманным графиком у бухгалтера больше оснований быть уверенным, что его никто не подведет.
Пример 3. Продолжим наш пример. ООО "Снег" планирует заняться оптовой торговлей со склада. Необходимо составить график документооборота, связанного с реализацией товаров.
ООО "Снег" работает на УСН, и при реализации товаров придется составлять только один документ - товарную накладную по форме N ТОРГ-12 (счета-фактуры "упрощенцы" выдавать не обязаны). Поэтому в графике будет указан только один документ.
График оформления и передачи накладных на реализацию
в ООО "Снег"
| Создание документов | Передача покупателю | Передача на склад | Передача в бухгалтерию | |||||
| Ответствен- ный | Срок исполнения | Количество экземпляров | Ответствен- ный за оформление | Срок передачи | Ответствен- ный | Срок передачи | Ответствен- ный | Срок передачи |
| Оператор по выписке накладных | При каждой реализации | 3 | Менеджер по продажам | При получении товара | Менеджер по продажам | Ежедневно в конце дня | Менеджер по продажам | Ежедневно в конце дня |
Литература
1. Разрабатываем правила документооборота
("Упрощенка", 2006, N 7)
2. Документооборот по командировкам
("Главбух". Приложение "Учет в туристической деятельности", 2006, N 2)
3. Документооборот на предприятиях торговли и общественного питания
("Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2006, N 1)
4. Внимание на документооборот
("Учет. Налоги. Право", 2005, N 37)
5. Расчеты с постоянными клиентами: как упорядочить документооборот
("Главбух", 2005, N 18)
6. Порядок расчетов по посредническим договорам. Документооборот. Налогообложение
("Бухгалтерский бюллетень", 2005, N 6)
7. Документооборот: точка отсчета
("Московский бухгалтер", 2005, N 5)
8. Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков
("Главбух", 2005, N 5)
9. Документооборот по командировкам
("Главбух". Приложение "Учет в туристической деятельности", 2004, N 3)
10.Документооборот при договоре комиссии
("Российский налоговый курьер", 2004, N 15)
11.Документация и документооборот в банках
("Бухгалтерия и банки", 2004, N 7)
12.График документооборота в подрядной строительной организации: практический подход
("Строительство: налогообложение, бухучет", 2004, N 2)