Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней – в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.[5, стр. 35]
Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.
Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.
Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.[7, стр. 156-158]
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. [14, стр. 196].
Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.
Номенклатура дел должна составляться для обеспечения правильного формирования и учета дела на предприятии.
В учебной литературе встречается множество определений номенклатуры дел, из которых следует что: номенклатура дел(приложение А) – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [15, стр. 10]
Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации.
Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.
В процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно – новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. [14, стр.199]
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем- четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:
· Наименование предприятия
· Наименование вида документа
· Дата
· Индекс
· Место составления
· Гриф утверждения
· Заголовок к тексту
· Текст
· Подпись
· Гриф согласования (одобрения)
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (Приложение А):
1. Индексы дел
2. Заголовки дел
3. Количество (томов, частей)
4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню
5. Примечание
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.
При сложной иерархической структуре делопроизводственный индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.
Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.[9, стр.90]
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
·Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
·Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
·Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образует следующие элементы:
· Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
·Названия предприятия или его структурного подразделения;
·Адресат или корреспондент документа;
·Краткое содержание дела;
·Название территории, с которой связано содержание документа в дело;
·Даты (период), к которым относятся документы дела;
·Указание на копийность документов в дело.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, слово «копии» – в конце заголовка. Например: «Приказы директора организации по основной деятельности за 1999 год. Копии».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».[8, стр.192]
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1999 год».
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1999 год».