Контрольна робота
з дисципліни: "Організація роботи з документами"
на тему:
"Організація тимчасового зберігання документів,
підготовка до передавання справ до архіву"
Зміст
Вступ. 3
1. Правила формування справ. 4
2. Підготовка й передання справ до архіву установи. 6
3. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи 9
4. Підготовка справ до зберігання та використання. 10
Висновок. 13
Використана література. 14
Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:
- експертизу наукової і практичної цінності документів;
- оформлення справ;
- опис справ;
- передачу справ до архіву ОДПС.
Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.
Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).
Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.
Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником ОДПС.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.
Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, способів та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи.
Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку і систематизуються усередині справи.
Примірною інструкцією з діловодства визначено: "Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ".
Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із великим обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.
Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідальним за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.
Контроль за правильним формуванням справ здійснюється службою діловодства.
Установлюється такий порядок групування документів у справи:
у справи вміщуються тільки оригінали документів або, в разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;
документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, зокрема тривалого (понад 10 років) зберігання формуються в різні справи.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:
до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;
до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а відтак документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;
документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.
Якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів установи за рішенням її керівника.
Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи після закінчення діловодного року, потребують оформлення.
Оформлення справи - підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
Оформлення справ проводиться співробітниками служби діловодства й відповідних структурних підрозділів, із питань діяльності яких відбувається формування справ, за методичною допомогою архіву установи.
Нумерація аркушів справ. Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Складання внутрішнього опису документів справи. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, су-дово-слідчі справи тощо. Потреба складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.
Внутрішній опис (додаток 1.3.1) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їхні індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
Складання засвідчувального напису справи. Засвідчувальний напис справи складається для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей
Оправлення справ. Справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу оправляються у тверду палітурку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.