Существуют два вида перечней:
· перечни документов с указанием сроков хранения;
· перечни документов, подлежащих передаче на Государственное хранение.
Экспертиза ценности проводится при:
· составлении номенклатуры дел;
· формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
· подготовке дел к последующему хранению;
· подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.
Принципы и критерии ценности документов.
Ценность документов определяется по основным принципам историзма, всесторонности и комплектности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения, содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физического состояния документа.
К критериям происхождения относятся:
· роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций;
· время и место образования документов.
К критериям содержания (основного критерия) относятся:
· значимость событий, отраженных в документе;
· значение содержащейся в документе информации, ее повторения в других документах, целевое значение;
· вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
· юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
· наличие резолюций;
· особенности передачи дел;
· особенности материальной основы документа;
· особенности физического состояния документа.
Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (акты, договоры), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.
Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным. Например, документы обгорели, повреждены и т.п. Если документы представляют особую ценность по другим критериям, их передают на реставрацию, если же нет - уничтожают.
Для организации проведения экспертизы документов, для отбора и передачи их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организации отрасли (системы), а также в Министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в организациях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
ЦЭК и ЭК организации являются совещательным органом и работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и получают от ЭПК необходимые организационно-методические указания.
Основанием для работы ЭК, ЦЭК является Типовое положение, утвержденное Государственной архивной службой России.
Экспертная комиссия назначается приказом (распоряжением) руководителя предприятия в составе 3-5 человек. В состав ЭК включается заведующий ведомственным архивом (лицо ответственное за архив), а в состав ЦЭК представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы. Об ЭК разрабатывается специальное положение. Заседания ЭК протоколируются, решения утверждаются руководителем предприятия, а некоторых случаях и архивным учреждением.
ЭК предприятия осуществляет следующие функции:
· рассматривает проекты номенклатуры предприятия и его структурных подразделений;
· организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
· рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения;
· выносит решения о предоставлении документов, описей на утверждение экпертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;
· рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· осуществляет контроль, инструктаж, консультации за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственныхеждений;
· оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям.
Архивное учреждение утверждает:
· решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу;
· предложения о сохранении сроков хранения документов, установленных типовыми и примерными номенклатурами дел.
Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов в предприятии составляются описи постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые должны быть переданы в ведомственный архив.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на дела:
· дела, постоянного хранения;
· дела временного хранения (свыше 10лет) хранения;
· дела по личному составу и иные однотипные дела;
· на дела, состоящие из специфических, характерных только для данного предприятия (организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и др.);
· служебные ведомственные издания.
При составлении описи дел структурного подразделения необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельным порядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.
Систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел учреждения, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному рас писанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.
Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях. Местом хранения может быть шкаф или сейф. Последовательность расположения дел в шкафу должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях, например по требованию судебно-следственных органов такое изъятие возможно с разрешения руководителя предприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинах изъятия. Документ из дела может выдаваться во временное пользование только с разрешением руководителя.
Вынос дел из здания учреждения или передача их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешением руководителя.
За сохранность документов в структурном подразделении отвечают лица, ответственные за делопроизводство. Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении. Учреждения выдают по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству. Не снимаются копии с паспорта, военных билетов и др. документов.
Дела, законченные делопроизводством, в течение года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив предприятия (учреждения).
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждениями предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости - для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В архив организации передают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет) включительно передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатуре дел.
Для постоянного и временного (свыше 10лет) хранения документы полностью оформляют:
· вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (название организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела);
· располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документа);
· составляют внутреннюю опись документов.
Листы дела нумеруются, кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в дело подшиты конверты с вложениями, то вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле. Заверительная запись составляется на листе формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Хранение дел допускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистемизацию документов в деле листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.