«Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» и министерств. Им были определены единообразные структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.
Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императорами и были ответственны только перед ним.
В основу организации министерств был положен принцип единоначалия. В обязанности министра входило следить за исполнением законов всеми подчиненными ему учреждениями и лицами, осуществлять надзор за действиями этих учреждений, назначать и увольнять должностных лиц.
Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, на столы. В каждом департаменты создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений – общее присутствие.
Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).
Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а так же дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве было создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором, как и любой департамент. При директоре департамента, имевшего несколько отделений, создавалось «особенная канцелярия». В ее штат входили правитель, журналист, экзекутор, казначей, и их помощники.
В 1852г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Оно дает яркое представление о порядке исполнения документов в государственных учреждениях царской России. Так в одной из низших инстанций – земском суде – документ в процессе исполнения проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом производилось 54 операции, в департаменте – 34, в совете министра – 45 операций.
В канцелярии министра оставлялись на исполнение секретные, срочные документы и документы, «требовавшие особого распоряжения министра». На документах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку «нужно(е)». Эта надпись обязывала директора департамента на следующий же день представить необходимые сведения или исполнить документ. Такие документы дополнительно записывались в «особенный краткий реестр» канцелярии. Остальные документы согласно резолюции министра распределялись по соответствующим отделениям или столам для их исполнения.
В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.
До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указаниями их даты и номера. Такая справка получала название экстракта. Однако и в этом случае дела достигали солидных размеров.
В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист в верхнем левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.
На бланках в основном писались документы, возникавшие в процессе переписки учреждений: отношения, сообщения, ведения, отчеты и др. Другие документы, например указы, протоколы, записки, писались без бланков.
В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов. Начальники отделений проверяли исполнительскую дисциплину по столам и давали сведения директору департамента. Директору департамента предписывалось законом ежемесячно проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. В конце года составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министра.
В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались авторские документы.
Все входящие и копии исходящих документов располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. К делам составлялись внутренние описи. Во внутренние описи указывались дата поступления документа в учреждение, наименование его, число листов, страница дела и особые отметки. На последней странице делалась заверительная надпись, в которой указывались число пронумерованных листов, дата и подпись столоначальника. Дела особой важности (уголовные, счетные и др.) дополнительно прошнуровывались.
Для хранения дел в каждом департаменте министерства и в каждом учреждении создавались текущие и окончательные архивы. Текущий архив составляли документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему делопроизводству.
Окончательный архив составляли дела, не подлежащие более решению и исполнению, т.е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет. Для сдачи дел в архив составлялась опись всем делам за год. Она имела три графы, в которых указывались: порядковые номера дел, их заголовки и число листов деле. Опись подписывали начальники канцелярий, скрепляли делопроизводители. В конце описи помещался список дел, которые оставались в канцелярии.
По закону архив не имел права выдавать дело или выписку из документов без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернатора.
Заключение
Что бы выбрать себе профессию, вместо работы, должность, необходимо задать себе вопрос: что предстоит делать? Каковы перспективы? Подходит ли это мне, моему характеру, темпераменту? Не менее важно подумать, а подхожу ли я для этой работы?
И уж конечно каждый должен ориентироваться в «правилах письмоводства». За стенами школы недостаточно общей грамотности, необходимо и юридическое, экономическое, и естественно, документная грамотность. Не грамотно оформленный документ вызывает у окружающих не меньше насмешек, чем безграмотный диктант. Цель данной дисциплины показать многомерность работы с документами, степень заинтересованности всех участников системы управления в оптимальном, качественном, продуманном документообороте; существование целой области правовых и технических нормативов в работе с документами; реальные перспективы и сложности компьютеризации управленческой деятельности.
Список используемой литературы
А.В. Пшенко
Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. - 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 176с.