Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний (стр. 4 из 4)

2.3 Электронный документооборот и совещания

Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

— планирование и подготовка совещаний;

— предоставление руководителю удобных средств анализа предыдущих совещаний;

— контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

В том или ином виде (в зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

— формирование проекта повестки дня;

— рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;

— получение проектов решений и справок от ответственных исполнителей;

— формирование пакета документов к совещанию;

— рассылка пакета документов участникам совещания;

— рассылка приглашений, повестки дня;

— формирование протокола совещания;

— контроль исполнения решений совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

— Ф.И. О. руководителя, который дал поручение;

— Ф.И. О. ответственного исполнителя;

— сроку исполнения поручений;

— просроченным поручениям.

Грамотное использование СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

Если учитывать, что генеральный директор крупного предприятия в среднем тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор — 23 часа, а менеджер среднего звена — 11 часов в неделю на участие в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу полезного времени и энергии./4, с.27/

Заключение

В рамках моей курсовой работы была рассмотрена тема особенностей оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний, в которой были изучены вопросы по следующей проблематики:

- виды совещаний;

- подготовка совещаний;

- формирование повестки дня;

- участники совещания;

-подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы);

- документальное оформление совещания;

- электронный документооборот и совещания.

Изученный материал показывает важность проведения оперативных и плановых совещаний, их подготовки, а главное документального оформления этих совещаний.

При выполнении курсовой работы для большей наглядности были использованы средства вычислительной техники с программным пакетом MicrosoftWord 2005.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Список литературы

1 Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Москва, 2003 г.

2 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М., ИНФРА-М, 2002.

3 Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. -Москва, 2003.

4 Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3.

5 Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3.