Содержание
1. Введение……………………………………………………2
2. Неформационное обеспечение…………………………3
3. Понятие информации, ее свойства и характеристики……………………………………………12
4. Особенности использования информации о состоянии внешней среды и управляемого объекта в организационных системах управления с обратной связью………………………………………………………18
5. Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления………………………………………………..24
6. Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления………………………………………………..30
7. Заключение……………………………………………… 37
8. Список литературы………………………………………37
1. Введение
Время, в которое мы живем, — эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике — от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека — превращение его из «винтика» в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.
С легкой руки американцев это английское слово стало известно сегодня практически каждому образованному человеку. В упрощенном понимании, менеджмент — это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент — по-русски «управление» — функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент — это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров — это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. Значимость менеджмента была особенно ясно осознана в 30-е годы. Уже тогда стало очевидным, что деятельность эта превратилась в профессию, область знаний — в самостоятельную дисциплину, а социальный слой — в весьма влиятельную общественную силу. Растущая роль этой общественной силы заставила заговорить о «революции менеджеров», когда оказалось, что существуют корпорации-гиганты, обладающие огромным экономическим, производственным, научно-техническим потенциалом, сопоставимым по мощи с целыми государствами.
Однако роль менеджеров не ограничивается присутствием лишь в огромных многоуровневых и разветвленных корпоративных структурах управления. В зрелой рыночной экономике не менее важен и малый бизнес. По количеству – это более 95 % всех фирм, по значению – это наибольшая приближенность к повседневным нуждам потребителей и в то же время полигон технического прогресса и других нововведений. Умело управлять в малом бизнесе – значит выжить, устоять, вырасти. Как это сделать – тоже вопрос эффективного менеджмента.
2. Неформационное обеспечение.
Информационное обеспечение системы менеджмента - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которойявляется определяющим фактором обоснованности принимаемогорешения и эффективности функционирования системы.В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятиекоммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику.
Коммуникаций - это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том. что делаем, - смысл может быть утрачен.
К примеру, в 1982 г. и еще раз в 1985 г., когда фирма «Джонсон энд Джонсон» установила, что некоторые капсулы «Тилеола» ядовиты, высшему руководству фирмы пришлось наладить эффективные коммуникации с такими группами, как средства массовой информации и потребители, Управление санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов и дистрибьюторы. Пришлось также наладить связи с руководителями среднего звена, которые стояли во главе лабораторий и заводов в разных странах мира. Эти руководители, в свою очередь, установили связь с руководителями более низких уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец, руководство фирмы «Джонсон энд Джонсон», вероятно, оповестило о своих проблемах всех сотрудников фирмы. Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты и беседы с глазу на глаз, позволили в конечном счете охватить многих работников фирмы.
Руководитель 50-90% всеговремени тратитна коммуникации. Руководительзанимается этим чтобы реализовать своироли вмежличностных отношениях, информационномобмене и процессахпринятия решении пофункциям управления.Обмен информацией представляет однуиз самыхсложных проблем на любом уровнеиерархии.
В обмене информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель - лицо,генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - собственноинформация, закодированная спомощьюсимволов.
3. Канал - средствопередачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначенаинформация и котороеинтерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получательпроходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностьюутрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1. Зарождение идеи.
Пример. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмоти этапа – «не начинайте говорить, не начав думать».
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом показан на рис.1.
Предлагается следующаяструктура информации:
1) по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.:
2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3) по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;
4) по изменчивости во времени - условно-постоянная н условно-переменная (недолговечная);
5) по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная. письменная и др.;
6) по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по эапросу и принудительно в определенные сроки:
7) по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8) по стадии жизненного цикла объекта по стадии маркетинга (НИОКР, организационно-технологической подготовке производства н т.д. до списания);
9) по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при еекодировании.
Основныетребования к качеству информации:
- своевременность;
- достоверность (с определенной вероятностью);
- достаточность;
- надежность (с определенной степенью риска);
- комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара- условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов н т.д.);
- адресность;
- правоваякорректность информации;
- многократностьиспользования;
- высокая скорость сбора, обработки и передачи;
- возможность кодирования;
- актуальность информации.
К примеру, представители разных отделов в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмене информацией о продукции.
Вопросы организации массива и потоков информации, технологии ее переработки и моделирования изложены по работе В.Г.Версана.
Организация массива информации.Информационный массив - это упорядоченная по определенным признаком совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.
Цель создания массива информации - повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.