Немає необхідності складати акт і для підтвердження витрат у вигляді орендних платежів. Адже оренда не є послугою ні з погляду цивільного законодавства, ні з погляду Податкового кодексу. Так, в Цивільному кодексі положення про договори відшкодувального надання послуг і оренди розташовані в різних розділах. А значить, ці категорії відносин є самостійними і для них встановлені різні правила.
По Податковому кодексу орендні відносини не відносяться до категорії «послуга», оскільки не відповідає її визначенню, даному в статті 38 кодексу. Нагадаємо, що дана норма визнає послугою діяльність, результати якої не мають матеріального виразу, реалізуються і споживаються вже в процесі здійснення цієї діяльності. Оренда ж не є діяльністю, оскільки це можливість на законних підставах володіти і використовувати чужу річ. Крім того, вона не має таких результатів, які б реалізовувалися або споживалися в процесі самої оренди.
Це означає, що орендна плата є платою не за послугу, а за користування майном. Отже, підтверджувати факт перерахування грошей буде не акт наданих послуг, а договір оренди, акт прийому-передачі приміщення, рахунок на оплату, виставлений орендодавцем, і платіжні документи, підтверджуючі оплату цього рахунку. А для заліку ПДВ орендареві буде потрібно ще і рахунок.
Відмітимо, що такої ж позиції дотримуються і фахівці ФНС. У листі від 5 вересня 2005 р. № 02-1-07/81 наголошується, що орендна послуга починає споживатися з моменту укладення договору. В той же час Мінфін не так давно висловив думку, що акти наданих послуг все ж таки треба виставляти щомісячно (лист від 7 червня 2006 р. № 03-03-04/1/505). Тільки ось вимога про обов'язкове складання актів прийому-передачі послуг ні розділом 25 Податкового кодексу, ні законодавством про бухгалтерський облік не передбачено.
1.4 Локальні нормативні акти організації
Дуже часто в літературі по кадровому діловодству уживається термін - локальні нормативні акти. У довідниках дається докладне роз'яснення цього терміну. Багато статей журналів, освітлюючих проблеми кадрових служб, не раз писали про необхідність ухвалення даних документів в кожній організації. Але далеко не у всіх організаціях в наявності дана документація.
Відповідно до статті 68 п. 3 ТК РФ працедавець при прийомі на роботу зобов'язаний ознайомити працівника з чинними в організації локальними нормативними актами, що мають відношення до трудової функції працівника.
Локальні нормативні акти - документи, що розробляються для регламентації трудових відносин в даній організації і встановлення працедавцем умов праці в межах своєї компетенції відповідно до законів і інших нормативних правових актів, колективного договору і угод.
Про склад локальних нормативних актів, обов'язкових для кожної організації, мовиться в ТК РФ:
Штатний розклад (ст. 57 ТК РФ)
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права і обов'язки в цій області (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
При змінній роботі кожна група працівників повинна проводити роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (ст. 103 ТК РФ)
Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ)
Разом з прямо передбаченими ТК РФ локальними актами працедавець може приймати і інші документи, що містять норми трудового права, необхідні для вирішення виникаючих проблем у взаєминах з працівниками, наприклад: положення про персонал, положення про структурні підрозділи (відділах), посадові інструкції.
Зупинимося на такому документі, як посадова інструкція. Чи необхідні вони в організації? Яку роль грає даний документ в регулюванні трудових відносин між працівником і працедавцем? Посадова інструкція - організаційно-розпорядливий документ, в якому визначається місце працівника в організації, основні функції, конкретні обов'язки, функціональні права і відповідальність при здійсненні діяльності на певному посаді.
Відсутність чітко розроблених регламентів, інструкцій і інших режимних елементів завжди надасть можливість працедавцеві виразити свою незадоволеність якістю і об'ємом результатів праці співробітників. Загальне правило: якщо ви хочете плутанини, ніколи не займайтеся регламентацією праці і не витрачайте часу на розробку управлінської документації.
Не дивлячись на те, що останніми роками все більше керівників починає розуміти необхідність і корисність розробки різного роду організаційної документації, існує ще багато компаній, де керівництво не стурбоване розробкою всіх необхідних регламентів, у такому разі допускаються наступні помилки:
ПОМИЛКА 1: абсолютна відсутність посадових інструкцій.
Всі обов'язки «передаються на словах». Керівництво вважає, що «краще душевно поговорити, чим бруднити тонни паперу».
ПОМИЛКА 2: формальний підхід до написання посадових інструкцій.
Коли інструкції створені для звітності і не використовуються в реальному житті, кандидат виходить на роботу, слабо уявляючи собі, круг своїх обов'язків, перший час «плаває» у виборі найбільш важливих з них і зазвичай вибирає для регулярного виконання тільки те, що найцікавіше або не складе труднощів виконати. Ця ситуація стає особливо критичною тоді, коли це стосується роботи «прибуткових» співробітників. Так, наприклад, в діяльності менеджерів відділу продажів часто витісняється важка і не всіма улюблена робота по залученню і «обходженню» нових клієнтів.
ПОМИЛКА 3: невірний розподіл обов'язків:
Ті або інші роботи ні за ким конкретно не закріплені, і їх виконує той, хто в даний момент вільний або «просто пригадав» про необхідність виконати їх.
Приклад: Завдання поповнення прайс-листів в торговому залі покладене на всіх менеджерів залу, при цьому не призначений «відповідальний» за виконання цих робіт. Як наслідок, прайс-листи роздруковуються нерегулярно, і то, тільки після відповідного прохання клієнта. При цьому вони містять велику кількість помилок і неточностей.
Не продумана система «підміни співробітника у разі відсутності або по хворобі».
Приклад: Роздрібний салон з продажу комп'ютерної техніки. З метою залучення клієнтів, виготовлений рекламний щит, який необхідно кожен ранок виставляти перед дверима салону. Для виконання цього завдання призначений співробітник, якому доплачується «за винесення» певна сума до основного заробітку. В цілому ця схема працювала вельми успішно, за винятком тих днів, коли даний співробітник по якихось причинах не був на роботі або спізнювався на початок робочого дня. Тоді рекламний щит, як правило, не виставлявся. Або виставлявся, але після довгих домовленостей кого-небудь з працівників. Основні аргументи, що пред'являються керівництву: «мені не платять за цю роботу» і «я зараз не можу цього зробити, тому що у мене багато своєї роботи».
Співробітникам поставлена велика кількість «різношерстих» обов'язків.
Приклад: Системний адміністратор, крім своїх основних функцій, виконує роль експедитора і співробітника, що займає питаннями реклами. Він багато часу проводить в роз'їздах по потребах фірми. В результаті, зазвичай не встигає виготовити і помістити рекламу в ЗМІ або не виявляється «під рукою» в мить, коли необхідний терміновий ремонт техніки. В цьому випадку, якщо ви поцікавитеся «чому обов'язки не виконуються в належній мірі?», ваш співробітник, швидше за все, пошлеться на надмірну зайнятість і велику кількість обов'язків.
Не дивлячись на те, що обов'язковість посадових інструкцій виникає тільки в строго певних випадках, саме вона дозволить працедавцеві:
Раціонально розподілити обов'язки між працівниками.
Правильно організувати відбір кадрів при наймі, провести їх подальшу розстановку.
Укріпити службову дисципліну.
Підвищити ефективність діяльності організації.
Створити організаційно-правову основу діяльності співробітників.
Підвищити відповідальність співробітника за результати своєї діяльності.
Забезпечити об'єктивність оцінки при атестації співробітника.
Застосувати адекватні заходи заохочення і дисциплінарних стягнень.
Уникнути трудових суперечок
Порядок в організації наступить тоді, коли діяльність співробітників буде регламентована. Можливо, не варто економити на розробці управлінській документації?
2. Складання і оформлення актів
Акт — довідково-інформаційний документ, що фіксує стан об'єкту і, при необхідності, рекомендації комісії.
Існує велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, організацій, підприємств); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); акти здачі-прийому (при виконанні замовником і виконавцем роботи договірних зобов'язань); прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення документів і справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; нещасних випадків; перевірок і ін.
Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі. Формуляр акту:
постійні реквізити «єдиного бланка»:
емблема (03);
найменування організації (06);
найменування виду документа (08) (АКТ);
змінні реквізити «єдиного» бланка:
дата (09);
реєстраційний номер (10);
місце складання або видання документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
відмітка про наявність додатку (20);
підписи членів комісії (21);
гриф твердження (15).
Дата (09) і місце складання (12), що проставляються в бланку акту повинні відповідати даті і місцю події, що актується.
Заголовок (17) акту відповідає на питання «про що?» і починається з приводу «О» («О») і формулюється за допомогою віддієслівних іменників. Наприклад:
Про перевірку збереження документів
Допускається, щоб заголовок акту відповідав на питання «чого?». Наприклад:
Про перевірку збереження документів
Перевірка збереження документів