Оформление заявления и приказа о предоставлении отпуска
Доказано, что отдохнувший работник намного ценнее уставшего и изможденного. Однако перед тем, как паковать чемоданы и отправляться в долгожданный отпуск, его необходимо документально оформить.
Статьей 149 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) предусмотрено, что работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных ТК. Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы (в случаях, предусмотренных ТК). Процедура предоставления отпуска сопряжена с оформлением документов, фиксирующих юридически значимое действие.
Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым приказом (указание) нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания приказа о предоставлении отпуска. В этом случае нет необходимости в письменном заявлении работника. Визы ознакомления, проставленные работником на графике трудовых отпусков, а также приказе о предоставлении отпуска будут одним из вариантов письменного выражения согласия работника с условиями и сроками предоставления отпуска. Порядок составления графика отпусков подробно изложен в журнале "Кадровик. Управление персоналом" № 12 за декабрь 2007 года, с. 74.
Однако может возникнуть ситуация, когда работнику нужно будет составить заявление: при переносе трудового отпуска, замене его денежной компенсацией, разделении на части и иные обстоятельства, предусмотренные законодательством.
Составление заявления также необходимо при предоставлении социальных отпусков (по беременности и родам, по уходу за детьми, в связи с обучением, по уважительным причинам личного и семейного характера). Сроки их предоставления в графике трудовых отпусков не определяются.
Заявление о предоставлении отпуска содержит следующие основные блоки информации:
1) наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления (в данном случае - работник);
2) название вида документа ("ЗАЯВЛЕНИЕ");
3) адресат (т.е. должностное лицо, которому адресуется заявление);
4) дата подписания заявления;
5) регистрационный индекс;
6) текст;
7) подпись заявителя;
8) визы;
9) резолюция.
Заявления можно оформлять на чистых листах бумаги формата А4 или А5.
Оформлять заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера (печатной машинки). Однако, независимо от способа оформления работник должен собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату.
Заявления о предоставлении отпуска регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации составляется большое количество таких заявлений, то для их регистрации можно завести отдельный журнал. После регистрации на заявлении проставляется его регистрационный номер (индекс).
Согласно ТК отпуск работнику предоставляется уполномоченным должностным лицом (руководителем организации или его заместителем), поэтому заявление адресуется на имя этого лица. Адресат, располагаемый в правом верхнем углу, содержит указание на должность руководителя, включая наименование организации, его фамилию и инициалы в дательном падеже.
Текст заявления включает указание на вид отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск и его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в его тексте указывается причина (основание).
Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).
Образец оформления заявления о предоставлении трудового отпуска:
Отдел документоведения Директору ООО "ХХХ"
Иванову А.А.
ЗАЯВЛЕНИЕ
17.03.2008 № 19
Прошу предоставить мне трудовой отпуск на 24 календарных дня с 20.03.2008.
| Научный сотрудник | Сидоров В.Р. | Сидоров |
Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами организации, т.е. проходит внутреннее согласование. В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. При этом слова "Виза" или "СОГЛАСОВАНО" не пишутся:
Начальник отдела кадров
Трудовая К.О. Трудовая
17.03.2008
Визы располагаются ниже подписи заявителя слева.
Подписанное и завизированное заявление передается руководителю или иному уполномоченному должностному лицу для наложения резолюции.
В резолюции отражается решение руководителя о предоставлении отпуска, а также, при необходимости, детализируются условия его предоставления. В резолюции руководителя может корректироваться продолжительность отпуска, указанная работником в заявлении. Так, согласно ст. 212 ТК, работникам, допущенным к вступительным испытаниям при приеме в учреждения, обеспечивающие получение среднего специального образования, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не менее 7 календарных дней, а в учреждения, обеспечивающие получение высшего образования, - не менее 12 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учреждения образования и обратно. Если, например, для сдачи вступительных экзаменов в своем заявлении работник просит предоставить ему отпуск на 30 календарных дней, наниматель вправе предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, конкретизировав эту продолжительность в своей резолюции:
Подготовить приказ о предоставлении
отпуска с 25.03.2008 на 18 календарных дней.
Иванов
17.03.2008 г.
Резолюция должна быть конкретной и понятной исполнителю и не должна повторять содержание документа. Не допускается использование "кратких" резолюций типа "Разрешаю", "Согласен".
Резолюция располагается между адресатом и текстом заявления, а при отсутствии достаточного места - на любом свободном месте лицевой стороны первого листа документа. Оформление резолюции на оборотной стороне, на полях заявления или поверх его текста не допускается.
После проставления резолюции заявление направляется исполнителю для подготовки приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.
ПРАВИЛА К ОФОРМЛЕНИЮ ЗАЯВЛЕНИЯ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА
Правила к оформлению закреплены в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методических указаний по практическому применению СТБ, Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
Срок хранения заявления о предоставления отпуска установлен в 1 год, согласно п. 245 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень 2007).
Необходимость составления приказа о предоставлении отпуска обусловлена требованиями ст. 152 ТК "Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом".
При подготовке приказа о предоставлении отпуска следует помнить, что согласно ст. 169 ТК, наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней. При этом работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно. Соответственно, приказ должен быть издан и работник ознакомлен с ним не позднее этого срока.
Приказ о предоставлении отпуска относится к группе приказов по личному составу. При подготовке такого приказа может применяться общий бланк или специальный бланк (бланк приказа). В соответствии с Примерной Инструкцией по делопроизводству 1 изготавливать специальный бланк целесообразно в том случае, если документов соответствующего вида в организации издается более 200 в год.
Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса впечатывается название этого вида документа ("ЗАГАД", "ПРИКАЗ"). Название вида документа в кавычки не заключается и печатается без разрядки (пробелов между буквами).
К приказу составляется заголовок, кратко отражающий содержание документа.
Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы:
О предоставлении трудового отпуска Дмитриеву Д.К.
Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не перечисляются:
О предоставлении трудовых отпусков
В случае издания сложного по содержанию приказа по личному составу, в котором фиксируется сразу несколько распорядительных действий (предоставление трудового отпуска одному работнику, командирование другого и отзыв из отпуска третьего), заголовок к приказу оформляется обобщенно:
По личному составу
Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.