Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машине.
В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью.
Образец оформления справки приведен на рис. 25.
Доклад имеет большое значение при проведении заседаний, совещаний, собраний.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа, правила оформления.
Доклад может преследовать две цели:
1. Информирование
2. Информирование и убеждение.
Составление доклада – мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада.
Исходя из цели доклада, проводят логическое построение материала. Например, постановка проблемы, анализ проблемы, возможные решения, план действия, выводы.
В докладе должны присутствовать следующие элементы:
- вступление (наглядно и доступно излагают цели и назначение доклада);
- основная часть (изложение основных фактов, использование материала для доказательства и убеждения);
- выводы (представляются в виде положений);
- рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).
Текст доклада должен состоять из коротких предложений, так как длинные предложения плохо воспринимаются на слух. Предложение должно быть не более 20 слов. Для использования в докладе цифр, нужно найти эффективный способ подачи, чтобы слушающий или читающий доклад пришли к нужному Вам выводу.
Текст доклада пишут через два интервала. Указывают название документа – ДОКЛАД, тему доклада. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку.
Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.
Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.
Телеграмму строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.
Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
- отметку о категории или особом виде телеграммы (при необходимости);
- адресат;
- текст;
- фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).
Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
- наименование организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);
- подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности);
- печать;
- дата.
По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.
При указании адреса в телеграммах, как правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи.
Текст телеграммы должен быть предельно кратким (рис.26)
Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).
Тест ответных телеграмм (рис.27) надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.
Цифровые данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче.
Реквизит «подпись»
Во второй части телеграммы (под чертой)
Обязательно заверяют печатью организации или специальной печатью «Для телеграмм».
Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями (по принадлежности вопроса).
Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
В совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.
При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.
Телеграмму печатают на чистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию).
При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают.
Верхнюю часть телеграммы (над чертой) печатают крупным шрифтов (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.
Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.
Международные телеграммы печатают на русском языке и латинским шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.
Рекомендации для передачи телефонограммы:
- передавать только краткую и срочную информацию;
- проверять правильность записи повторным чтением;
- не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);
- не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.
Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.
Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.
После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.
Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.
Образец телефонограммы представлен на рис. 28.
Факс получает в последнее время все более широкое распространение для быстрой посылки информации. Он очень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4. любой документ может быть послан с помощью факса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. На рис. 29 приведен один из вариантов факса.
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.
Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.
Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:
- прием на работу;
- перемещение по работе;
- увольнение с работы;
- установление должностных окладов;
- отпуска;
- командировки;
- изменения фамилии;
- поощрения;
- взыскания и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Особенности приказа по личному составу:
1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.