Вивчення й оцінка конкретних кандидатів у виконавці і їхні можливості здійснюються на основі всього обсягу інформації, одержуваної різними способами з різних джерел.
Насамперед на основі анкетних даних вивчаються й перевіряються так звані життєві шляхи кандидатів: дати й місця народження, місця навчання й отримані спеціальності, місця роботи й займані посади й т.д.
У бесідах з товаришами по службі й знайомих з'ясовуються політико-правові, ділові й морально-психологічні якості кандидатів. Мова йде про комплекс якостей, таких, як: відношення до різних політичних подій у країні й за рубежем, до існуючих політичних і громадських організацій, до різних соціальних процесів, патріотизм, товариськість, почуття нового, відданість виконуваній справі, ініціативність, уміння передбачати, вимогливість до себе й навколишньої середи, самокритичність, уміння слухати, погоджуватися й переконувати, єдність слова й справи, почуття особистої відповідальності, цілеспрямованість, працездатність, організованість, дисциплінованість, ризикованість, активність, інтуїція, принциповість, самостійність, справедливість, витриманість, увічливість, тактовність, чесність, щирість, почуття гумору й т.д.
Перевіряється можлива наявність різних компрометуючих матеріалів на кандидатів: судимостей, родинних і інших зв'язків з певними категоріями осіб, участі в незаконних формуваннях та ін.
Керівники проводять зустрічі-співбесіди з кандидатами, щоб мати особисті враження від спілкування з ними, одержати подання про їхню політичну зрілість, загальну і професійну підготовки, ерудицію, психологічні особливості характерів, стан здоров'я й т.п. До таких зустрічей рекомендується ретельно готуватися, обов'язково становити списки підлягаючих обговоренню питань. Ці питання повинні мати такий характер, щоб кандидати не змогли обмежитися відповідями типу «так» або «ні», а були змушені обґрунтовувати свої позиції, висловлюючи певні аргументи. Важливо спонукувати кандидатів до висловлення власних думок, до самооцінок, які можуть відповідати дійсності, але можуть бути й заниженими або завищеними.
Звичайна більшість кандидатів перевіряються на спеціальних окремих дорученнях. При цьому перевіряються їхні здатності впевнено поводитися в різних ситуаціях, установлювати контакти з певними категоріями осіб, одержувати необхідну інформацію й т.д.
Нерідко для уточнення деяких психологічних, фізіологічних і фізичних особливостей виконавців використаються різні випробування (тести).
Зіставлення виявлених можливостей конкретних кандидатів з існуючими вимогами до виконавців нерідко представляє певні складності. Вся справа в тому, що інформація про кандидатів, отримана з різних джерел, має, як правило, ретроспективний характер, тобто в ній відбиваються здатності, особисті якості, знання, уміння й навички кандидатів, які в основному виявилися в їхньому житті й діяльності в минулому. До того ж ці відомості нерідко мають неповний, нечіткий (розпливчастий) і не зовсім надійний характер.
Із цих причин висновки про відповідність можливостей кандидатів існуючим вимогам до виконання майбутніх посадових обов'язків мають імовірнісний характер. Відповідність проясниться тільки через певний період, протягом якого колишні кандидати реально будуть виконувати свої посадові обов'язки. Тому для керівників дуже важливо на основі ретроспективної інформації про можливості конкретних кандидатів уміти прогнозувати перспективи їхнього успішного використання на відповідних посадах [4].
Можливості конкретних кандидатів рівняються між собою за критеріями, що відповідають вимогам до можливостей виконавців. Звичайно застосовувані критерії розділяються на три основні групи:
1) тверді (компрометуючі матеріали, психологічна стійкість, фізичне здоров'я й т.п.);
2) оцінні (цілеспрямованість, єдність слова й справи, почуття особистої відповідальності, відданість виконуваній справі, уміння передбачати, товариськість, працездатність, організованість, ініціативність і т.д.);
3) враховуючі (самостійність, активність, почуття гумору й т.д.).
При підготовці висновків гідними кандидатами будуть уважатися ті, які, по-перше, повністю відповідають всім твердим критеріям, по-друге, є кращими з погляду оцінних критеріїв і, по-третє, відповідають максимуму враховуючих критеріїв.
Вибір найбільш гідних конкретних кандидатів з погляду існуючих вимог до посадових можливостей виконавців «полегшується» у тих випадках, коли він обмежується одиничними кандидатами на ті або інші посади. Якщо ж таких кандидатів декілька, рекомендується поступово посилювати оцінні й враховуючі критерії. В остаточному підсумку такі процедури приведуть до того, що керівники зможуть відібрати на відповідні посади найбільш гідних з тих, що є в наявності.
Зміст методики вдосконалення підготовки виконавців становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:
1) уточнення професійних вимог до знань, уміння і навичок виконавців, їхнім здатностям і особистим якостям;
2) вивчення й оцінка професійних знань, умінь і навичок, здатностей і особистих якостей конкретних виконавців;
3) зіставлення професійних знань, умінь і навичок, здатностей і особистих якостей конкретних виконавців з існуючими вимогами;
4) визначення змісту необхідних професійних знань, умінь і навичок, здатностей і особистих якостей, достатніх конкретним виконавцям для відповідності існуючим вимогам;
5) розвиток (формування) у конкретних виконавців різних професійних знань, умінь і навичок, здатностей і особистих якостей в інтересах успішної службової діяльності [10].
Уточнення професійних вимог до можливостей виконавців здійснюється в ході вивчення кваліфікаційних характеристик посад, зокрема їхніх розділів «Повинен знати» і «Кваліфікаційні вимоги», а також типових професійних моделей виконавців. Це дозволить з'ясувати: наскільки ці вимоги відповідають сучасним ситуаціям, у яких діють виконавці, і перспективі; наскільки вони можливо застаріли. В останньому випадку керівники зобов'язані уточнювати застарілі вимоги з урахуванням нової обстановки.
Вивчення й оцінка професійних можливостей конкретних виконавців проводяться шляхом одержання (з різних документів) і аналізу відповідної інформації, у якій відбиваються результати їхньої службової діяльності, її ефективність. Багато чого дають керівникам індивідуальні бесіди із самими виконавцями, а також з їхніми колегами. У ході таких бесід рекомендується уточнювати думку виконавців про себе, цікавитися, як вони себе оцінюють: чи бачать свої сильні й слабкі сторони, чи прагнуть до самовдосконалення й саморозвитку, що заважає й що сприяє їхній самопідготовці.
Більші можливості в оцінці професійних якостей виконавців надають різні тести. Для оцінки реальних професійних знань, умінь і навичок можуть використатися професійні тести, для оцінки різних здатностей і особистих якостей - психологічні тести. Гарні результати можуть бути отримані за допомогою різних ділових ігор, застосовуваних в інтересах діагностики [13].
Зіставлення професійних можливостей конкретних виконавців з існуючими вимогами жадає від керівників уважного й ретельного підходу. Його варто застосовувати індивідуально у відношенні кожного з оцінюваних виконавців. У процеси порівняння бажано залучати самих же виконавців, яким небайдужі їхні результати. Така спільна діяльність приносить, як правило, гарні результати. До того ж вона психологічно вигідна керівникам: у виконавців з'являється зацікавленість у майбутній підготовці й прагнення активно в ній брати участь, не обмежуючись пасивною присутністю.
Визначення змісту необхідних професійних можливостей, достатніх конкретним виконавцям для відповідності існуючим вимогам, має вирішальне значення для їхньої наступної підготовки. Тому висновки керівників повинні мати ретельно продуманий і всебічно зважений характер. При цьому їм не слід упадати в крайності: намагатися осягнути неосяжне або обмежуватися елементарним мінімумом.
Отримані висновки необхідно обговорити з тими виконавцями, чиї інтереси зачіпаються. Причому їхні зацікавлені думки бажано враховувати по можливості максимально. Це буде важливим стимулом у ході їхньої безпосередньої підготовки.
Розвиток (формування) у конкретних виконавців різних професійних можливостей в інтересах успішної службової діяльності здійснюється шляхом навчання й виховання. Останні є взаємозалежними й взаємообумовленими елементами єдиних по суті процесів. У ході навчання формуються (розвиваються) насамперед необхідні професійні знання, уміння й навички, достатні виконавцям для успішної службової діяльності, у ході виховання - їхні особисті якості.
Безпосереднє навчання виконавців в умовах функціонуючих організаційних ланок припускає, що як основні методи будуть використовуватися практичні бесіди-консультації й такі активні методи, як аналіз конкретних ситуацій і ділові ігри.
Практична діяльність надає необмежену кількість реальних ситуацій, які керівники можуть використовувати з великою користю, застосовуючи методи аналізу конкретних ситуацій. Їхня суть складається у формуванні рішень щодо тих або інших конкретних ситуацій, які виникли в результаті подій, що відбулися. Причому конкретні ситуації - це сукупності взаємозалежних явищ, фактів і проблем, які характеризують певні періоди (події) у діяльності різних виконавців і жадає від них прийняття рішень (активних дій).
Процедура аналізу конкретних ситуацій включає наступні етапи: введення (керівники); інформування про ситуації (керівники); вивчення ситуацій i вироблення варіантів рішенні (виконавці); дискусія (виконавці й керівники); висновок (керівники).