Оцінка ефективності організаційного управління в охоронному агентстві (стр. 15 из 20)
Розрахунок строків виконання заходів викликає певні складнощі через відсутність відповідної нормативної бази. Нерідко доводиться визначати ці строки на основі наявного досвіду реалізації аналогічних заходів у минулому з урахуванням можливих умов їхнього здійснення, підготовленості виконавців і наявності інших можливостей.
У теорії й практиці сіткового планування використаються дві формули для визначення тимчасових параметрів заходів:
а) Тср=
б) Тср=
Тmin— мінімальний (оптимістичний) час виконання заходів у випадку найсприятливішого збігу обставин, коли не виникають непередбачені труднощі;
Tnw— найбільш імовірний час виконання заходів у випадку найчастіше виникаючих обставин;
Tmax— максимальний (песимістичний) час виконання заходів у випадку найбільш несприятливого збігу обставин, коли виникають значні непередбачені труднощі;
Tср— середній час виконання заходів у випадку їхньої багаторазової реалізації в різних ситуаціях.
Узгодження проектів планів полягає в тому, щоб визначити (усвідомити, уточнити) наскільки в їхньому змісті враховані й використані ті або інші положення, результати, по-перше, раніше виконаних аналогічних планів, по-друге, суміжних планів, по-третє, більш короткострокових або більш довгострокових планів діяльності.
Експертиза проектів планів являє собою оцінку їх зовнішньої й внутрішньої якості. Зовнішня якість визначається їхнім зовнішнім виглядом, а також наявністю (відсутністю) всіх реквізитів (елементів), передбачених для планів вимогами державних стандартів і нормативних актів органів безпеки. Внутрішня якість визначається насамперед тим, наскільки зміст проектів відповідає реальній ситуації й буде відповідати майбутній обстановці, в якій намічається реалізація планів, наскільки бездоганно з політичної і юридичної точок зору, професійно грамотно, повно, чітко і ясно викладено.
Затвердження проектів в якості планів здійснюється тільки тими керівниками, які у відповідності зі своїми посадовими статусами (положеннями) мають відповідні права. В результаті такого затвердження плани здобувають юридичну чинність. Їхні заходи стають обов'язковими до виконання відповідними (передбаченими в планах) виконавцями.
Передача планових завдань виконавцям полягає в тому, щоб: по-перше, вчасно, повно й точно ознайомити тих або інших виконавців з інформацією про запропоновані (намічені) їм для виконання заходи; по-друге, уточнити правильність її сприйняття (розуміння) всіма виконавцями; по-третє, у необхідних випадках ретельно, переконливо й дохідливо роз'яснити сенс і зміст таких заходів.
Зміст методики вдосконалення контролювання виконуваної виконавцями службової діяльності становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:
1) вивчення стану процесів виконуваної виконавцями службової діяльності;
2) виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах перевірної діяльності, від раніше передбачених;
3) з'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах досліджуваної діяльності виконавців;
4) підготовка пропозицій про усунення відхилень у процесах перевірної діяльності;
5) внесення коректив до виконуваних планів й реалізовані при цьому дії виконавців.
Вивчення стану процесів службової діяльності виконавців полягає в аналізі інформації: про умови, які практично сприяють або перешкоджають досягненню успіхів; про реально досяжні й недосяжні цілі; про фактично для цього реалізовані і нереалізовані заходи; про послідовність, якість і конкретні строки їхнього виконання (зриву); про досягнуті при цьому конкретні результати, можливі і виниклі наслідки; про виконавців, які відповідальні за успіхи й невдачі в службовій діяльності.
У результаті вивчення формуються висновки, що фіксують фактичний стан процесів діяльності виконавців на момент перевірки. Крім того, бажано, щоб висновки відбивали тенденції й перспективи його змін у найближчому й віддаленому майбутньому.
Виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах виконуваної службової діяльності від запланованих заходів, діючих нормативів і вимог здійснюється шляхом порівняння отриманих на першому етапі висновків про фактичний стан цих процесів, тенденцій і перспектив їхньої зміни з тими плановими завданнями, які впорядковують перевірні процеси, і тими нормативами, які їх регламентують.
В якості нормативів можна використовувати (і практично використовуються) різні директивні, нормативні й розпорядницькі рішення: закони, укази, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції.
Відхилення, що виявляють у ході перевірки, можуть мати характер не тільки негативний (небажаний), але й позитивний (бажаний) з погляду досягнення успіхів у процесах виконуваної виконавцями службової діяльності. Причому практично важко однозначно стверджувати, що є більш важливим: виявлення недоліків або нововведень (передового досвіду).
З'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах діяльності виконавців полягає у виділенні сукупності тих основних умов (неврахований або нових), безпосередній вплив яких обумовило або може обумовити виникнення тих або інших відхилень від планових заходів і існуючих нормативів. Ці умови стосовно організаційних ланок можуть мати зовнішній або внутрішній характер. Зовнішні - це насамперед різні політичні, економічні, наукові, технічні, соціальні, екологічні й інші умови; внутрішні - правові, професійні, соціально-психологічні, моральні умови, рівень ресурсного забезпечення й т.д.
Необхідно спеціально відзначити, що всі ці умови можуть бути трьох типів: 1) минулі (ретроспективні), тобто раніше існуючі, але зниклі або такі, що втратили своє значення на момент перевірки; 2) сучасні (дійсні), тобто раніше не існуючі або раніше існуючі, але такі, що здобули своє значення тільки до моменту перевірки; 3) майбутні (перспективні), тобто такі, які не існують на момент перевірки, але можуть виникнути найближчим часом або в більш віддалений період.
У результаті з'ясування формуються висновки, які фіксують основні причини відхилень у процесах службової діяльності виконавців на момент перевірки. Що стосується інших (не основних) причин, то необхідно негайно вжити заходів для їхнього практичного усунення. У той же час варто обов'язково надавати безпосередню практичну допомогу виконавцям.
Підготовка пропозицій щодо усунення відхилень у процесах виконуваної службової діяльності складається, по суті, у формуванні коригувальних рішень. Практично такі рішення мають приватний характер. Вони передбачають необхідність здійснення тих або інших змін, які можуть стосуватися цілей діяльності, складу або змісту необхідних дій (заходів), порядку й строків їхньої реалізації, складу або якості виконавців і т.д. Їхня наступна реалізація повинна привести до вирішення проблем у процесах діяльності виконавців.
Внесення корективів у плани й дії виконавців припускає виконання наступних основних дій:
а) уточнення або доповнення в розумних межах окремих положень тих або інших планів, які визначають і направляють процеси діяльності виконавців;
б) передача в компетентні організаційні ланки пропозицій щодо уточнень або доповнень різних положень тих або інших рішень, які регламентують процеси діяльності виконавців;
в) додаткове інструктування виконавців, у діяльності яких були виявлені або можуть виникнути відхилення від планів і нормативів;
г) додаткове навчання виконавців, у діяльності яких були виявлені або можуть виникнути відхилення від планів і нормативів;
д) заохочення виконавців, що досягли у своїй діяльності певних успіхів;
е) покарання виконавців, що допустили у своїй діяльності невиправдані зриви;
ж) передача в компетентні організаційні ланки пропозицій щодо заохочення або покарання відповідних виконавців.
Зміст методики вдосконалення підведення підсумків завершеної виконавцями службової діяльності становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:
1) вивчення основних результатів, отриманих виконавцями в процесах завершеної службової діяльності;
2) визначення ефективності процесів досліджуваної службової діяльності;
3) виявлення типових недоліків і корисних нововведень у процесах завершеної службової діяльності;
4) підготовка пропозицій про усунення типових недоліків і використанні виконавцями корисних нововведень у майбутньому;
5) передача виконавцям пропозицій про усунення типових недоліків і використанні корисних нововведень у процесах майбутньої службової діяльності.
Вивчення основних результатів, отриманих виконавцями в процесах завершеної діяльності, виробляється шляхом аналізу інформації про те, чим закінчилося виконання тієї або іншої сукупності заходів, передбачених для досягнення основних планових цілей. При цьому повинні використовуватися, по можливості, всі фактичні відомості, зафіксовані у відповідних документах.
Необхідно також опитати якнайбільше учасників завершеної планової діяльності й одержати від них насамперед усну інформацію: початкові відомості, оцінки, враження. Обсяг і зміст такої інформації, що не зафіксована в службових документах, бувають, як правило, значними й важливими (корисними, цікавими). Більша частина цих відомостей ніким не збирається, не вивчається й пропадає без застосування. Можна спробувати одержати таку інформацію від деяких учасників у письмовому виді.
Визначення ефективності процесів діяльності, завершеної виконавцями, здійснюється шляхом порівняння отриманих на першому етапі висновків про фактично досягнуті раніше результати з бажаними результатами - плановими цілями. Останні виконують при цьому роль нормативів.