3.1.2 Хронометраж рабочего времени
Анализ использования рабочего времени руководителя помогает выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля, позволяет определить на что расходуется время, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, факторы стимулирующие или ограничивающие работоспособность [1]. Для подобного анализа будем использовать таблицу анализов видов деятельности и расхода времени – хронометраж.
Таблица 1. Хронометраж рабочего времени Кушпатовой Е.В.
| Вид деятельности | Интервал времени | Длительность |
| Планерка с сотрудниками | 900 – 930 | 30 минут |
| Разбор почты (срочно/не срочно) | 930 – 940 | 10 минут |
| Подготовка документов для работы | 940 - 1000 | 20 минут |
| Делегирование обязанностей сотрудникам | 1000 – 1030 | 30 минут |
| Получение заданий из Нт и их выполнение (ICQ) | 1030 - 1200 | 1 час 30 минут |
| Дорога | 1200 – 1210 | 10 минут |
| Дела в городе (личные) | 1210 – 1540 | 3 час 30 минут |
| Обеденный перерыв | 1540 – 1600 | 20 минут |
| Сбор и проверка делегированных заданий | 1600 – 1800 | 2 часа |
| Отчет (ICQ) руководителям управлений по результатам выполненной работы | 1800 - 1900 | 1 час |
| Просмотр и разбор документов | 1900 – 1930 | 30 минут |
В таблице даны наиболее часто осуществляемые виды деятельности и средний интервал времени, требуемый для выполнения операции, но не является "ежедневным фиксированным расписанием": деятельность и время на её осуществление может изменяться. Помимо анализа использования рабочего времени руководитель должен учитывать факторы, которые помешали выполнить работу быстрее. Для этого составляется листок возможных "дневных помех".
Таблица 2. Листок возможных "дневных помех"
| Помехи, интервал | Время | Пометки (причины) |
| Беседы с подчиненным по работе, не относящейся к работе | 30 минут | Проблемы по выполнению работы |
| Решение вопросов с руководством в Нижнем Тагиле по ICQ | 2 часа | Долгий набор текста |
На основе интервью (Приложение А), хронометража (Таблица 1) и наблюдений, можно сделать следующие выводы, сильные стороны:
- сортировка почты (рационально разделить письма на более и менее важные);
- планирование рабочего времени и распределение его по срочности;
- делегирование обязанностей позволяет освободиться от мелких задач, которые могут решить другие сотрудники.
Слабые стороны:
- В работе присутствует ICQ, который отнимает много времени на набор текста, когда быстрее было бы позвонить;
- причины, непосредственно связанные с личностью руководителя - это постоянная спешка, постоянные задерживания, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. Это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.
Рекомендации для улучшения продуктивности рабочего дня Кушпатовой Евгении Вадимовны:
- Четко планировать цели и задачи на месяц, а не только на текущий день;
- Планировать задачи не только по срочности, но и по сложности;
- Делить сложные и объемные задачи на мелкие;
- Стараться не решать личные вопросы в течение рабочего дня;
- Сосредотачиваться на текущем деле, не торопиться и не суетиться, переключаясь с одного дела на другое.
В курсовой работе была изучена одна из актуальных проблем современных руководителей: эффективное планирование и использование рабочего времени.
Были решены, следующие задачи:
- Рассмотрены теоретические основы использования рабочего времени;
- найден порядок осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента;
- выявлены основные причины дефицита времени;
- проанализированы интервью с руководителем магазина ООО"СуперСтрой" Кушпатовой Евгенией Вадимовной и хронометраж её рабочего времени. Выявлены слабые и сильные стороны, а также даны рекомендации по повышению эффективности использования рабочего времени.
Гипотеза о том, что Кушпатова Евгения Вадимовна эффективно использует и планирует свое время, не принята. Так как анализ хронометража и интервью показывает, что ей не достаточно времени на отдых, личные увлечения и приходится задерживаться на работе и рабочий день длится 10-12 часов, когда должен 8-10. Однако Евгения Вадимовна считает, что эффективно использует время и не хочет следовать советам и что-то менять.
Так хочется все успеть: и работу выполнить, и поспать, и пообщаться с родными, друзьями. Когда мы торопимся, суетимся, время летит незаметно, поэтому необходимо правильно планировать и использовать его. Ведь время – это необратимый ресурс нашей жизни. Но, к сожалению, многие, понимая, что времени не хватает, так и не хотят ничего менять.
Список использованных источников
1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 455 с.
2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. - М.: "Элит-2000", 2001. – 472 с.
3. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М.: Гардарики, 2003г. 528 с.
4. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. – Пенза, 2000. – 253 с.
5. Герчикова И. Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 1994г. 480 с.
6. Завельский М.Г. Экономика и социология труда. – М.: Логос, 2001. – 208 с.
7. Материалы сайта www.akmr.ru
8. Материалы сайта www.e-xecutive.ru
9. Материалы сайта www.improvement.ru
10. Материалы сайта www.top-manager.ru
11. Материалы сайта www.zarplata.ru
12. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2001. – 832 с.
13. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб.-практ. пособие. – М.: Дело, 2002. – 272 с.
Приложение А
Интервью с Кушпатовой Евгенией
Я: Сколько времени вы уделяете в сутки на работу(в среднем)?
-Евгения: часов 10-12
-Приходится ли вам брать работу на дом, или задерживаться?
-Конечно
-Как вы считаете, эффективно ли вы используете время рабочего дня?
-Да
-Планируете ли вы свое время, задачи на месяц, неделю, день?
-Да
-Хватает ли вам времени на выполнение запланированных задач на день?
-Чаще всего нет
-Какие методы или технологии вы используете: ежедневник, стикеры, телефон, компьютер?
-Ежедневник, перекидной календарь, стикеры, записки, телефон, компьютер
-Используете ли вы какие-нибудь программы?
-Word, exel, adobe reader - это основные, плюс почта и аська
-Как распределяете задачи на день? Какие вначале рабочего дня, в середине и в конце? По сложности, по срочности?
-По срочности
-Опаздываете ли вы на совещания, встречи, беседы и т.д.?
-Иногда, если знаю, что мне это позволительно
-Часто ли вы отвлекаетесь в течение дня от рабочего процесса?
-Да, на разговоры по аське, телефону, в целом от получаса до часа за полный рабочий день
-Делегируете (распределяете) ли вы обязанности на других сотрудников?
-Да
-Приходится ли переделывать за них, порученные дела?
-Очень редко, чаще их контролируешь и все
-Как много времени отнимает разговоры по телефону и проверка почты(@)?
-Почта - час, телефон - часа полтора - два
-Как вы считаете, достаточно ли времени уделяете отдыху, семье, родным?
-Нет
-Есть ли у вас какие-нибудь увлечения, которые требуют дополнительного времени, если да, то хватает ли вам времени на них?
-Да, силовой тренинг и стрип-пластика, но последние два месяца времени на них нет
-Если вы заболеете, придется ли вам идти на работу?
-Да
-Хотели бы вы более эффективно и рационально использовать свое время?
-Да
-Знаете ли вы какие-нибудь методы повышения эффективности?
-Планирование и делегирование обязанностей
-Могу посоветовать почитать Глеба Архангельского
-Ок, спасибо, но у меня нет на это времени