Между субъектом и объектом управления (а также внутри каждого из них) существуют определенные взаимодействия, называемые в теории управленческими отношениями. Взаимодействие субъекта с объектом (вертикальное направление сверху вниз) в теории управления называется прямыми связями. Отношения, выстраиваемые (условно) снизу вверх, определяются как обратные связи. Внутриобъектные и внутрисубъектные отношения называют горизонтальными связями. Через прямые связи поступают распорядительно-информационные сообщения, обратные связи отражают реакцию объекта на управленческие воздействия.
Безусловно, такое деление управленческих отношений является упрощенной моделью для рассмотрения технологии взаимодействия субъекта и объекта. В реальности данный процесс намного сложнее. Сложность управленческих отношений заключается в том, что они вбирают в себя субъективные проявления и объективную обусловленность. Их специфика в следующем:
— объективной обусловленности установления и развития управленческих отношений;
— осознанном характере осуществления управленческих действий;
— индивидуализированном характере принятия управленческих решений;
— формальных и неформальных взаимодействиях (формальный управленческий труд предписан нормативными актами и определен социальными ожиданиями, а неформальные взаимоотношения ничем не регламентируются и основываются на добровольных началах симпатий и антипатий);
— иерархичности отношений подчинения и руководства;
— многообразии социальных отношений между различными субъектами и объектами управления, возможности перемен их ролями.
Одной из важнейших проблем в теории социального управления является определение технологии процесса упорядочения взаимоотношений между элементами систем. Ключ к пониманию сущности данного процесса находится в определении его цикличности, постоянном возобновлении определенных последовательных этапов управленческой активности.
Цикл (от греч. «круг») представляет собой совокупность взаимосвязанных явлений, процессов, работ, образующих законченный крут целевого развития в течение определенного временного периода.
Цикличности в своем развитии подвержены все системы. Существуют экономические циклы (например, теория «длинных волн» Н.Д. Кондратьева), политические циклы (периодичность выборов и пребывания во власти), производственные циклы (полный крут работ по производству экономического продукта), жизненный цикл товара и другие.
Цикл управления определяется как полная совокупность периодически следующих друг за другом фаз управленческой деятельности. Управленческий цикл — это череда перманентных действий, реализация которых протекает во времени и пространстве для достижения целей конкретной системы.
Фазы (этапы) управленческого цикла связаны с главным средством социального регулирования — информацией и условно подразделяются на:
1) сбор информации о состоянии внутренней и внешней по отношению к данной системе сред;
2) анализ информации;
3) подготовку и принятие управленческих решений на основе альтернативного выбора.
Исходя из вышесказанного выделяют следующие виды управленческих циклов:
— информационный цикл (сбор и первичная обработка информации на уровне технических исполнителей и профильных специалистов);
— аналитический цикл (подготовка и принятие решений, осуществляемые специалистами и управленческими кадрами);— мотивационно-организационный цикл (всесторонняя работа с персоналом по реализации решений, а также технико-материальное обеспечение успеха работы организации);
— контрольный цикл (осуществление контроля на протяжении реализации этапов всех других циклов в целях коррекции развития объектов и поддержания успешной динамики).
Все рассмотренные циклы при их определенной самодостаточности взаимно переплетаются друг с другом, переходят один в другой и вместе образуют целостную систему управленческого цикла.
Таким образом, управленческие отношения являются сложной, динамично развивающейся системой социальных взаимодействий. Они являются связующим фактором в процессе функционирования всех элементов общества как целостной системы.
Для нормального протекания процессов управленческого цикла субъект управления должен peaлизовывать ряд функций, т. е. производить определенные управленческие действия, направленные на оказание воздействия на объект. Функции субъекта по отношению к объекту тоже замыкаются в условный круг, образуя деятельностную составляющую управленческого цикла. Эти действия придают динамику перечисленным выше подциклам управления, через них происходит реализация технологии (запуск в работу) управленческих воздействий на все элементы системы [9, с.10-12].
Функции субъекта (или этапы управленческого цикла с его участием) можно подразделить на:
— мониторинг и анализ проблем системы (рассогласованность и противоречия целей данной системы с целями других систем);
— подготовка вариантов (альтернатив) упорядочения элементов системы в целях ее сохранения и дальнейшего развития;
— выбор и реализация наиболее эффективной альтернативы (осуществление управленческого решения);
— организация реализации намеченных в решениях мероприятий;
- контроль процесса реализации решений (сопоставление результатов с запланированными целями);
— регулирование и коррекция динамики системы (своевременное воздействие на выявленные в результате контроля отклонения в развитии элементов системы с целью приведения ее динамики к заданным параметрам).
В результате реализации функций субъекта управления (прохождения стадий управленческого цикла) системообразующие элементы приводятся в адекватное ее целям и задачам состояние [9, с. 19-20].
Объекты управления в социальной работе – социальные работники, вся система взаимоотношений, складывающаяся между людьми в процессе социальной защиты населения.
Объект управления получает управленческие команды и функционирует в соответствии с содержанием данных команд.
Необходимым является наличие у субъекта управления рычагов воздействия (мотивации) на объект управления, с помощью которых можно побуждать его выполнять управленческие команды (это условие определяет принципиальную возможность или невозможность субъекта управления осуществлять управление). Для того чтобы механизм мотивирования приводил к достижению поставленных целей, необходимо выполнять следующие требования:
1) он должен обладать действенностью на протяжении всего времени функционирования объекта управления и не ослабевать по мере удовлетворения потребностей объекта управления. Этого можно добиться за счет комплексного использования рычагов воздействия, периодического чередования методов мотивирования ориентации, стимулирующих воздействий на удовлетворение стабильных долгосрочных потребностей;
2) механизм стимулирования должен увязывать уровень стимулирования со степенью достижения конечных целей.
В настоящее время в мировой практике управления разработан и широко применяется достаточно большой арсенал средств стимулирования, отвечающих данным требованиям. Формирование механизма мотивирования должно строиться преимущественно на ситуационной основе[10, с.634].
Информационный подход к процессам управления различными системами представляется в виде системы с управлением, включающей три подсистемы: управляющую систему (систему управления), объект управления и систему связи.
Согласно информационному подходу, управление рассматривается, прежде всего, как процесс преобразования информации: информация об объекте управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления. Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются с понятием связь. Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с понятием управление. Если системы способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они обладают обратной связью. Обратная связь создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее не известно.
Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими. К ним относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические системы и др.
Основными группами функций системы управления являются:
1) функции принятия решений (преобразования содержания информации)- выражаются в создании новой информации в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного управления (регулирования, координации действий). Это связано с преобразованием содержания информации о состоянии объекта управления и внешней среды в управляющую информацию при решении логических задач и выполнении аналитических расчетов, при порождении и выборе альтернатив. Эта группа функций является главной, поскольку обеспечивает выработку информационных воздействий по удержанию в существующем положении или при переводе системы в новое состояние;
2) рутинные функции обработки информации охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование, преобразование формы информации и т.д. Эта группа функций преобразования информации не изменяет ее смысл, т.е. это рутинные функции, не связанные с содержательной обработкой информации;
3) функции обмена информацией связаны с доведением выработанных воздействий до объекта управления и обменом информацией (ограничение доступа, получение (сбор), передача информации по управлению в текстовой, графической, табличной и иных формах по телефону, системам передачи данных и т.д.).