Призначення і функції бухгалтерської служби
У сучасних умовах господарювання роль бухгалтера на підприємствах постійно зростає, оскільки розширюється перелік його функцій.
З облікового працівника, який займається рознесенням даних первинних документів на рахунки бухгалтерського обліку для складання звітності, він поступово перетворюється на "радника" керівника практично за всіма питаннями діяльності підприємства.
Жодне управлінське рішення не обходиться без інформації головного бухгалтера щодо його ефективності, можливих економічних і податкових наслідків.
Таким чином, роль бухгалтера на сучасному підприємстві не обмежується відображенням операцій на рахунках бухгалтерського обліку та складанням звітності, а передбачає також надання допомоги керівництву під час розв'язання проблем управлінського характеру.
Бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером є одним з провідних підрозділів управлінської структури підприємства, яка забезпечує формування повної і достовірної інформації про результати діяльності та майновий стан підприємства, необхідної для прийняття ефективних рішень, здійснення контролю за використанням матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і попередження негативних явищ у господарській діяльності.
Цим обумовлено місце бухгалтерської служби в системі інформаційних потоків підприємств.
Необхідність створення бухгалтерської служби як відокремленого підрозділу підприємства, з правової точки зору, зумовлена двома причинами.
По-перше, без ведення бухгалтерського обліку від моменту реєстрації до офіційної ліквідації підприємство не має права на існування.
По-друге, бухгалтерська служба є тим підрозділом, який повинен слідкувати за дотриманням діючого законодавства: господарського, податкового, трудового та ін., оскільки лише законні господарські операції підлягають відображенню у бухгалтерському обліку.
Причому контроль повинен здійснюватися як щодо рішень і дій всіх працівників підприємства, так і щодо операцій, які здійснюються з контрагентами підприємства.
Для виконання контрольних функцій працівники бухгалтерської служби наділяються відповідними правами, яких немає у працівників інших підрозділів підприємства.
Так, без підпису головного бухгалтера або уповноваженої ним особи грошові та розрахункові документи не мають юридичної сили.
У більшості випадків головним бухгалтером попередньо переглядаються і візуються договори, які укладаються підприємством на виконання сторонніх робіт і послуг, постачання та відпуск товарно-матеріальних цінностей тощо.
Працівники бухгалтерської служби здійснюють контроль за діяльністю матеріально-відповідальних осіб, перевіряють їх звітність, беруть участь в інвентаризації цінностей.
На обліковий підрозділ покладається обов'язок не лише здійснювати контроль за правильністю оформлення первинних документів, а й за відповідність їх змісту чинному законодавству.
Облікові працівники відповідають за збереженість бухгалтерської документації на всіх етапах документообороту, за своєчасність представлення бухгалтерської звітності відповідним користувачам.
Вказівки та розпорядження головного бухгалтера в межах його компетенції є обов'язковими для виконання всіма працівниками й структурними підрозділами підприємства.
Неухильне виконання всіх вимог головного бухгалтера щодо дотримання правил ведення бухгалтерського обліку повинен забезпечити керівник підприємства.
Штатна чисельність працівників підприємства, в тому числі й бухгалтерської служби, затверджується відповідно до статуту власником підприємства або уповноваженим органом управління.
Обліковий підрозділ підприємства тісно пов'язаний з усіма іншими підрозділами підприємства, отримує від них необхідну для ведення бухгалтерського обліку та здійснення контролю документацію і надає їм економічну інформацію, здійснюючи безпосередній вплив на виконання плану постачання, виробництва та збуту продукції, рентабельність й інші економічні показники діяльності підприємства.
Традиційне трактування функцій бухгалтера виключно як ведення рахунків, складання регістрів і звітності, на сучасному етапі не є повним.
Сьогодні, коли інформаційне забезпечення стало найважливішим фактором успішної господарської діяльності, функції бухгалтера зазнали суттєвих змін.
Сучасний бухгалтер здійснює широку діяльність, яка включає планування, аналіз і контроль прийнятих управлінських рішень.
Він повинен задовольняти потреби всіх користувачів бухгалтерської інформації: зовнішніх і внутрішніх.
Права та обов'язки бухгалтера визначаються під дією наступних факторів:
=> практично кожен бухгалтер (крім бухгалтерів, які працюють за цивільно-правовими договорами) є найманим працівником, тобто знаходиться у трудових відносинах з роботодавцем.
Таким чином, коло прав і обов'язків бухгалтера включає в себе трудові права та обов'язки;
=> бухгалтер є не лише працівником підприємства, а й посадовою особою. Така обставина перетворює бухгалтера в можливого суб'єкта юридичної відповідальності;
=> бухгалтер є посадовою особою зі специфічними функціями. Фактично він є консультантом з фінансових питань. Крім того, у результаті свої роботи бухгалтер виконує публічні функції.
Остання обставина пояснюється тим, що основні обов'язки бухгалтера передбачено на законодавчому рівні, зокрема, Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".
Відповідно до Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників залежно від рівня освіти облікового працівника та його посади на нього покладаються відповідні обов'язки та ставляться до виконання завдання.
На підприємствах сучасний головний бухгалтер:
=> організовує бухгалтерський облік на підприємстві, тобто визначає техніку та технологію бухгалтерського обліку, приймає участь у формуванні облікової політики;
=> керує діяльністю бухгалтерської служби, розподіляє обов'язки між працівниками, контролює виконання покладених на них завдань;
=> забезпечує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, наданням оперативної інформації, правильністю нарахування та своєчасним перерахуванням податків до Державного бюджету та інших платежів, складанням і поданням бухгалтерської звітності встановленим органам у відповідні терміни, дотриманням встановлених правил проведення інвентаризації;
=> бере участь у роботі юридичної служби підприємства з питань оформлення матеріалів щодо відшкодування втрат від недостач і крадіжок майна;
=> організовує підвищення кваліфікації керівників та фахівців бухгалтерської служби.
Керівник облікового підрозділу забезпечує збереженість бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх у встановлений термін до архіву.
З ним мають узгоджуватися призначення, звільнення і переміщення матеріально відповідальних осіб.
На малих підприємствах головний бухгалтер може виконувати обов'язки касира.
Посадовий рівень та обов'язки головного бухгалтера на різних підприємствах суттєво відрізняються.
Так, головний бухгалтер може бути як керівником, що відповідає за певну ділянку роботи, так і людиною, яка поєднує в собі фінансового директора, керівника планового відділу, а іноді й юриста.
Якщо підприємство мале, то головному бухгалтеру слід не лише забезпечити організацію бухгалтерського обліку, а безпосередньо відображати здійснені господарські операції підприємства на рахунках бухгалтерського обліку.
Така людина може брати участь в ухваленні стратегічних рішень. Проте, у зв'язку з тим, що він змушений за відсутності інших працівників виконувати рутинну роботу, його функції не набагато перевищують функції рахівника, який переважно займається реєстрацією фактів господарського життя для складання бухгалтерської звітності.
Головний бухгалтер (бухгалтер) підприємства є посадовою особою (Рис. 1).
Відповідно до законодавства посадовими особами є особи, які постійно або тимчасово здійснюють функції представників влади, а також обіймають постійно або тимчасово на підприємствах незалежно від форми власності посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків, або виконують такі обов'язки за спеціальним повноваженням.
Обов'язки посадових осіб
організаційно-розпорядчі адміністративні
| функції щодо здійснення керівництва трудовим колективом, певною ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників (добір і розстановка кадрів, планування роботи, організація праці підлеглих, підтримання трудової дисципліни тощо) | повноваження щодо управління або розпорядження державним, кооперативним або приватним майном установлення порядку його зберігання, переробки, реалізації, забезпечення контролю за цими операціями тощо) |
Рис. 1. Характеристика обов'язків посадових осіб
Головний бухгалтер може наділятися організаційно-розпорядчими обов'язками, оскільки він здійснює керівництво бухгалтерською службою підприємства (якщо бухгалтерський облік ведеться бухгалтером без створення бухгалтерської служби, такі обов'язки полягають у координуванні дій інших працівників підприємства, робота яких пов'язана з веденням бухгалтерського обліку).
Адміністративно-господарські обов'язки головного бухгалтера (бухгалтера) пов'язані із забезпеченням контролю за операціями, пов'язаними з рухом майна підприємства.
Роль головного бухгалтера на підприємстві не обмежується організацією і веденням бухгалтерського обліку. До його думки все частіше прислухається керівник навіть у тих питаннях, які відносяться, на перший погляд, до його компетенції.