Цей прийом не раз допомагав своєчасно знайти власні упущення і більш ефективно підготуватися до майбутнього спілкування.
У ряді систем знань вважається, що в процесі інтелектуальної роботи розум трудиться шляхом перебору раніше відомих варіантів і їх комбінацій. Якщо розум (інтелект) перестає із якої-небудь причини працювати, то з'являється можливість безпосереднього сприйняття знань по конкретній проблемі у вигляді усвідомлення якоїсь інтегральної відповіді з більш глобального інформаційного рівня.
Тому вважається, що мозковий штурм корисний не стільки генерацією варіантів рішення і їх комбінацій, скільки можливістю "натомити" розум і хоч на мить відключити його, щоб безпосереднє ірраціональне знання з більш глобальних рівнів сприйняття проникло в свідомість людини. Тобто, отримати багатство короткочасної медитації. Внаслідок чого приходить відразу або з часом "більш системне, часто нестандартне рішення" проблеми або ідея, де отримати додаткову інформацію.
Тому ще один прийом полягає в тому, щоб так само вибрати спокійний час, сісти і постаратися ці декілька хвилин не думати взагалі. Думки, які, спадатимуть на думку, треба розглядати як зовнішні, сторонні. Треба прагнути не фіксуватися на цих думках, що приходять, не утримувати їх свідомістю, а просто "краєчком" своєї свідомості пасивно спостерігати за ними. Таким чином, поступово розум стає більш спокійним, і з'являється можливість для усвідомлення нових думок, які раніше не могли пробитися в свідомість людини через постійний "шум" звичного потоку рутинних роздумів з приводу маси поточних справ.
Треба відзначити, що одержувана таким ірраціональним шляхом нова і нетривіальна інформація може прийти в голову керівника навіть після завершення цієї невеликої вправи, наприклад через годину або два, або навіть через декілька днів.
Природно, що навики, що поступово придбавалися, такого роду приносять користь не тільки для проведення нарад, але і в інших сферах повсякденного життя.
Рекомендації керівнику компанії "Центр нерухомості" по організації наради:
Сформулювати порядок денний необхідно ясно і чітко. Визначити специфічні питання, які повинні обговорюватися на нараді. Бажано при цьому уникати питань, що допускають зміни або поправки.
Визначити регламент часу для кожного пункту порядку денний і старатися строго його дотримуватися.
Обмежити число присутніх тими, хто може внести свій внесок в обговорювані питання, і тими, хто має повноваження на втілення в життя прийнятих на нараді рішень. Простіше кажучи, ніж більше людей присутні на нараді, тим довше воно триватиме.
Перенести проведення наради негайно після обіду або в кінці дня. Бажання присутніх скоріше піти додому пересилить їх прагнення до багатослівності.
Постаратися уникати планування проведення нарад в своєму власному офісі, це може привести до виникнення виправданні з приводу відволікання уваги самого керівника. Крім того, буде важчим справитися з тими, хто спробує після наради продовжити обговорення з керівником питань повістки дня або яких-небудь інших питань.
Починати нараду в призначене на порядку денному час. Очікування спізнилися може привести до тому, що вони продовжуватимуть спізнюватися і в майбутньому, крім того, це дратуватиме людей, що прийшли вчасно.
Не допускати відходу обговорень убік від питань, що стоять на порядку денний. Якщо вони (питання, які присутні намагаються обговорити) дійсно важливі, їх можна буде обговорити на наступній нараді.
Не потрібно витрачати час на обговорення питань, для яких не вистачає інформації для ухвалення по них рішення. Керівник повинен узяти на себе відповідальність за отримання і доведення бракуючої інформації до присутніх і перенести рішення з таких питань на майбутнє.
По можливості обминати обговорення яких-небудь питань, що не відносяться до порядку денний, в кінці наради. Така техніка дуже часто використовується людьми настільки ледачими, що вони не здатні належним чином підготуватися до обговорення питань, що стоять на порядку денний. Вона може привести до ухвалення неправильних рішень, заснованих на неадекватному розгляді тієї або іншої ситуації. Крім того, вона може привести до тому, що всі зусилля, зроблені з метою дотримання регламенту, будуть зведені нанівець.
Підводячи підсумок всьому вищесказаному, хотілося б ще раз звернути увагу на актуальність розподілу робітника часу кожного керівника організації, на його уміння чітко, ясно, швидко доводити інформацію до своїх підлеглих, одержувати всі необхідні відомості від них, ухвалювати своєчасно правильне рішення. Аналізуючи ефективність підготовки до ділової наради з психологічної точки зору, Е.Г. Молл вважає, що частіше всього керівники допускають такі помилки, як відсутність системи в підготовці і проведенні нарад, зайва централізація при ухваленні рішення, перетворююча низові ланки управління у формальних виконавців і позбавляюча їх ініціативи, відсутність конкретного єства в ухвалених рішення, які проходять часто під рубрикою "розібратися", "просити" і т.п.
Як видно з курсової роботи, нарада - процес складний і при його підготовки необхідно враховувати величезна кількість психологічних закономірностей і правил. Об'єктивна ж реальність в даний час примушує всіх керівників організацій повертатися обличчям до проблеми підвищення ефективності своєї роботи, продуктивного використовування кожної хвилини робочого часу.
В ході курсової роботи були вирішені наступні задачі:
Розглянуті поняття, єство і типи ділових нарад;
Розібраний процес підготовки наради: формування повісті дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;
Дана характеристика компанії "Центр нерухомості";
Дана оцінка підготовки і планування нарад керівником ріелторської компанії "Центр нерухомості";
Розроблені заходи щодо вдосконалення процесу по підготовці керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".
Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-хто, навіть найкоротша нарада, від попереднього опрацьовування тільки виграє.