Построение системы управления персоналом (стр. 5 из 7)

Рис. 1. Схема функциональной оргструктуры управления персоналом

Линейно-функциональная (комбинированная) структура представляет собой сочетание двух вышерассмотренных оргструктур. У линейного руководителя появляется штаб, состоящий из различных функциональных органов, звеньев, отделов, соответствующих конкретной функции управления. Ей присущи рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей и принцип демократического централизма, при котором подготовка и обсуждение решения производятся коллегиально, а принятие решения и ответственность единолично первым руководителем. Недостатки связаны с увеличением численности управленческого персонала, увеличением расходов на содержание управленческих служб, дублирование функций руководителей и специалистов[21].

Дивизиональная оргструктура характеризуются наличием оперативных подразделений с широкими полномочиями; многоуровневой организационной структуры; делегированием полномочий; выделением функций стратегического управления и центральных функциональных служб. Специализация управления происходит по видам товаров и услуг, группам потребителей или географическим регионам. Это приводит к усложнению информационных взаимосвязей, растут затраты на содержание аппарата управления.

Матричная структура направлена на реализацию целевых проектов, для выполнения которых создаются специальные руководители, управленческое

воздействие осуществляется линейно, функционально и предметно. Это приводит к повышению ответственности исполнителей, усилению контролирующих функций руководителей, быстроте реагирования на изменения внешней и внутренней среды. Вместе с тем при такой оргструктуре появляется усложнение организационных взаимоотношений, многопоточность информационных взаимосвязей многоуровневое подчинение исполнителей[22].

Таким образом, возможны следующие варианты оргструктуры службы управления персоналом: 1) при малой численности персонала и незначительной трудоемкости функций выполнение отдельных задач поручается отдельному специалисту, а не подразделению; 2) для средних и крупных предприятий при достаточно обособленных в пространственном и административном отношениях функциональных сферах организации создается служба управления персоналом, имеющая несколько подразделений; 3) при продуктовом типе структуры (выделение подразделений по каким-либо направлениям производственной деятельности) центральная служба персонала, подчиненная руководителю организации, включает в себя службы персонала по продуктам. А, Б, В и т. д., а наличие централизованной службы персонала определяется степенью юридической и административной самостоятельности продуктовых дивизионов; 4) в крупных организациях с широкими финансовыми возможностями может наблюдаться дальнейшее структурирование внутренних подразделений системы управления персоналом с выделением самостоятельных отделов[23].

2.2 Обеспечивающие подсистемы службы управления персоналом

Система управления персоналом базируется на четырех обеспечивающих подсистемах: информационная, социально-психологическая, финансовая и правовая подсистемы.

Информационная подсистема предназначена для сбора, систематизации и анализа информации, необходимой для принятия кадровых управленческих решений.

Приступая к поиску информации, следует обратиться в организации, занимающиеся сбором и обобщением научно-технической информации - библиотеки, осуществляющие справочно-библиографическое обслуживание, органы научно-технической информации. Источниками первичной информации могут служить: бюллетени сигнальной информации, включающие в себя библиографические описания литературы, выходящей по определенной отрасли знаний; аналитические обзоры - информационные издания, дающие представление о состоянии и тенденциях развития определенной области и т. д.

Часть информационной системы - делопроизводство - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, процесс обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или передачи. Этот процесс включает своевременную обработку поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников организации; регистрация, учет и хранение документов; контроль за исполнением документов. Делопроизводственные процессы обычно регламентируются, основными стандартами являются ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов». В подсистеме управления персоналом ведутся следующие унифицированные системы документации: плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала); первичной учетной (по учету труда и зарплаты); отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, высвобождению работников); социальной (по пенсиям, пособиям, льготам); организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, анкеты, заявления, правила, постановления, решения, устав). Отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие документы: личные дела работников организации; трудовые книжки, пенсионные дела. В настоящее время в связи с развитием современных технологий информационная подсистема реализуется на основе специализированного программного обеспечения и представляет собой сложную многоуровневую базу данных.

Правовая подсистема управления персоналом предназначена для обеспечения соответствия действий кадровой системы требованиям и условиям действующего законодательства. Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях»; Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)»; Закон РФ «О пенсиях». Сфера локального регулирования включает: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации. Задача службы управления персоналом состоит в экспертизе нормативных актов, разработанных в организации на соответствие трудовому законодательству; информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; разъяснение и порядке применения действующем а трудового законодательства. Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом. К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют функции по управления персоналом: положение по формированию кадрового резерва; положение по организации адаптации работников; положение об оплате и стимулированию труда; должностная инструкция.

Деятельность службы по управлению персоналом определяется Положением о подразделении - документ, регламентирующий деятельность и включающий следующие разделы: общие положения (место в структуре предприятия; кому подчиняется; какими документами руководствуется); задачи; функции; права; взаимоотношения с другими подразделениями; ответственность подразделения[24].

Финансовая подсистема предназначена для изыскания средств на решение задач кадрового менеджмента, в том числе на найм, отбор и развитие персонала. На предприятии существует два основных типа финансирования на базе себестоимости (заработная плата основных работников; заработная плата управленческого персонала (менеджер по персоналу); отчисления на социальное и медицинское страхование) и на базе прибыли.

Социально-психологическая подсистема предназначена для обеспечения социально-психологической поддержки функций управления (мотивация, адаптация, создание благоприятного психологического климата, формирование рабочих групп). Для этого предусматривается проведение мероприятий: изучение потребностей персонала; диагностика психического состояния работников; изучение условий труда; управление конфликтами; создание условий для отдыха и психологической разгрузки[25].

2.3 Организационное проектирование системы управления персоналом

Организационное проектирование - процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Целью оргпроектирования является придание процессу создания новой системы управления персоналом или развитию действующей. Оргпроектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации. При комплексном проектировании предполагается использовать системный функционально-целевой подход, который предусматривает решение организационных вопросов одновременно для производственной системы и системы управления персоналом проектируемой организации, для каждой составляющей их подсистемы и элемента, а также организации в целом как системы. Система управления персоналом является основой системы управления организацией.

Системный функционально-целевой подход к разработке проектов систем управления всех уровней иерархии позволяет комплексно подойти к решению данной проблемы. Проектируются все подсистемы: линейного руководства, все функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления. Подсистема линейного руководства включает всех линейных руководителей: директора организации, начальников цехов и участков, мастеров, линейных руководителей непроизводственных подразделений. Функциональные подсистемы системы управления обеспечивают выполнение конкретных функций управления для достижения целей всех сфер деятельности организации. Целевые подсистемы обеспечивают комплексность управления для достижения главной цели деятельности организации путем интеграции и координации выполнения конкретных функций подсистемы линейного руководства, функциональных и обеспечивающих подсистем системы управления (управление качеством, управление социальным развитием организации и др.)[26].