Таким образом, расчеты наличными во время приема иностранной делегации должны производиться в исключительных случаях, что является дополнительным поводом для того, чтобы подготовку к данному событию начинать заблаговременно, по возможности заключая договоры, в которых предусмотрена безналичная форма оплаты.
Если же от расчетов наличными «не уйти», то нужно производить их, не забывая о действующих ограничениях в данной сфере. Согласно п. 27 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (далее - Инструкция о кассовых операциях), подтверждением приема наличных денег являются следующие первичные учетные документы, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»:
А знание п. 37 Инструкции о кассовых операциях позволит вам избежать многих поводов для конфликтных ситуаций с бухгалтерией. В соответствии с ним документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:
Получив у продавца кассовый чек, внимательно изучите его. Если какойто из перечисленных реквизитов в нем отсутствует, то смело требуйте в дополнение к нему выписку еще одного документа - так называемого товарного чека, в котором должен содержаться номер, наименование юридического лица (инициалы и фамилия индивидуального предпринимателя), дата продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цена товара (выполнения работы, оказания услуги) и оплаченная сумма. Товарный чек должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
Есть свои особенности при покупке товаров, выполнении работ и оказании услуг в случае, когда работники получают денежные средства под отчет посредством зачисления на свой картсчет или расходуют их с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек. Однако о них мы расскажем в другой раз.
Приведем пример предварительной сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.
СМЕТА
расходов на прием и обслуживание делегации из Великобритании
Основание: приказ о приеме иностранной делегации от 01.06.2009 № 50;
Программа пребывания иностранной делегации от 18.06.2009 № 1.
Количество членов иностранной делегации: 4.
Количество сопровождающих иностранную делегацию лиц: 3.
Время пребывания в г. Минске: с 22.06.2009 по 24.06.2009 включительно.
Цель пребывания: проведение переговоров по ___________________________________________________________________________________________________________________________________
| №п/п | Статья расходов | Сумма, руб. | Примечание |
| 1 | Оплата 4 одноместных номеров в гостинице «Европа» 22–24 июня (с завтраками) | 5 800 000 | Безналичнаяформа оплаты |
| 2 | Оплата питания 22–24 июня (4 члена делегации плюс 1–3 сопровождающих лица) | 8 500 000 | Безналичнаяформа оплаты |
| 3 | Услуги транспортной организации (микроавтобус с водителем) 22–24 июня | 750 000 | Безналичнаяформа оплаты |
| 4 | Услуги переводчика (по договору подряда) 22–24 июня | 1 200 000 | Оплата наличными через кассу |
| 5 | Культурное обслуживание: | ||
| 5.1 | экскурсия по г. Минску 22 июня | 200 000 | Наличныйрасчет |
| 5.2 | посещение концерта во Дворце Республики23 июня | 400 000 | Безналичнаяформа оплаты |
| 6 | Прочие расходы (фуршет и т.д.) | 500 000 | Наличныйрасчет |
| Итого по предварительной смете | 17 350 000 | ||
| в т.ч. за наличный расчет | 700 000 | ||
Коммерческий директор Петров П.П.Петров
Главный бухгалтер Ларионова М.И.Ларионова
Что касается отчета о приеме иностранной делегации, то он составляется ответственными за это мероприятие лицами в произвольной форме. Авансовые отчеты о полученных под отчет наличных денежных средствах на представительские расходы необходимо представить не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При использовании корпоративной карточки работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему картчеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая сам этот день
Акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации составляется бухгалтерией в обычном порядке, а ответственные за прием иностранной делегации лица его только подписывают.
Хранение документов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций
Как и любые другие, документы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и в особенности - подтверждающие представительские расходы, имеют свои сроки хранения. Но если первичные учетные документы, на основании которых эти расходы были отражены в бухгалтерском учете и налогообложении, чаще всего хранятся в бухгалтерии, то организовывать хранение остальных «представительских» документов, скорее всего, придется секретарю.
В хорошо известном вам Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, есть целый раздел 6 «Внешнеэкономическая деятельность». Приведем некоторые сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций, перечисленные в этом нормативном акте:
| Номер статьи | Вид и название документа | Срок хранения документов | |
| в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов | в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов | ||
| 924 | Правила приема и обслуживания иностранных делегаций и официальных лиц: | ||
| 924.1 | по месту разработки | Пост. | До замены новыми |
| 924.2 | в других организациях | До замены новыми | -"- |
| 925 | Предложения посольств к визитам | Пост. | |
| 926 | Протоколы совещаний по подготовке визитов иностранных делегаций и официальных лиц | -"- | 3 г. |
| 928 | Планы приема иностранных делегаций и официальных лиц | 5 л. ЭПК | -"- |
| 930 | Отчеты о результатах визитов иностранных делегаций и официальных лиц | Пост. | -"- |
| 932 | Списки членов иностранных делегаций | -"- | |
| 933 | Письма с сообщениями о предстоящих визитах иностранных делегаций и официальных лиц | Пост. | 3 г. |
| 934 | Переписка о подготовке и проведении встреч с иностранными партнерами | 5 л. ЭПК | -"- |
| 935 | Переписка по организации приема и согласованию программ пребывания иностранных делегаций | -"- | -"- |
| 936 | Журналы учета встреч с представителями иностранных государств и юридических лиц | Пост. | 5 л. |
| 952 | Стенограммы и протоколы переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества | Пост. | 10 л. |
| 954 | Справки и сведения о подготовленных к подписанию внешнеэкономических соглашениях, программах, договорах | -"- | 3 г. |
| 956 | Перечни вопросов, выносимых для обсуждения на официальных встречах (переговорах) | -"- | -"- |
| 957 | Программы переговоров | -"- | -"- |
| 958 | Списки полномочных представителей и экспертов на переговорах | -"- | |
| 960 | Переписка о ходе и результатах переговоров с иностранными внешнеэкономическими организациями и юридическими лицами | -"- | -"- |
Конечно, в одной статье просто невозможно подробно рассказать обо всех сложностях и «подводных камнях», которые подстерегают вас при организации приема и пребывания иностранной делегации. Обещаем, что еще ни раз вернемся к поднятым в данном материале вопросам.
Однако один из них - употребление алкоголя в любых его видах во время проведения приема иностранной делегации - обойти нельзя. Вынуждены с определенным сожалением заметить, что действующее законодательство в данном вопросе не идет ни на какие компромиссы. Всем работникам организаций любых форм собственности (ну, кажется, какое вам дело, чем мы на частной фирме занимаемся?) запрещается употреблять алкогольные и спиртные напитки в рабочее время или по месту работы, в том числе и в случаях сопровождения иностранных делегаций, организации и проведения приемов и деловых встреч.
Если же этот запрет будет нарушен (даже по прямому указанию непосредственного руководителя), то действия работников должны трактоваться как грубое нарушение трудовой дисциплины, за которым должно последовать немедленное (!) отстранение их от работы, а также расторжение заключенных с ними контрактов. Не поздоровится и руководителю: за сокрытие подобных фактов нарушения подчиненными трудовой дисциплины контракт должны расторгнуть уже с ним самим.
Запрещено также возмещать расходы на алкогольные и спиртные напитки, потребленные в ходе деловых встреч. Выйти из положения можно только путем «правильного» оформления указанных операций, о котором мы расскажем какнибудь в другой раз.
Список использованныых источников
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. Минск « Беларусь » 1997.
2. Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999г. Минск Амалфея, 2000.
3. Жилищный Кодекс Республики Беларусь от 22 марта 1999г. № 248-З. Принят Палатой представителей 18 декабря 1998 года. Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года. Юридическая база «ЮСИАС».
4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года – Мн.: Амалфея 1999. – 240с.
5. В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудовое право, – М.: ЮНИТИ, 2002. – 463с.
6. Гражданский процесс. Общая часть: Учебник / Под общ. ред. Т. А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.
7. Седугин П. И. Жилищное право. Учебник для вузов. – М.: Издательская группа ИНФРА М – НОРМА, 1999 г.
8. Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное – М.: Издательская группа «Проспект», 2000. – 447с.