Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, должны храниться в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки передаются на хранение в архив организации. Организация обязана хранить такие трудовые книжки в течение 50 лет, после чего они подлежат уничтожению.
Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.
Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат» [прил. 2].
При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании раннее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, тока при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.
Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение.
Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы, тока ее дополняют вкладышем.
Без трудовой книжки вкладыш не действителен.
При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.
Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них бухгалтерия организации-работодателя обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, куда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Кроме того, кадровая служба или иное подразделение организации, оформляющее прием и увольнение работников (например, бухгалтерия) организации работодателя, обязана вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам, впервые принятым на работу в данную организацию.
Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Чистые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности и выдаваться лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, в произвольной форме, с приложением приходного ордера кассы организации. Можно также вычесть стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника на основании его заявления.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Акт составляется в произвольной форме.
Организовать работу по ведению, хранению учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них должен руководитель организации, назначив своим приказом (распоряжением) лицо, уполномоченное на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, которое и несет ответственность за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.
За невыполнение трудовых обязанностей лицом, на которое возложены обязанности по ведению, хранению и учету трудовых книжек (например, инспектором по кадрам, бухгалтером, руководителем структурного подразделения), к указанному лицу руководитель организации может применить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор или увольнение).
За нарушение порядка ведения трудовых книжек на руководителя организации или руководителя службы кадров организации может быть наложен административный штраф государственным инспектором труда в размере от 5 до 50 МРОТ (от 500 до 5000 руб.). Если нарушение порядка ведения трудовых книжек совершено руководителем организации, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, то он может быть дисквалифицирован судом (то есть лишен права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров, осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управлении юридическим лицом) на срок от одного года до трех лет. Следует отметить, что к указанной административной ответственности не может быть привлечен работник организации, ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, бухгалтер), поскольку он не наделен организационно-распорядительными функциями и, соответственно, не является субъектом данных административных правонарушений.
В заключении подведем основные итоги реферата.
Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом.
Наметившийся в России переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
В деятельности крупных фирм, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений.
1. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. – 6-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 224 с.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск, 2003-304 с.
3. Шаповалов Е.А. Главная книга, журнал №01, 2004. – 65 – 77 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство – 3-е изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003-359 с.