Пример оформления приказа (распоряжения) об отзыве работника из отпуска приводится в Приложении 7.
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а[30].
Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время и место командировки (берутся из задания) а при необходимости – источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.
После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10[31].
Пример оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку приводится в Приложении 8.
Увольнение работника отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и др.
На основании личного заявления, служебной записки или других документов составляется проект приказа.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а – нескольких работников[32].
Наибольшей точности требует указание причины ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела приказа можно воспользоваться правилами ведения трудовых книжек или инструкцией по заполнению трудовых книжек, в которых установлена общая схема записей об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в приказе и трудовой книжке едины.
Следует учитывать, что запись о причинах прекращения трудового договора вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
Все ссылки на статьи и пункты Трудового кодекса Российской Федерации в приказе (а затем в трудовой книжке) приводятся без сокращений.
Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.
Копия приказа помещается в личное дело.
На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.
Пример оформления приказа (распоряжения)о прекращении действия трудового договора приводится в Приложении 9.
Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказа
3.1 Системы регистрации приказов
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения[33].
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден[34].
Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели: учет документов; контроль за их исполнением; справочную работу по документам[35].
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним[36].
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации распорядительных документов.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются самостоятельные тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.[37].
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно: