4. Ответственность не концентрируется у высшего руководства. Часть её делегируется на места, в подразделения, занимающиеся данной проблемой.
5. Распределение задач идёт не сверху вниз, а снизу вверх по принципу передачи на верхний уровень лишь тех решений, которые не могут компетентно приниматься на нижнем уровне.
6. Принципы взаимоотношений руководителей и сотрудников четко определены и оформлены в специальном документе по руководству предприятием. Следование этим принципам обязательно для всех[1].
7. Производственные решения принимаются на тех уровнях, на которых в них возникает необходимость и на которых они реализуются.
8. Производственные решения принимаются не отдельными высшими или средними руководителями в должностной иерархии, а многими сотрудниками. В нашей компании производственные решения принимаются в зависимости от компетенции работников и специфики их производственной деятельности, при этом важное значение имеет персонификация ответственности, то есть, определен круг лиц, непосредственно отвечающих за принимаемые решения.
9. Вместо отдельных поручений каждому сотруднику предоставляется чётко очерченное поле деятельности, в рамках которого он может самостоятельно принимать решения. Реализация данного принципа позволила в нашей организации руководству сосредоточиться на решении стратегических задач, поручая некоторые текущие непосредственным исполнителям.
10. Ответственность не концентрируется у высшего руководства. Часть её делегируется на места, в подразделения, занимающиеся данной проблемой.
11. Распределение задач идёт не сверху вниз, а снизу вверх по принципу передачи на верхний уровень лишь тех решений, которые не могут компетентно приниматься на нижнем уровне.
12. Принципы взаимоотношений руководителей и сотрудников четко определены и оформлены в специальном документе по руководству предприятием. Следование этим принципам обязательно для всех.
В Гарцбургской модели управления ключевое значение уделяется вопросам делегирования полномочий и ответственности с верхних на нижние уровни иерархии управления компанией. Руководитель не может влиять буквально на всё и контролировать все производственные процессы. Значит, он не может нести ответственность за всё. Он делегирует свою ответственность вниз, по иерархии и отвечает за то, как его заместители справляются со своей работой, а не контролирует действия подчинённых им людей. Передача ответственности на предприятии базируется на диапазонах действия или диапазонах делегирования. Необходимо чётко разграничивать диапазон делегирования, и определить какие, полномочия переданы каждому сотруднику для решения поставленных перед ним задач, а также рамки ответственности, которую он несёт при исполнении делегированных ему полномочий. Нельзя не учитывать компетенцию при распределении задач, иначе невозможно будет регулировать ответственность. Необходимо чтобы каждая должность включала в себя следующие элементы:
- четко ограниченный круг задач, связанных с этой должностью;
- компетенция, соответствующая данной должности, т.е. сфера полномочий, в рамках которой он может правильно решать поставленные перед ним задачи;
- ответственность, которую несёт сотрудник в соответствии с задачами и компетенцией;
- поставленная цель с точки зрения задач и компетенции, связанных с этой должностью.
Определение границ диапазона ответственности делегирования входит в обязанности руководства предприятия, а не отдельного начальника. Причём делегирование не зависит от субъективных пожеланий того или иного начальника. Диапазон делегирования должен определяться в соответствии с объективной необходимостью, прежде всего целями и задачами организации. Для каждой должности, в зависимости от целей, определяются задачи, компетенция и соответствующая ответственность. Процесс делегирования строится с учётом объективного положения дел, а не в зависимости от личности. Главная задача заключается в том, как для конкретной должности подобрать конкретный, подходящий только ей, диапазон делегирования, т.е. совокупность передаваемых задач, прав и полномочий, учитывая ресурсы и возможности, а может быть и недостатки данной должности. Какая должность, - а не какой работник, - подходит под те задачи, которые в этот момент необходимо делегировать сверху. Каждый раз проблему выбора должности под делегируемые полномочия приходится решать на месте, с учётом всех обстоятельств. Вопрос определения объёма ответственности, которую несёт каждый сотрудник, занимающий конкретную должность, является составной частью делегируемого диапазона[2].
После того, как задачи, которые должен решать сотрудник, определены, определяется степень его ответственности.
Существует два вида ответственности:
- ответственность за действия;
- ответственность за руководство.
Ответственность за действия несёт сотрудник: он, а не начальник, должен отвечать за всё, что сделал или не сделал в рамках делегированных ему полномочий. Ответственность за руководство несёт начальник: он отвечает за то, как он исполняет свои обязанности начальника. При делегировании, начальник несёт ответственность за ошибки подчиненных только в том случае, если допустил ошибки при выполнении своих обязанностей руководителя. Обязанность сотрудников – самостоятельно действовать и решать, обязанность начальника – давать сотрудникам действовать и решать самостоятельно. Сотрудник, действующий на основе принципа делегирования ответственности, существенно отличается от подчинённого, действующего в рамках авторитарного руководства. Обязанности, которые должен выполнять сотрудник, можно сформулировать так:
1. Сотрудник обязан в рамках делегированного диапазона действовать и решать самостоятельно по собственной инициативе.
Сотрудник должен быть готов к самостоятельному принятию решений при соответствующей компетенции и с соответствующей ответственностью. Он должен сознательно брать на себя риск, который возлагается на него при таком виде руководства. Начальник уже не может координировать поведение сотрудников посредством различного рода указаний и принимать решения по вопросам, которые находятся непосредственно в диапазоне делегирования сотрудника.
При этом сотрудник должен придерживаться законодательных предписаний общих инструкций и рекомендаций, а это означает, что он обладает свободой только в предоставленных ему рамках.
Очень важно предоставлять сотрудникам возможность самостоятельно действовать и принимать решение, записывая это в круг его должностных обязанностей.
2. Все исключительные случаи, для регулирования которых полномочий сотрудника недостаточно, докладывается начальнику.
Тем не менее, сотрудник должен включаться в процесс поиска решения, осуществляемый начальником, во всех случаях которые касаются его диапазона делегирования, в то время как при авторитарном руководстве все решения принимаются начальником единолично.
Когда сотрудник консультирует начальника, он должен, открыто высказывать своё мнение независимо от того, приятно ему это или нет. Кроме того, в случае необходимости сотрудник обязан критиковать по существу решения начальника, так как в результате этой критики могут выявиться полноценные возражения по дальнейшим действиям и по возможным решениям.
3. Сотрудник обязан интенсифицировать свой диапазон делегирования, т.е. думать о том, как можно завтра улучшать то, что имеется сегодня.
В рамках своей компетенции он должен действовать как «предприниматель», а не только как «исполнитель». Это логично, так как ему доверен собственный участок для принятия самостоятельных решений. Если осуществление идеи сотрудника не выходит за рамки его компетенции, то он должен прилагать все усилия для осуществления этой идеи. Если же его полномочий недостаточно, то необходимо поставить в известность начальство.
4. Сотрудник обязан без приглашения или напоминания информировать своего начальника о делегируемых ему полномочиях и задачах, с тем, чтобы начальник был в курсе всех событий, происходящих на данном участке, и мог принимать своевременные и правильные решения.
Обязанность информировать при делегировании ответственности отличается от такой же обязанности при авторитарном типе руководства, когда начальник в принципе всё решает сам, может постоянно вмешиваться и, наконец, несёт ответственность за все события.
5. Сотрудник обязан, без особых указаний своего начальника, информировать обо всех фактах, касающихся делегированных ему полномочий, если эти факты должны знать другие работники предприятия и если эти факты должны знать другие работники предприятия и если они помогут им лучше справляться со своими обязанностями. Такая поперечная информация, от одного рабочего места или должности к другому - называется внутрипроизводственной. Она функционирует параллельно хождению информации по служебным, т.е. формальным каналам. При авторитарном управлении поперечное информирование отсутствует.
6. Наряду с горизонтальным и поперечным информированием сотрудник обязан также координировать свои действия с коллегами.
Когда происходит обычная координация совместных усилий, нет необходимости каждый раз впутывать начальника. Он нужен только в исключительных случаях, когда возникают проблемы, которые нельзя решить на коллегиальной основе.
7. Сотрудник обязан постоянно стремиться к повышению своей квалификации.