трудові витрати (час роботи і кваліфікація працівників);
фінансові ресурси або гроші і їх еквіваленти (наприклад, цінні папери).
Ефективність можна збільшити зменшенням будь-якого з перерахованих ресурсів, і ці шляхи вельми різноманітні. Використовуючи комп'ютерну техніку, можна зменшити трудові ресурси і більш економно витратити матеріальні (наприклад, за рахунок зменшення відходів виробництва шляхом електронного розкрою матеріалу). Проте для упровадження такої техніки фінансові витрати повинні бути збільшений.
Найважливішим джерелом витрат є апарат управління. Ефективність діяльності менеджерів напряму досить складно зміряти, оскільки між рішенням і результатом проходить час і безліч перетворень. Необгрунтовані управлінські рішення мають велику руйнівну силу. Вони можуть підірвати не тільки організацію, але і соціально-економічну систему (наприклад, градоутворювальні підприємства і їх діяльність). Рішення можуть бути неефективними унаслідок неправильно виставленої мети, браку ресурсів, поганого виконання робіт і т.д.
Отже, ефективність менеджменту забезпечується за рахунок діяльності по оптимізації витрат і збільшення результативності по всіх напрямах менеджменту:
в управлінні трудовими ресурсами;
в управлінні виробництвом або при створенні операційної системи;
при визначенні методів і структур управління.
Підвищення ефективності управління залежить від ряду чинників, які можуть бути систематизований по різних ознаках.
За змістом:
організаційні чинники – це раціональна структура апарату управління, чіткий функціональний розподіл праці і правильний підбір і розстановка кадрів, раціональний документообіг, трудова дисципліна;
економічні чинники – включають систему матеріального заохочення і матеріальної відповідальності;
технічні чинники – характеризуються механоозброєнням управлінської праці, ступенем використовування техніки, технічною культурою;
фізіологічні чинники – це, перш за все санітарно-гігієнічні умови;
соціально-психологічні чинники – охоплюють міжособові відносини, авторитет керівників, систему моральних мотивацій.
За формою дії розрізняють чинники прямої і непрямої дії.
чинники прямої дії – безпосередньо впливають на ефективність управлінської праці. До числа таких чинників звичайно відносять організацію особистої роботи менеджерів, їх кваліфікацію, правильність підбірки і розстановки кадрів в апараті управління і т.п.
чинники непрямої дії – роблять опосередкований вплив на роботу організації. Це психологічний клімат колективу, стиль управління, динаміка формальних і неформальних груп і ін.
За тривалістю дії – чинники короткочасної дії і чинники тривалої дії. Наприклад, короткочасну дію можуть мати порушення трудової дисципліни. Більшість же чинників має тривалу дію, наприклад, стиль управління, психологічний клімат в колективі і т.п.
По ступеню формалізації – чинники, що впливають на ефективність управління, можуть бути підрозділений на чинники кількісно вимірні і невимірні. Кількісно зміряти можна, наприклад, рівень механізації управлінської праці, інтенсивність інформаційних потоків і т.п. В той же час такі чинники, як задоволеність трудовою діяльністю, психологічний клімат і ряд інших, не піддаються кількісному вимірюванню і не можуть бути формалізований.
Кожний з перерахованих чинників може впливати на систему управління сам по собі окремо, а також в сукупності з іншими. При сумісній позитивній дії вони забезпечують істотне зростання результативності менеджменту (за рахунок синергичного ефекту), при негативному – знижують її. Роль менеджерів полягає в тому, щоб планомірно впливати на вказані чинники. Зростання ефективності повинне стати об'єктом постійної управлінської діяльності на всіх рівнях організації.
На ефективність роботи організації (підприємства) роблять вплив крім управління і інші чинники, наприклад, якість сировини, рівень підготовки кадрів, відповідність знарядь праці вимогам науково-технічного прогресу і т.п. В той же час, оцінюючи ефективність функціонування системи управління, необхідно зіставляти витрати на її зміст з корисними результатами управлінської діяльності. Це теж один з важливих аспектів оцінки ефективності управління.
Одним з найяскравіших представників, який зміг ефективно управляти організацією, можна назвати засновника найбільшої автомобільної компанії Генрі Форда.
Виробництво практичних і недорогих автомобілів, яке організував Генрі Форд, дозволило поліпшити життя безлічі людей у всьому світі. Упровадивши конвеєрну збірку, форд не тільки налагодив масовий випуск автомобілів, але і направив розвиток промисловості по новому шляху.
В 1913 році Генрі Форд почав роботу по упровадженню і установці в цехах підприємства безперервної лінії по збірці автомобілів моделі "Т". Це послужило початком справжнього індустріального перевороту. Складальна лінія на першому заводі форда в Хайдленд Парку в штаті Мічіган (США) стала відправною крапкою для розвитку масового виробництва у всьому світі.
Створюючи схему роботи своїх підприємств, Генрі Форд скористався досвідом, накопиченим його попередниками. Одним з них був Еліу Рут, що розробив для Семюеля Кольта процес виробництва, що включав роздільні етапи збірки. Експеримент продовжувався, і методика ставала досконалішою з кожним днем, наближаючи появу справжнього масового виробництва.
Щоб скоротити витрати на високооплачуваних фахівців Генрі Форд стандартизував всі деталі. Тепер їх могли збирати і некваліфіковані робітники. Ретельно продумано і пристрій складального конвеєра, що дозволило максимально оптимізувати роботу виробничої лінії.
Точність і швидкість сталі запорукою успіху масового виробництва у всьому світі. Виробництво моделі "T" досягло рекордного рівня – кожні 10 секунд з конвеєра сходив готовий автомобіль. Форд понизив ціни на свою продукцію і збільшив в два рази мінімальну оплату праці, яка тепер складала 5 доларів в день. Компанія форд змогла не тільки налагодити випуск першокласних автомобілів, але і значно збільшити свій прибуток.
Щорічно компанія форд випускала два мільйони автомобілів моделі "Т", кожний з яких коштував всього 260 доларів.
Завдяки появі і широкому розповсюдженню моделі "T" змінилося життя цілої країни. Новий рівень оплати праці і ціла філософія виробництва спричинили за собою безліч змін в соціальній сфері, а поява складального конвеєра форда стала початком індустріальної революції у всьому світі.
Для вимірювання ефективності менеджменту існує система критеріїв і показників. Критерій – це найважливіша відмітна ознака, що характеризує якісні сторони явища, його єство. Він виступає виразом мети багатогранного процесу менеджменту. При цьому в практичній діяльності використовується не сам критерій, а побудована на його основі система показників, кожний з яких повинен до певної міри відображати елементи даного процесу. Критерій і показник тісно взаємозв'язаний: науково обгрунтований вибір критерію в значній мірі обумовлює правильний вибір системи показників. І навпаки, якість показника визначається тим, наскільки повно і об'єктивно він характеризує прийнятий критерій.
Отже, критерій ефективності – це показник, що виражає головну міру бажаного результату, яка враховується при розгляді варіантів рішення.
Критерій ефективності управління визначається не тільки оптимальністю функціонування об'єкту управління, але і повинен характеризувати якість праці в управляючій системі, екологічну і соціальну ефективність.
Критерії економічної ефективності управління багатоманітні і їх не можна звести до якогось одного показника. Можна розглянути спершу критерії ефективності, що відносяться до об'єкту управління. Круг цих критеріїв вельми обширний.
Загальний критерій – економічні результати діяльності керованої підсистеми в цілому, тобто здійснення підприємством (або організацією) своєї місії при якнайменших витратах.
Група більш приватних локальних критеріїв:
якнайменші витрати живої праці на виробництво продукції або надання послуг;
якнайменші витрати матеріальних ресурсів;
якнайменші витрати фінансових ресурсів;
щонайвищі показники використовування основних виробничих фундацій (О.П. Ф);
якнайменші витрати;
щонайвища рентабельність.
Група якісних критеріїв:
а) високий рівень технічної оснащеності підприємства (організації);
б) умови праці персоналу, ведучі до зниження напруженості (утомленості) працівників;
в) виконання замовлень, договорів (або надання послуг) в найкоротший строк при витратах в межах норми;
г) висока якість послуг, що надаються, при стабільних витратах в межах встановлення норми;
д) стабільність персоналу при виконанні всіх інших заданих показників;
е) екологічна чистота.
Критерієм ефективності управління за певних умов можуть бути максимум випуску продукції або максимум послуг.
З погляду функціонування суб'єкта управління, тобто самої управляючої системи критеріями економічної ефективності можуть бути:
швидкий збір необхідної інформації для ухвалення управлінських рішень;
здатність ухвалювати оптимальне рішення в найкоротший строк;
оперативність доведення рішень до виконавців;
забезпечення чіткого виконання рішень;
здійснення комплексного контролю за виконанням рішень.
Всі ці критерії повинні бути відображений в певній системі показників економічної ефективності.
Одним з найважливіших критеріїв економічної ефективності можна назвати ділову оцінку персоналу. Ділова оцінка персоналу - це цілеспрямований процес встановлення відповідності якісних характеристик персоналу (здібностей, мотивацій і властивостей) вимогам посади або робочого місця.