4. На исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения аппарата администрации области возлагается ответственность за формирование документов по организуемым ими мероприятиям с участием губернатора области и его заместителей.
5. Исполнительные органы государственной власти области, структурные подразделения аппарата администрации области формируют блок документов, отражающих все события международного, российского, областного уровня, происходящие как на территории Пермской области, так и за ее пределами, без участия губернатора области и его заместителей.
6. Организационный отдел аппарата администрации области:
формирует дела по мероприятиям регионального, федерального и международного уровня, проводимым администрацией области, включая документы как на бумажных, так и на электронных и других носителях;
включает в перечень участников наиболее значимых мероприятий представителей комитета по делам архивов области для обеспечения инициативного документирования.
7. Специалисты органов государственной власти области, структурных подразделений аппарата администрации области, ответственные за проведение мероприятий, передают подготовленные и обработанные документы специалисту.
8. Документы, передаваемые в архивную коллекцию, должны быть укомплектованы в папки либо в коробки, на которые нанесена надпись о теме мероприятия. Оформление документов должно соответствовать следующим требованиям:
фотодокументы помещены в конверты, на которых указаны дата, место, информация об участниках, изображенных на фото;
на видеокассетах указывается дата, место, тема мероприятия, информация об участниках;
на аудиокассетах указывается дата, место, информация об участниках, чей голос записан на кассете;
газетные публикации подписаны с указанием даты, номера и названия издания;
прилагаются афиши, пригласительные билеты, протоколы, стенограммы, письма и другие материалы, относящиеся к данному мероприятию, а также сканированные документы в электронном виде с пояснениями.
9. Комитет по делам архивов области принимает участие в документировании значимых событий, происходящих на территории Пермской области, с участием губернатора области и его заместителей. В государственных архивах формируется архивная коллекция под единым названием "Хроника событий социально-экономического развития Пермской области".
10. Ежеквартально специалист передает по описям документы, а государственные архивы принимают их для формирования архивной коллекции.
11. Аппарат администрации области обеспечивает специалистов, участвующих в формировании архивной коллекции, необходимым инвентарем (папки, специальные коробки, CD-диски, дискеты, аудио-, видеокассеты, в т.ч. профессиональные, материалы для фотосъемок и т.д.).
[1] Ст. 3 Федерального закона от N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
[2] Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".
[3] http://www.memo.ru/history/.htm
[4] http://www.rusarchives.ru/guide/cgalispb/content.shtml
[5]Документы по истории России XIX – начала XX вв.//www. garf-2.narod.ru
[6] http://www.gorarchiv.ru/index.htm