Документознавець повинен мати знання, практичний досвід і володіти методами аналізу, проектування та організації документаційного обслуговування установи (або структурного підрозділу) будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності.
Документознавець підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, суб'єктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, підприємствах в службах документаційного забезпечення управління на посадах, Що вимагають вищої освіти, в тому числі керівником служби діловодства, офіс – менеджером і секретарем-референтом керівника організації.
Навчається за фахом може адаптуватися шляхом спеціалізації до професійної діяльності, пов'язаної з інформаційними технологіями та різними видами інформаційно-документаційне систем (кадровими, архівними та ін).
Референт – це особа, яка забезпечує організаційний, експертно-консультативний, інформативний та координативний супровід управлінської, наукової та іншої діяльності керівника, адміністрації або окремої посадової особи з метою ефективності їхньої роботи.
При оволодінні програмою фахівець з документознавства та документаційного забезпечення управління може здійснювати такі види професійної діяльності:
– Організаційно-управлінську;
– Оргпроектную;
– Аналітичну;
– Дослідну;
– Педагогічну;
– Експертно-консультаційну.
Фахівці, які отримали дипломи документознавців-референтів, затребувані сьогодні в органах державно влади, в банках, на підприємствах різних форм власності.
Розглянемо декілька з професійних дій. З журналу «Довідник секретаря та офіс менеджера» слідує, що організаційні функції референта розглядаються як послідовний процес конкретних дій, що спрямовуються на досягнення певної мети. Тож для організаційного блоку можуть належати такі дії:
· організація керівника зі структурними підрозділами підприємства, філіями, партнерами – з метою забезпечення злагодженої роботи, стратегічного планування та оперативного реагування на різноманітні ситуації в діяльності підприємства;
· організація координаційних заходів щодо забезпечення внутрішньої управлінської та зовнішньої діяльності керівника;
· організація конференцій, нарад, презентацій, виставок, прийому гостей відповідно до загальноприйнятих норм та правил, а також до правил протокольних заходів;
· організація взаємодії із засобами масової інформації щодо проведення прес-конфнренції, розкриття діяльності підприємства за допомогою PR-заходів;
· організація інформаційного, інформаційно-аналітичного та аналітико-прогностичного супроводу прийняття управлінських рішень;
· організація матеріально-технічної бази реалізації управлінської документації керівника;
· організація системи управлінської документації керівника;
· організація робочого часу керівника, його коригування та допомога у виконанні планових заходів;
· організація роботи групи референтів (якщо така є на підприємстві).
Отже, з огляду на викладене вище референт має бути талановитим організатором. Він повинен ефективно організувати роботу керівника і власну професійну діяльність.
Експертно-консультаційні функції документознавця-референта виявляються у таких напрямах його діяльності:
· експертиза розроблених структурними підрозділами проектів управлінських рішень та поданих на розгляд діловими партнерами угод і спільних проектів;
· консультування керівника із загальних і окремих питань діяльності підприємства в контексті розвитку сфери, в якій воно функціонує;
· підготовка обміркованих пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які ґрунтуються на креативному (нестандартному) осмисленні окремих ситуацій;
· здійснення маркетингових досліджень з метою забезпечення ефективної організації діяльності підприємства і на підставі цих досліджень розроблення проектів управлінських рішень;
· спічрайтерство, тобто підготовка і написання PR-текстів, призначених для доповідей та промов, а також консультування з організації публічних виступів.
Одним з найгрунтовніших є блок функцій, пов’язанних з інформаційним, інформаційно-аналітичним, аналітико-прогностичним забезпеченням керівника. Робота референта-документознавця в умовах розвитку та формування інформаційного суспільства, безперечно, пов’язана пошуком, обробкою, нагромадженням, використанням, зберіганням та поширенням інформації. У цьому контексті слід відокремити такі складові діяльності референта.
По-перше, це кваліфіковане спрямування у потрібне русло різноманітних потоків інформації (ділової, правової, економічної, статистичної, соціологічної, адміністративної, наукової, науково-технічної тощо) для розробки проектів рішень, доповідей, експертної оцінки стандартних та кризових ситуацій.
По-друге, робота з інформацією з використанням інформаційних можливостей бібліотек, архівів, Інтернету (друкованих видань, архівних матеріалів, електронних ресурсів). Тут варто наголосити, що для референту уміння працювати з інформацією полягає в ефективному її виборі (первинної та вторинної, друкованих та електронних чи архівних документів) для створення конкретних інформаційних, інформаційно-аналітичних, аналітико-прогностичних документів, які сприятимуть ухваленню управлінських рішень керівником підприємства. Для цього референту необхідно оволодіти методикою підготовкою і складанням таких документів.
По-третє, реалізацією інформативних функцій референта є проведення моніторингу фахових публікацій, складання тематичних оглядів, рефератів, аналітичних записок про розвиток галузі, в якій функціонує підприємство. До цього напряму також належить моніторинг виробничих процесів. З якою метою тоді провадиться такий моніторинг? Потреба в цьому виникає при визначені основних напрямів діяльності підприємства – з урахуванням умов часу, потреб суспільства та місії підприємства, при розробці проектів стратегічних і оперативних планів діяльності.
Різноплановість роботи референта спонукає до роздумів: чи у всіх напрямах він має працювати самостійно? Безперечно, ні. І в координаційні функції такого спеціаліста – тому підтвердження. Передусім референт координує діяльність керівника підприємства у взаємодії з іншим керівниками та структурними підрозділами, партнерами, клієнтами, представниками інших установ організацій, органами державної влади. Крім того, референт здійснює координацію інформаційного, експертно-консультаційного забезпечення керівника та інформаційних підрозділів підприємства, зовнішніх інформаційних установ, а також координацію з проведення PR-заходів.
Представницькі функції референта пов’язані з традиціями й усталеними правилами. Однією з функцій референта є супроводження керівника під час його візитів, відряджень, службових поїздок (з організаційною, консультаційною, та інформаційною метою). Іншим напрямом діяльності референта є представлення керівника відповідно до протокольних правил на нарадах, зустрічах, церемоніях.
Визначивши основні функції референта-документознавця, мусимо ще раз проголосити, що в їх реалізації спеціаліст виступає, як виконавець, і як координатор залежно від специфіки завдань, що стоять перед керівником або особою, з якою референт співпрацює. Тому на деяких підприємствах до роботи залучають декількох референтів з відповідним розподілом посадових обов’язків.
3.Адміністративний персонал в закордонних компаніях
В Україні з кожним роком стає все більше іноземних підприємств – багато великі закордонні компанії відкривають свої філії. І не дивно, що при виборі місця роботи багато хто кандидати віддають перевагу закордонним фірмам, у яких є перспективи кар'єрного зростання, більш високий у порівнянні з українськими рівень заробітної плати і абсолютно інший корпоративний дух.
Які ж позиції з адміністративної сфери затребувані в закордонних компаніях? Перш за все секретар, асистент відділу, персональний асистент та адміністративний директор.
Секретар
Обов'язки секретаря у закордонній компанії не відрізняються від обов'язків колег у російських: Це прийом і переадресація вхідних дзвінків, відправлення та прийом факсимільних повідомлень, замовлення таксі, зустріч відвідувачів, забезпечення їх усією необхідною інформацією, взаємодія з кур'єрською службою. У багатьох іноземних компаніях у секретарів є можливість кар'єрного росту.
На позицію секретаря іноземні компанії в основному віддають перевагу кандидатам з досвідом роботи від одного року. В іноземній компанії багато відвідувачів-експатів, дзвінки в основному надходять з-за кордону, серед персоналу також чимало іноземців, звідси і головна вимога до кандидатів на дану позицію – вільне володіння англійською або іншою іноземною мовою. Якщо раніше для роботи в якості секретаря було достатньо знати програму Word, то на даний момент в список необхідних програм додалися Excel, Internet Explorer, Outlook.
Секретар – обличчя компанії, він першим зустрічає відвідувачів, представляє організацію на нарадах, переговорах, виставках, тому для багатьох роботодавців важливо, щоб секретар мав привабливу зовнішність. У багатьох іноземних компаніях однією з вимог є прозахідна зовнішність кандидата (доглянутий вигляд, стильний одяг, манера спілкування). Також важливі комунікабельність, доброзичливість, правильно поставлена мова і, звичайно ж, стресостійкість.
Заробітна плата секретаря в іноземній компанії – 30–35 тис. руб. без вирахування податків. Крім того, роботодавець гарантує гарний соціальний пакет (оплата харчування, проїзду, ДМС, в деяких компаніях – курси англійської або французької мови).