Відбиток печатки організації про ставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток гербової печатки або круглої печатки, яка прирівнюється до гербової, ставлять на такі документи, як статут (положення) організації, штатний розпис, договір, посвідчення, довіреність, доручення тощо.
Печаткою організації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Для поставлення відбитка печатки на документі може бути відведено певне місце, яке позначають двома великими літерами М.П.
Відмітку про засвідчення копії документа розміщують під реквізитом "Підпис" на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) з метою засвідчення їх відповідності оригіналу. Відмітка про засвідчення копії складається зі слів Згідно з оригіналом (без лапок), назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її засвідчувати печаткою організації. Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства організації.
Прізвище виконавця і номер його телефону. Цей реквізит містить прізвище чи прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону. Його друкують розміром шрифту 8-11 друкарських пунктів на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега.
Вимітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Наявність цього реквізиту на документі свідчить про те, що робота над ним завершена. Після проставлення цієї відмітки документ підшивають до справи. Реквізит може включати посилання на дату і номер документа, який свідчить про його виконання.
У разі відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, слова "До справи", номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Якщо організація невелика, назву посади можна невказувати. Цей реквізит проставляють від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша. (Додаток 14)
Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла, його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані, які визначає організація. Реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані: скорочену назву (або абревіатуру) організації - одержувача документа, дату (за потреби годину і хвилини) надходження документа та його реєстрацій ний індекс. Реквізит проставляють від руки або за допомогою штампа в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.
Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативі акти, які відповідно до указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Його розташовують у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження на вільному місці (6 х 10 см), яке заздалегідь залишає організація - автор нормативно-правового акта. (Додаток 15)
Бланк службового документа - це уніфікована стандартна форма документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (ДСТУ 2732: 2004).
Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, згідно з ГОСТ 9327-60, як основні треба використовувати два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм) Дозволяється також використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Для виготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках - слабких кремових і жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості. Бланки документів повинні мати такі береги:
30 мм - лівий;
10 мм - правий;
20 мм - верхній та нижній.
Виготовляють бланки документів друкарським способом за допомогою комп'ютера або інших технічних засобів. Для виготовлення бланків використовують два варіанти розташування реквізитів-кутовий (Додаток 2) і поздовжній (Додаток 1).
Згідно з ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:
зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;
зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;
зображення нагород - 03;
код організації за ЄДРПОУ - 04;
код форми документа за ДКУД - 05;
назва організації вищого рівня - 06;
назва організації - 07;
назва структурного підрозділу - 08;
довідкові дані про організацію - 09;
назва виду документа - 10;
текст документа - 21 (використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів - текстових шаблонів),
а також обмежувальні позначки дня реквізитів:
дата документа - 11;
реєстраційний індекс документа - 12;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа - 13;
місце складання або видання документа - 14;
адресат - 16;
заголовок до тексту документа - 19;
відмітка про контроль - 20.
Види бланків та особливості їх оформлення. ДСТУ 4163-2003 встановлює такі види бланків:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа), крім листа;
бланк листа;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
Саме від виду бланка залежить склад його реквізитів.
Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів - комп'ютерів, друкарських машинок. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - забезпечити можливість легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів у разі потреби можна застосовувати й інші міжрядкові інтервали.
Класифікація документів - це поділ документів на класи за загальними ознаками подібності та відмінності. Види документів, необхідних для роботи підприємства, відбирають на підставі сфери економічної діяльності підприємства. Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з документами, прискорює виконання та належний контроль за документообігом.
Відповідно до цих вимог фахівці виділяють такі групи документів.
За призначенням - організаційні (статут, положення, інструкції, правила тощо), розпорядчі (постанова, ухвала, розпорядження, наказ тощо), з кадрових питані (заява, автобіографія, характеристика, особова картка та ін), довідково-інформаційні (довідка, звіт, службова записка, запрошення, оголошення тощо), облікова-фінансові (накладна, доручення, довіреність, рахунок-фактура, квитанція та ін), господарсько-договірні (договори, контракти, угоди) та ін.
За походженням - службові (офіційні) й особового походження.
Службові документ створюють на підприємстві у процесі його діяльності.
Документи особового походження створюються фізичною особою поза службовою діяльністю або містяться в її приватному зібранні.
За місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи створюють на підприємстві, де вони й функціонують.
Зовнішні документи надходять з інших підприємств, установ, організацій.
За напрямком - вхідні і вихідні.
Вхідні документи надходять до підприємства ззовні для розгляду і виконання, а вихідні відправляють з установи іншій юридичній чи фізичній особі.
За формою - типові та індивідуальні.
Типові - документи, що мають однакову; форму, їх заповнюють у певній послідовності і за суворо визначеними правилами.
Індивідуальні - це документи, які складають у кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.
За строками виконання - звичайні і термінові (дуже термінові).
Звичайні - документи, термін розгляду яких установлено чинним законодавством або адміністрацією підприємства, і вони не містять вказівок на терміновість виконання.
Термінові (дуже термінові) - документи, які потребують негайного виконання, їх можуть передавати за допомогою телефону, телефаксу, телеграфу. Такі документи містять позначення: "Терміново", "Дуже терміново".
За ступенем гласності - загальні і конфіденційні (таємні, для службового користування).
Загальні документи призначені для вільного користування і не містять грифу обмеження доступу.
Конфіденційні (таємні, для службового користування) документи не підлягають розголошенню й доступні обмеженому колу осіб. Вони мають грифи "Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Конфіденційно" та ін.
За стадіями створення - оригінали, копії, дублікати, витяги, відпуски.
Оригінал - примірник службового документа, що першим набуває сили.
Копія - документ, то містить точне знакове відтворення іншого документа. На копії завжди ставлять позначку "Копія" праворуч угорі. Копію документа виготовляють і видають тільки з дозволу керівника підприємства або керівника відповідного підрозділу. Підприємство може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю включно з елементами бланка, засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу, та печаткою.