Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України" (стр. 7 из 8)
1.
1.1
1.2
2.
Кожен пункт розпорядчої частини має три ключові моменти, які передбачають відповіді на запитання:
1) зміст завдання (що зробити?);
2) термін виконання (до якого часу, коли?);
3) відповідальний виконавець (хто має зробити?).
Складники розпорядчої частини можуть реалізовуватися за іншою структурно-логічною схемою:
1) назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);
2) доручення (що зробити?);
3) термін виконання доручення (коли?).
Термін виконання відтворюють такими граматичними формами: з... до, з... по. до..., на час складання звіту, постійно, у термін д. .
Вказівку про виконавця оформлюють шляхом:
використання давального відмінка для посади, прізвища й ініціалів відповідального виконавця або зазначенням структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках: "Директору з кадрових питань Гримко С.Я." або "Службі персоналу (Самійленко А. І)";
узаконеного відступу від послідовного викладу, графічно оформленими дужками: " (відповідальний - інспектор з кадрів Романченко Р.Р.)".
Розпорядчі документи зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.
Якщо виконавцем зазначено структурний підрозділ, у дужках подають прізвище його керівника, який для реалізації цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців, наприклад: "Юридичному управлінню (Зарудний О. Б) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України".
До такого способу вдаються лише на підприємствах з великим обсягом документообігу, а також за неможливості одразу визначити відповідального виконавця.
До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома... ". Підрозділи (працівники), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом із проектом наказу.
Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, зміст якого може бути таким:
контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);
контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Склавши проект наказу (розпорядження) слід переконатися, що він написаний чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх правил оформлення та мовних норм. Варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і не бажано - скорочені назви підприємств і структурних підрозділів, посад. Варто уникати застосування різних, хоча й рівнозначних, термінів для позначення одного й того ж поняття (наприклад, фактор і чинник). Недоречним є вживання будь-яких побажань і висловів на зразок: підняти рівень, звернути увагу, посилити контроль тощо.
Недотримання зазначених вимог може спричинити неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення. Одним з наслідків може бути невиконання чи неповне або невчасне виконання наказу, зумовлене неузгодженістю дій. Тому під час складання розпорядчих документів слід особливо уважно ставитися не лише до оформлення реквізитів, а й до мовностилістичного аспекту.
Висновки
Сучасне діловодство - система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.
Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.
Документи повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності. Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерам і є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.
Моя робота полягала в ознайомленні з новим журналом "Кадровик України" та розділами, присвяченим роботі з документами.
В журналі наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень.
Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи.
Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.
Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.
Таким чином, знання основ діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати оперативно і це допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів. Статті та рубрики журналу допомагають освоїти всі необхідні навички роботи з документами.
список використаних джерел та літератури
1. Беспянська Г. "Основні вимоги до оформлення реквізитів". "КУ" №4, №5 2008.
2. Беспянська Г. "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві". "КУ" №11 2007, №1 2008.
3. Беспянська Г. "Особливості складання та оформлення розпорядчих документів" "КУ" №8 2008.
4. Беспянська Г. "Службові довідки види, порядок складання і термін зберігання" "КУ" №112007, №1 2008.
5. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навч. посібник, Ів.-Франківськ, ЦУЛ, 2005.
6. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Вища школа, 1998.
7. Головач А.С. Зразки оформлення документів. Донецьк, Сталкер, 1997.
8. Губенко Л. Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті. Навч. посібник. К., ТОВ "УВПК ЕксОб", 2002.
9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Либідь, 2000.
10.Комова М.І. Діловодство. Навч. посібник, Львів, Тріада, 2006.
11.Паланська Л. "Окремі питання діловодства на підприємстві". "КУ"№1, 2007.
12.Паланська Л. "Реєстрація службових документів" №5 2007.
13.Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. Підручник. К., МАУП, 1997.
14.Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби. К., КНТ, 2004.
15.Стрельніков А. "Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби". "КУ" №12, 2008.
16.Яковченко В. "Загальні вимоги до складання та оформлення документів" "КУ" №1,№2, №3,№4,№5 2007.
17.Яковченко В. "Складання та оформлення службових документів" "КУ" №6,№8 2007.
Додатки
Додаток 1
Додаток 2
Додаток 3
АКАДЕМІЯ МЕДИЧНИХ НАУК УКРАЇНИ
ІНСТИТУТ ТРАВМАТОЛОГІЇ ТА ОРТОПЕДІЇ
вул. Воровського, 24, Київ 01010
тел.216-36-36, 216-36-38
Додаток 4
ДЕРЖАВНИЙ ПОЖЕЖНИЙ НАГЛЯД
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ МНС УКРАЇНИ В МІСТІ КИЄВІ
вул. Володимирська, 13, м. Київ, 01025 тел.226-20-24, 272-65-12
Додаток 5
НАК "НАФТОГАЗ УКРАЇНИ"
ДОЧІРНЯ КОМПАНІЯ "УКРГАЗВИДОБУВАННЯ"
Додаток 6
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ
"УКРЗАЛІЗНИЦЯ"
УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ЦЕНТР ЗАЛІЗНИЧНИХ
РЕФРИЖЕРАТОРНИХ ПЕРЕВЕЗЕНЬ
Додаток 7
СПІЛЬНЕ УКАЇНСЬКО - РОСІЙСЬКЕ ПІДПРИЄМСТВО "ІКАР"
СОВМЕСТНОЕ УКРАИНСКО - РОСИЙСКОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ "ИКАР"
Додаток 8
Міністерство праці Міністерство освіти і Державний комітет
та соціальної політики науки України статистики України
Додаток 9
ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО
"ТОРНАДО"
Вул. Новопольова,21, Київ, 01123
Тел. (+38 044) 537-31-56, факс: (+38 044) 537-31-57
Р/р 260020238800 в АБ "Брокбізнесбанк" м. Києва, МФО 300249
E-mail: specodiag@tornado. mail.ru
Додаток 10
ДОНЕЦЬКИЙ МЕТАЛУРГІЙНИЙ ЗАВОД
АКТ
04.01.2007 №58/4
м. Донецьк
Додаток 11
ЗАТВЕРДЖУЮ
Проректор Національного
педагогічного університету
ім. М.П. Драгоманова
Підпис І.І. Дробот
8 травня 2006 р.
Додаток 12
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол загальних зборів
Акціонерів ВАТ "Дніпро"
13.02.2003 №2
Додаток 13
ПОГОДЖЕНО
Директор КП "Софія"
(підпис) О.В. Дмитрук
"____"________20__р.
Додаток 14
Оголошення надруковано в № 67
До справи № 03-67
Секретар (підпис) К. Орловська
23.09.2008
Додаток 15
ЗАРЕЄСТРОВАНО
У Міністерстві юстиції України
"25" вересня 2008р.
За № 056/4568
Керівник реєструвального органу
(підпис)
Додаток 16
ФОРМА ЗАЯВИ ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (формат А4)
Керівнику _____________________________________
(назва організації)
Прізвище, ініціали керівника
Прізвище, ім’я, по батькові
заявника (у родовому відмінку)
Домашня адреса,
номер телефону (за потреби)
Паспортні дані, ідентифікаційний код
ЗАЯВА
Прошу прийняти мене на роботу
________________________________________________
(назва посади, структурного підрозділу)
з_______________________________________________
(дата прийняття, умови)
Відмітка про наявність додатків (за потреби)